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PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
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Die TR Resiscan geht um – mit PDF/A!

Hans-Joachim Hübner, Head of Solutions and Sales beim SRZ Berlin, informiert über das ersetzenden Scannen nach Vorgaben der TR Resiscan und welche entscheidende Rolle dabei das PDF-Format spielt.

Das digitale Dokumentenformat

Ein Text-Dokument ist eine Aufzeichnung von geschriebenen Inhalten zu einem bestimmten Zeitpunkt – eine Veröffentlichung, ein Vertrag, eine Erklärung oder auch ein Bild. Lange bevor Computer (und Scanner) vorhanden waren, wurden Papyrus und Pergament primär dafür genutzt, um diese Aufzeichnungen aufzubewahren.

Vertreter der PDF Association erhielten ISO Excellence Award

Duff Johnson, Executive Director der PDF Association und Peter Wyatt, Co-Chair des PDF Competence Center der PDF Assocation, wurden mit dem ISO Excellence Award ausgezeichnet.

Save the Date: PDF Days Europe 2018, 14. – 16. Mai, in Berlin

Die PDF Days Europe ist die bekannteste und beliebteste PDF-Veranstaltung des Jahres. Sie ist der Treffpunkt der gesamten PDF-Branche, bei der sich Endanwender, Entwickler und Hersteller gleichermaßen über die neuesten Trends aus dem PDF-Bereich informieren können.

2022: Das letzte Jahr papierbasierter Aktenhaltung

Das Nationalarchiv der Vereinigten Staaten von Amerika (NARA) ist die finale Aufbewahrungsstelle für die von allen anderen Behörden der US-Bundesregierung erstellten Langzeitaufzeichnungen.

PDF/A ist als Format im russischen MEDO-System anerkannt


Der Expertenrat für Fragen zur weiteren Entwicklung und Modernisierung des elektronischen Dokumentendurchlaufs in der Regierung im Ministerium für Kommunikation und Verbindung in Russland hat PDF/A als den Standard für elektronische Dokumente beim zwischenbehördlichen Dokumentenaustausch und für langfristige Speicherung elektronischen Dokumente anerkannt.

Die Regierung erwartet, dass der Übergang zur papierlosen Dokumentation bis Ende 2016 erfolgen soll, ebenso soll der Resourcenaufwand der Behörden für eigene Systeme verringert werden.? Die Vorgabe gilt zunächst nur innenhalb des zwischenbehördlichen Systems (M???).

Das Format PDF/A wurde schon in einem„Pilotprojekt“, unter Führung der Regierung der Russischen Föderation in verschiedenen Bereichen getestet. Beispielsweise zwischen den Regierungsabteilungen der Russischen Föderation: Ministerium für ökonomische Entwicklung, Ministerium für Kommunikation und Verbindung, Ministerium für Justiz, Ministerium für Finanzen, Ministerium für Sport, Ministerium für Kultur, Ministerium für Landwirtschaft. Zudem in der Regierung der Republik Tatarstan im Gebiet Moskau und Rostow, so wie dem Kreis Habarovsk und Primorje.

Als Hauptvorteil des Formates PDF/A wird die Speicherung der aktuellen Information in Dokumenten in unverändertem Zustand angesehen, mit der Möglichkeit einer problemlosen langfristigen Benutzung ohne spezielle zusätzliche Programme. In vielen Ländern wird dieses Format seit fast 10 Jahre standardmäßig benutzt.

Das Einbinden von Daten des Dokumentes im XML-Format erlaubt Arbeitsaufwände zur Registrierung des empfangenen Dokuments zu verkürzen, die Notwendigkeit der erneuten Registrierung der Daten in ???? entfällt.

Zurzeit arbeiten das russische Ministerium für Kommunikation und Verbindung und das föderale Amt des Sicherheitsdienstes Russlands eine gemeinsame behördlichen Anweisung aus, die die grundlegenden Vorschriften des Austausches und der Benutzung von elektronischen Dokumenten einschließen wird.

Der Standard ist nicht allgemein verpflichtend und und wird zunächst nur im Rahmen des zwischenbehördlichen Systems (????) eingesetzt. Ziel ist in diesem Umfeld ein absolut papierloser Dokumentendurchlauf.

Der Standard für ???? berücksichtigt nicht alle mögliche Einsatzszenarien. So eignet sich PDF/A am besten zur Aufbewahrung und Versendung fertiger Dokumente, die man vor Veränderungen schützen muss.
Dagegen ist PDF/A nicht optimal, wenn es sich um kollaborative Tätigkeiten mit Dokumenten handelt und eine interaktive Zusammenarbeit zwischen staatlichen Organen nötig ist.
Inoffiziell fragen die Behörden auch nach bearbeitbaren Formaten, da sich das PDF/A-Format nicht zur Nachbearbeitung eignet. Desweiteren berücksichtigt die Empfehlung des Ministeriums für Kommunikation und Verbindung nicht die Vorgaben anderer Behörden, die z.B. die Arbeit von Notaren bei der Verwendung von elektronischen Dokumenten im TIFF- Format regeln.

Wladimir Arlasarov bestätigt, das in den letzten 9 Jahren seit Publikation des ISO-Standards PDF/A eine Vielzahl von Produkten und Services der europäischen und westlichen Lieferanten entwickelt hat.
Um erfolgreich mit westlichen Lieferanten konkurrieren zu können, Bedarf es deshalb einer umfangreichen Befolgung der Vorgaben des ISO- Standards.

Nach Einschätzung von Unternehmen kann bei Benutzern das Interesse am Einsatz von PDF/A dann geweckt werden, wenn es komfortable Möglichkeiten zur Erstellung und Bearbeitung gibt. Verbreitete Software muss über die Möglichkeit verfügen, Dokumente im PDF/A Format zu erzeugen. Desweiteren bedarf es Mittel zur Überprüfung, ob Dateien dem Format entsprechen.

Zunächst betrifft betrifft diese Information nur Unternehmen, die Anwendungen und Systeme an föderative Organe und Behörde liefern.? „Bei erfolgreicher Entwicklung des Projektes ist es möglich, dass dieser Standards für die Speicherung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten auf alle Unternehmen ausgeweitet wird. Für die Endanwender werden die Änderungen kaum bemerkbar sein und beschränken sich auf kleine Veränderung in den Arbeitsabläufen“, betont Wladimir Andreev.


Tags: PDF/A.
Categories: PDF/A (Archivierung)