Mit PDF wird das Archiv zur „Arche Noah“ für jedes Dokument

In der biblischen Geschichte haben Noah, seine Familie und viele Tiere eine große Flut überlebt. Paarweise hatte Noah die einzelnen Arten an Bord geholt. Doch ist ein solcher Ansatz, alle Arten von Datei- und Dokumenten-Formaten zusammenzutragen, auch für die Archivierung geeignet?

Viele Anbieter von Systemen für Enterprise Content Management (ECM) scheinen jedenfalls auf diese Methode zu setzen. Sie empfehlen, die Originale zu archivieren und speichern diese im System. Dort liegen dann Dokumente als Microsoft-Word-Dateien, Excel-Dateien, TIFF, JPG, PDF, AFP, PCL und manchmal sogar in unbekannten Formaten vor. Beim Blick ins System offenbart sich ein regelrechter „Format-Zoo“ – mit allen erdenklichen Arten. Machen Sie gerne mal eine Stichprobe in Ihrem Archiv!

Probleme im Format-Zoo

Doch dieses Verfahren bringt in der Praxis Probleme mit sich. So benötigen Unternehmen entweder viele Viewer, um die unterschiedlichen Formate betrachten zu können oder einen sogenannten Multi-Format-Viewer. Und auch dann ist eine korrekte Darstellung längst nicht immer gewährleistet. Insbesondere bei älteren Dateien gibt es oft Probleme, diese zu öffnen, da Abwärtskompatibilität keine Selbstverständlichkeit ist und Formate immer wieder aus dem Alltag verschwinden. Dabei müssen die meisten Unternehmen wichtige Dokumente für eine lange Zeit, aufbewahren, wie eine Befragung der Association for Information and Image Management (AIIM) ergeben hat. Über eine solche Zeitspanne sind Systemwechsel sehr wahrscheinlich und eine Migration kann angesichts von vielen unterschiedlichen Formaten sehr kompliziert werden.

Das führt dazu, dass die gesetzlich vorgeschriebene eindeutige Reproduktion – im schlimmsten Fall für einen Gerichtsprozess – nicht gewährleistet ist. Darüber hinaus ist ein Dokumenten-Austausch mit externen Firmen mit veralteten Formaten nicht möglich. Sprich: Die „Passagiere“ der „Arche“ haben zwar an Bord überlebt, sind aber nach Ende der Flut nicht auf die Umweltbedingungen „an Land“ vorbereitet – und segnen mitsamt ihren Informationen das Zeitliche.

PDF muss mit an Bord

Der Schlüssel des Erfolgs der Unternehmung „Arche Noah“ liegt darin, die erforderlichen Informationen weitergeben zu können und so die Zukunft zu sichern. Dafür ist in der Dokumentenwelt das Portable Document Format (PDF) beziehungsweise der ISO-Standard PDF/A geeignet. So empfiehlt die National Archives and Records Administration (NARA) in den USA als die Autorität für Langzeitarchivierung PDF und PDF/A. Das Format ist so beschaffen, dass es die Präsentation und den Austausch von Dokumenten unabhängig von Original-Software, Hardware oder Betriebssystem auch nach Jahrzehnten gewährleistet.

Je nach Land und Branche gibt es darüber hinaus viele weitere Empfehlungen für PDF. Für Anwender, die sowohl das Original-Format als auch eine PDF-Repräsentation archivieren wollen, bietet PDF die sogenannte Container-Funktion. Das kann mittels PDF/A-3 oder PDF mit eingebetteten Dateien realisiert werden. So ist es seit vielen Jahren weltweit Best Practice, eine PDF-Konvertierung mit zu archivieren, um Compliance-Vorgaben einzuhalten und ein sicheres Dokumenten-Archiv vorzuhalten.

Fazit

Werden nur die Original-Formate im Archiv gespeichert, kann dieses seinen Zweck als Arche nur unzureichend erfüllen. Stattdessen sollte mit jedem Originaldokument ein PDF mit „an Bord“ gehen – sozusagen als Partner, um nach der „Flut“ auch in einer unbekannten Umgebung funktionstüchtig zu sein.