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callas pdfaPilot Desktop

Ihre Dokumente und E-Mails sind ein Leben lang verfügbarpdfapilot-logo_desktop-rgb

Zahlreiche behördliche Vorschriften erfordern, dass E-Mails zu bestimmten geschäftlichen Vorgängen archiviert werden müssen. Die Dauer kann dabei genauso variieren wie bei der Aufbewahrung von herkömmlichen Dokumenten – von wenigen Jahren bis zu zehn Jahren und länger. Das bevorzugte Format für die Archivierung ist der ISO-Standard PDF/A (PDF zur Archivierung), der in drei Normteilen verfügbar ist. callas pdfaPilot konvertiert sämtliche Dokumente und E-Mails in den für Sie relevanten Normteil. Zusätzliche Informationen (Header-Metadaten) werden vollständig übernommen. Darüber hinaus kann die Lösung so konfiguriert werden, dass sie sich problemlos Ihren Prozessen anpasst. Die Archivierung von Dokumenten ist ein kritischer Aspekt moderner Arbeitsabläufe. Deshalb wurde callas pdfaPilot umfassenden Tests unterzogen und ist 100-prozentig kompatibel mit dem ISO-Standard. Dies ist z. B. durch die Isartor-Testsuite verifiziert. Dieselbe Technologie von callas software wird auch im De-facto-Standard Adobe Acrobat für die PDF/A-Erzeugung und -Validierung verwendet.

Archivierung typischer Office-Dokumente

Die einfachste Möglichkeit, gute PDF/A-Dateien zu erhalten, ist deren saubere Erstellung direkt von Anfang an. Deshalb kann callas pdfaPilot automatisch Dokumente aus Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Publisher und Visio in qualitativ hochwertige PDFs konvertieren. Ziehen Sie sie einfach in das Dokumentenfenster von callas pdfaPilot Desktop und die Konvertierung wird auf bestmögliche Weise durchgeführt. Auch OpenOffice-Dokumente werden vollständig unterstützt, ebenso natürlich die Mac OS X-Programme Pages und Keynote. Mit der integrierten Adobe-Engine erledigt callas pdfaPilot sogar einwandfreie Konvertierungen aus EPS- und PostScript-Dateien, ohne dass Sie den Acrobat Distiller extra installieren müssen.

E-Mail-Archivierung

Heutzutage sind E-Mails ein wesentlicher Teil der Geschäftskommunikation. Viele Länder verfügen deshalb über Gesetze und Vorschriften rund um deren Archivierung, damit E-Mails bei Rechtsstreitigkeiten oder als Beleg im Rahmen der Buchführung anerkannt werden. Da E-Mail-Server nur über begrenzte Speicherkapazitäten verfügen, ist nicht sichergestellt, dass E-Mails noch in zehn Jahren verfügbar sind. Das Herunterladen und Speichern der E-Mails ist ebenfalls keine zuverlässige Lösung. Denn sie werden dann im proprietären Format des E-Mail-Clients abgelegt, womit die künftige Lesbarkeit nicht garantiert ist. Darüber hinaus sind für die Anhänge entsprechende Viewer notwendig, die die unterschiedlichen Formate darstellen können. Die Antwort auf diese Herausforderung ist der callas pdfaPilot. Er speichert E-Mails einschließlich aller Anhänge im PDF/A-Format, sodass sie über Jahre hinweg erhalten bleiben und lesbar zur Verfügung stehen. Unabhängig davon, ob behördliche Bestimmungen zugrunde liegen: Es gibt gute Gründe für die E-Mail-Archivierung. Denn in zahlreichen elektronischen Nachrichten ist wertvolles Wissen vorhanden. Sind E-Mails und Anhänge in den selben Systemen und in einem einheitlichen Format wie alle anderen Dokumente abgelegt, erleichtert dies die übergreifende Suche nach Informationen.

Einsatz für EPUB und PDF/UA

Aufgrund seiner einzigartigen Prüffunktion für die Tagging-Struktur in PDF-Dateien bietet callas pdfaPilot auch den bestmöglichen Export nach PDF/UA, dem Standard für Barrierefreiheit. Die Gesetzgebung sieht vermehrt vor, dass Dokumente barrierefrei, das heißt zugänglich für alle, sein müssen – auch für Menschen mit körperlichen Einschränkungen, in diesem Zusammenhang vor allem mit Seh- oder Lesebehinderungen. Deshalb hat die Prüfung nach PDF/UA-Konformität für Dienstleister, Behörden und Unternehmen verstärkt an Bedeutung gewonnen. Zusätzlich kann das PDF-Tagging mit pdfaPilot noch in weiteren Bereichen genutzt werden: Die Tag-Struktur kann auch dazu verwendet werden, um automatisch EPUB-Dateien aus PDFs zu erstellen. Diese PDF-zu-EPUB-Funktion transformiert PDF-Dateien in E-Book-Dateien, die unmittelbar auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets verwendbar sind.


callas pdfaPilot Desktop

Produced by callas software GmbH

Make your documents and emails last a lifetimepdfapilot-logo_desktop-rgb

In many environments, there are regulatory requirements that all communication regarding specific topics has to be archived for a certain period of time. How long that is can differ widely – from a few years to multiple tens of years.
The format of choice for archiving is defined in the ISO standard PDF/A (PDF for Archiving). This ISO standard defines three different PDF/A versions and callas pdfaPilot can automatically convert all of your documents and emails into the PDF/A flavor required for your purposes. Additional job information (metadata) is fully supported and the solution is configurable enough to let it adapt to your workflow instead of the other way around.
Archiving documents is a critical operation of modern workflows; for that reason callas pdfaPilot has been extensively tested and complies with the ISO standards as verified with for example the Isartor test suite. The fact that the very same technology is used in the de facto standard, Adobe Acrobat, is testament to its quality.

Archiving typical office documents

The best way to have good PDF/A files is to properly create them to begin with. For this, callas pdfaPilot can automatically convert Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Publisher and Visio files into quality PDF files for you. Simply drag them on the document window of callas pdfaPilot Desktop and the conversion takes place in the best possible way.
OpenOffice documents are fully supported too and on Mac OS X Pages and Keynote of course work as well. Using the integrated Adobe engine, callas pdfaPilot even does quality conversion of EPS and PostScript files for you, without requiring Adobe Acrobat Distiller to be installed.

Email archiving

These days, emails are an essential part of business communication in most organizations. Many countries have laws and regulations around the archival of such communication, either to be used in potential future litigation or as part of sound accounting practices.
Because emails are usually handled by email servers with limited storage capacities, there are no guarantees that an email you receive today will still be on the server ten years from now. When you download the email from your server it is possibly converted into the proprietary format of the email client, and there is no guarantee that you will have such a client in the future. In addition, there are attachments to the emails that require a proper viewer for all file formats that may occur here. Luckily callas pdfaPilot lets you store these emails including all attachments in a PDF/A format that will be available and readable many years from now.
But even in environments where such regulatory guidelines don’t apply, there are good reasons to archive emails. In our modern society an amazing amount of business intelligence is captured in emails. Being able to maintain that information in a structured way and in the same format that is used for other documents and being able to efficiently search all of those documents including emails and their attachments efficiently will only become more important.

Handle EPUB and PDF/UA

Thanks to its unique checking feature for tagging structure in a PDF file callas pdfaPilot also offers optimized exporting to PDF/UA, the standard for accessibility. More and more legislation requires documents to be universally accessible for everyone, including people with physical disabilities. As a result, checking against the PDF/UA standard has gained importance for service providers, governments and enterprise customers alike.

But pdfaPilot lets you take advantage of PDF tagging in a very different area as well:
The tagging structure can be used in order to automatically create EPUB files from PDF. This PDF to EPUB feature converts PDFs into eBook files that can immediately be used on mobile devices such as smartphones or tablets.

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