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PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
More contributions
Modernizing PDF Techniques for Accessibility

The PDF Techniques Accessibility Summit will identify best-practices in tagging various cases in PDF documents. Questions to be addressed will likely include: the legal ways to tag a nested list, the correct way to caption multiple images, the appropriate way to organize content within headings.

Refried PDF

My hospital emailed me a medical records release form as a PDF. They told me to print it, fill it, sign it, scan it and return it to the medical records department, in that order. In 2018? To get the form via email (i.e., electronically), yet be asked to print it? Did the last 20 years just… not mean anything! So I thought I’d be clever. I’d fill it first, THEN print it. Or better yet, never print it, but sign it anyhow, and return it along with a note making the case for improving their workflow. The story continues…

Slides and video recordings of PDF Days Europe 2018

You missed the PDF Days Europe 2018? Never mind! Here you can find the slides and video recordings of all 32 stunning sessions!

Using PDF/UA in accessibility checklists

PDF/UA, like PDF itself, is internally complex, but used correctly, actually makes things easier.

PDF Association expands its board of directors

Catherine Andersz of PDFTron Systems, Alaine Behler of iText Software and Peter Wyatt, ISO Project Leader for ISO 32000 enrich the newly elected board of the PDF Association.

Typische Anwendungsgebiete für PDF/A

Bei vielen Aufgabenstellungen hat sich der PDF/A-Standard bewährt. Wir zeigen einige Beispiele aus der Praxis im Überblick.

  • Gescannte Vorlagen für die Archivierung: PDF/A kommt in großem Maße beim Digitalisieren von Akten und Unterlagen auf Papier zum Einsatz. Ein Dokumentenscanner liest die Originale ein und eine dafür geeignete Software wandelt die Daten automatisch in eine durchsuchbare PDF/A-Datei um.
  • Archivmigration: Auch für digitale Archive, die noch ein älteres Format verwenden, gibt es Lösungen für eine Migration nach PDF/A. Der Umstieg kann in den meisten Fällen automatisiert erfolgen.
  • Eingangspost/Ausgangspost: Egal, ob ein Unternehmen eingehende Post als Brief oder per E-Mail empfängt: Mit PDF/A steht ein zuverlässiges Aufbewahrungsformat zur Verfügung. Briefpost lässt sich automatisch scannen und als PDF/A im Archiv ablegen, E-Mails sind samt Dokumentanhängen als PDF/A speicherbar. Auch für die Ausgangspost bringt eine Archivkopie als PDF/A Vorteile. Die Daten der Ausgangspost können dabei aus gängigen Druckdatenströmen wie AFP (Advanced Function Presentation) stammen.
  • Office-Dokumente: Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Textdokumente, die eine langfristige Relevanz haben und auf die über längere Zeiträume zugegriffen werden muss, sollten als PDF/A-Dokument archiviert werden. Zum Teil unterstützen dies die Ursprungsprogramme selbst, oder man nutzt zusätzliche Software. In beiden Fällen sind automatisierte Arbeitsabläufe möglich.
  • Dokumentation und Satzproduktion: Anleitungen oder Broschüren stammen meist aus Layoutprogrammen und Redaktionssystemen. Hier besteht die Möglichkeit, ohne großen Mehraufwand ein archivtaugliches PDF zu erstellen: entweder mit Zusatzlösungen aus den Herkunftsprogrammen heraus oder aus dem Druckvorlagen-PDF, das häufig bereits als PDF/X vorliegt, dem ISO-Standard für Druckunterlagen.
  • Dokumenterstellung aus Datenbanken: Viele PDF/A-Dateien stammen längst aus Datenbanken oder werden mithilfe von XML erstellt. Diese strukturierten Eingabedaten erlauben es oftmals, PDF/A-Dokumente mit der Konformitätsstufe A zu erzeugen. Zudem können Formulare in PDF/A gewandelt werden.
  • Elektronische Dokumentenmappen: Seit PDF/A-3 lassen sich auch Ursprungsdokumente direkt in ihrem Originalformat in die PDF/A-Datei einbetten. Somit entfällt die aufwendigere, hybride Archivierung, bei der bislang neben dem Archiv-PDF auch etwaige Dokumente (Excel, Bilddateien, CAD-Konstruktionszeichnungen) im Ursprungsformat separat zu verwalten waren. Dank PDF/A-3 liegen alle relevanten Informationen nun in einer einzigen Datei vor.
  • Zusammenarbeit im Team: Bei modernen Kollaborationsarchitekturen erweist sich vor allem PDF/A-3 als ausgesprochen leistungsfähig und flexibel. Durch seinen hy­briden Ansatz können zu jedem Dokument aktuelle Arbeitsfassung und letzter – stets archivtauglicher – Versionsstand innerhalb derselben Datei geführt werden. So unterstützt PDF/A-3 auf ideale Weise alle wesentlichen Funktionsaspekte beispielsweise einer Microsoft-SharePoint-Umgebung, dabei insbesondere die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, aber auch deren Verteilung und Archivierung.

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Tags: AFP, CAD, scanned documents
Categories: Architecture, Engineering & Construction (AEC), Archives & Libraries, Finance, Government, Healthcare, Legal, PDF/A