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PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
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What is a “Competence Center”?

The PDF Association started in 2006 as the “PDF/A Competence Center”. The mission was to identify – and thereby establish – a common interpretation of the PDF/A-1 specification. With that accomplished through meetings open to all members, the secondary …

“PDF can do THAT?!”

PDF files deliver a complete package of information that defines a document; everything that’s needed to represent the text, graphics and layout that the recipient receives. To most people, PDF is “electronic paper” – the digital expression of a cellul …

The only digital document format

What is a “document”? A document is a record of some (typically written) content – a publication, a contract, a statement, a painting – at a moment in time. Until the advent of computers (and scanners), the media typically considered useable for such r …

Save the Date: PDF Days Europe 2018, May 14-16, in Berlin

PDF Days Europe is the most popular PDF event of the year. It’s where the PDF industry meets, and where institutional and corporate users come to learn what else PDF could do for them. The first two PDF Days will offer a broad range of educational sessions focussed on current and perennial topics in the world of PDF technology implementation.

The Power of the Page

It’s a question that vexes vendors of web-based solutions everywhere: why do people still insist on PDF files? And why does PDF’s mindshare keep going up? “PDF is such antediluvian technology!” they say. “It’s pre-web, are you kidding me? It’s so old-f …

Typische Anwendungsgebiete für PDF/A


Bei vielen Aufgabenstellungen hat sich der PDF/A-Standard bewährt. Wir zeigen einige Beispiele aus der Praxis im Überblick.

  • Gescannte Vorlagen für die Archivierung: PDF/A kommt in großem Maße beim Digitalisieren von Akten und Unterlagen auf Papier zum Einsatz. Ein Dokumentenscanner liest die Originale ein und eine dafür geeignete Software wandelt die Daten automatisch in eine durchsuchbare PDF/A-Datei um.
  • Archivmigration: Auch für digitale Archive, die noch ein älteres Format verwenden, gibt es Lösungen für eine Migration nach PDF/A. Der Umstieg kann in den meisten Fällen automatisiert erfolgen.
  • Eingangspost/Ausgangspost: Egal, ob ein Unternehmen eingehende Post als Brief oder per E-Mail empfängt: Mit PDF/A steht ein zuverlässiges Aufbewahrungsformat zur Verfügung. Briefpost lässt sich automatisch scannen und als PDF/A im Archiv ablegen, E-Mails sind samt Dokumentanhängen als PDF/A speicherbar. Auch für die Ausgangspost bringt eine Archivkopie als PDF/A Vorteile. Die Daten der Ausgangspost können dabei aus gängigen Druckdatenströmen wie AFP (Advanced Function Presentation) stammen.
  • Office-Dokumente: Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Textdokumente, die eine langfristige Relevanz haben und auf die über längere Zeiträume zugegriffen werden muss, sollten als PDF/A-Dokument archiviert werden. Zum Teil unterstützen dies die Ursprungsprogramme selbst, oder man nutzt zusätzliche Software. In beiden Fällen sind automatisierte Arbeitsabläufe möglich.
  • Dokumentation und Satzproduktion: Anleitungen oder Broschüren stammen meist aus Layoutprogrammen und Redaktionssystemen. Hier besteht die Möglichkeit, ohne großen Mehraufwand ein archivtaugliches PDF zu erstellen: entweder mit Zusatzlösungen aus den Herkunftsprogrammen heraus oder aus dem Druckvorlagen-PDF, das häufig bereits als PDF/X vorliegt, dem ISO-Standard für Druckunterlagen.
  • Dokumenterstellung aus Datenbanken: Viele PDF/A-Dateien stammen längst aus Datenbanken oder werden mithilfe von XML erstellt. Diese strukturierten Eingabedaten erlauben es oftmals, PDF/A-Dokumente mit der Konformitätsstufe A zu erzeugen. Zudem können Formulare in PDF/A gewandelt werden.
  • Elektronische Dokumentenmappen: Seit PDF/A-3 lassen sich auch Ursprungsdokumente direkt in ihrem Originalformat in die PDF/A-Datei einbetten. Somit entfällt die aufwendigere, hybride Archivierung, bei der bislang neben dem Archiv-PDF auch etwaige Dokumente (Excel, Bilddateien, CAD-Konstruktionszeichnungen) im Ursprungsformat separat zu verwalten waren. Dank PDF/A-3 liegen alle relevanten Informationen nun in einer einzigen Datei vor.
  • Zusammenarbeit im Team: Bei modernen Kollaborationsarchitekturen erweist sich vor allem PDF/A-3 als ausgesprochen leistungsfähig und flexibel. Durch seinen hy­briden Ansatz können zu jedem Dokument aktuelle Arbeitsfassung und letzter – stets archivtauglicher – Versionsstand innerhalb derselben Datei geführt werden. So unterstützt PDF/A-3 auf ideale Weise alle wesentlichen Funktionsaspekte beispielsweise einer Microsoft-SharePoint-Umgebung, dabei insbesondere die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, aber auch deren Verteilung und Archivierung.

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Tags: AFP, CAD, scanned documents
Categories: Architecture & Engineering, Archives & Libraries, Construction, Finance, Government, Healthcare, Legal, PDF/A