TIFF – lebendige Erinnerungen an die digitale Steinzeit
In zahlreichen Archiven schlummern immer noch unendlich viele Dateien im TIFF-Format. Dieses war in den 90ern durchaus en vogue. Die Welt hat sich aber weiterentwickelt und mit PDF bzw. PDF/A steht ein innovatives Format zur Verfügung, das TIFF in vielen Belangen überlegen ist.
Arbeiten Sie noch unter dem Betriebssystem Windows 3.0 oder speichern Sie Dateien auf 3,5” Disketten? Natürlich nicht, schließlich handelt es sich um dem Technologien aus den 90ern. Wie schaut es in Ihrem Archiv aus? Sind dort massenhaft TIFF-Dateien vorhanden und werden immer noch Papierstapel mit innovativen Hochleistungsscannern, die 100 und mehr Seiten pro Minute in Farbe verarbeiten können, in schwarz-weiße TIFF-Dateien gewandelt? Das geht heutzutage besser.
Die letzte TIFF-Spezifikation stammt aus dem Jahre 1992 und das kommt in der Zeitrechnung der dynamischen IT-Entwicklung der Steinzeit gleich. Computer waren, im Vergleich zu heute, langsam und Speicher teuer. Schwarz-weiße TIFFs mit ihren kleinen Dateigrößen waren zu dem Zeitpunkt sinnvoll und das Format war quasi De-facto-Standard.
Heute sieht die Welt anders aus: Mit PDF gibt es ein Format, das Dokumente originalgetreu abbildet, unabhängig davon, mit welchem Programm sie erstellt wurden. Sie sind volltextdurchsuchbar und können komprimiert werden, so dass auch farbige Dateien kaum größer werden. Das Format erblickte 1993 das Licht der Welt und ist mittlerweile nicht nur ein De-facto-Standard, sondern auch von der ISO zertifiziert. Es ist also kein „Adobe-Format“, das von der Existenz des US-Softwarehauses abhängig ist. PDF ist mittlerweile weltweit das bevorzugte Format – Schätzungen gehen davon aus, dass es weltweit drei Billionen PDF-Dokumente gibt.
Außerdem gibt es mit PDF/A den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, der die Reproduzierbarkeit von Dateien über Jahrzehnte hinweg sicherstellt. Sogar das Bundesministerium der Finanzen hat in ihren Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) explizit hinterlegt, dass steuerrelevante Dokumente in ein PDF-Format konvertiert werden dürfen, sofern ihre maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt. Dies betrifft auch E-Mails, beispielsweise wenn deren Inhalt aus einem Handels- oder Geschäftsbrief besteht. Die Rückwandlung von PDF/A-Dateien in ein Bildformat wie TIFF oder JPEG ist hingegen nicht zulässig.
Übrigens: Microsoft hält auch nichts mehr von TIFF und hat entsprechende Viewer aus seinem Betriebssystem mehr oder weniger verbannt. Unsere Mitglieder bieten unterschiedliche Lösungen und Services an, mit denen sie das Beste aus PDF herausholen – und das ist eine Menge an Möglichkeiten.
Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association: „Es ist für uns immer wieder überraschend, dass Unternehmen im 21. Jahrhundert wichtige Geschäftsdokumente noch als schwarz-weiße TIFF-Dateien aufbewahren.“