Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD optimieren

PDF Association staff // December 14, 2015

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Seitdem 2012 das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) die ZUGFeRD-Initiative gestartet hat, sind mittlerweile viele Pilotprojekte in konkrete Anwendungsfälle gemündet. Die explizite Nennung des ZUGFeRD-Datenmodells in den neuen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dürfte dessen Einsatz weiter forcieren.

ZUGFeRD bringt Unternehmen sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang Vorteile. Beim Rechnungseingang werden die XML-Daten aus der PDF/A-3 Datei entnommen und an das ERP-System zur Verbuchung weitergeben, die PDF-Dateien ans Archivsystem geleitet. Lieferanten können so die Rechnung schneller begleichen und profitieren von angebotenen Skonti. Darüber hinaus sparen sie Zeit und Geld, denn die manuelle Erfassung der Rechnungsposten entfällt. Ein weiterer wichtiger Vorteil von PDF/A-3 und ZUGFeRD ist, dass es sich um Standards handelt, für die auch sogenannte Validierungswerkzeuge zur Verfügung stehen, die eine hohe Dokumenten- und Datenqualität sicherstellen.

Auch Lieferanten haben Vorteile, wenn sie ZUGFeRD-kompatible Rechnungen erstellen. Die Grundvoraussetzungen, nämlich das Erzeugen einer einfachen PDF-Rechnung bzw. eine Schnittstelle, mit der Rechnungsdaten in ein externes Format exportiert werden können, erfüllt eigentlich jedes System. Für sie entfällt der postalische Versand und damit reduzieren sich die Portokosten. So bietet beispielsweise SAP Consulting mit ihrem Partner LuraTech Europe GmbH eine Lösung für SAP-Anwender an. Zum Teil unterstützen die ERP-Systeme auch bereits PDF/A oder mit dem neuesten Release sogar PDF/A-3, was die Aufgabe natürlich vereinfacht.

Doch nicht nur der Softwareanbietermarkt hat sich auf ZUGFeRD eingestellt, auch die Dokumentendienstleister haben reagiert, sodass Unternehmen, die die Rechnungserstellung bzw. -verarbeitung ausgelagert haben, inzwischen auf ein breites Angebot zurückgreifen können.

Fazit: Mittlerweile gibt es zahlreiche Optionen, eingehende Rechnungen nach ZUGFeRD zu verarbeiten bzw. ausgehende zu erzeugen. Damit ist die Basis gelegt, dass Lieferanten und Kunden gleichermaßen von den Vorteilen profitieren und es werden täglich mehr.


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The PDF Association is the meeting-place of the PDF industry. The staff of the PDF Association are dedicated to delivering the information, services and value the members have come to expect. Staff members of the PDF Association include: Duff Johnson (Executive Director) Thomas Zellmann (Managing Director) Matthias Wagner (Operations Director) Alexandra Oettler (Editor) Nicole Gauger (Editor)

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