PDF/UA – Schlüsseltechnologie für die Kundenkommunikation von Morgen

Branchen mit intensiver dokumentbasierter Kundenkommunikation wie Finanzdienstleister, Versicherungen, Energiedienstleister etc. vollziehen derzeit einen tiefgreifenden Wandel in ihren Kommunikationsprozessen. Die emanzipierte, mobile und bestens vernetzte Klientel von Morgen fordert eine anspruchsvolle, individuelle Kundenansprache auf unterschiedlichen Kanälen. Etwa Kurznachrichten per SMS, digitalen Dokumentenaustausch über ein sicheres Mailverfahren oder die Ablage und Bearbeitung von Schriftstücken im Unternehmensportal in der Cloud. Für die benutzerfreundliche Rezeption auf mobilen Endgeräten müssen sich Texte passend zur jeweiligen Bildschirm- und Zeichengröße dynamisch formatieren und anzeigen lassen (word wrap bzw. dynamic reflow). Und im Zuge der Inklusion sollen auch Menschen mit Behinderung daran teilhaben, etwa mithilfe assistiver Techniken wie z.B. Screenreadern.

PDF/UA – getagged und barrierefrei
Um diese neue Generation dynamischer und barrierefreier Business Dokumente kundenindividuell und in beliebigem Volumen erzeugen zu können, richten zukunftsorientierte Unternehmen derzeit  ihre Kommunikationsprozesse neu aus. Dabei spielt das PDF-Format eine zentrale Rolle, insbesondere PDF/UA als international zertifiziertes, validierbares Format seit 2012 für „Universal Accessibility“. Bereits sehr früh initiierten AIIM und Adobe Systems das PDF/UA-Projekt, um klare technische Vorgaben dafür zu entwickeln, wie barrierefreie PDFs, PDF-Programme und Bedienungshilfen (wie Screenreader) beschaffen sein sollten. Seit jeher verbindet man PDF mit Portabilität und Verlässlichkeit für elektronische Dokumente. PDF/UA erweitert diese Konzepte auf alle Anwender, einschließlich Personen mit Behinderungen, aber auch auf Anwendungen, die PDF-Inhalte intelligent weiter- und wiederverwenden. Denn es schafft nicht nur barrierefreien Dokumentenzugang, sondern liefert auch die für die Dokumente der neuen Generation benötigen „Tags“ mit allen wichtigen Metadaten. Mit diesen Informationen können Screenreader ebenso wie Smartphones  mehrspaltigen Text, Tabellen, Grafiken etc. korrekt darstellen.

Auf die Dokumentenprozesse kommt es an
Die „Serie M/“ von kühn & weyh ist eines der ersten Text- und Output Management Systeme am Markt, mit dem sich valides PDF/UA erzeugen lässt - neben Formaten wie HTML, AFP, PCL, PDF/A, Postscript, XML und anderen. Die Metadaten zu Dokumentstruktur, Absätzen, Überschriften etc. verankert das System automatisch im Dokument. Metadaten, die nur der Mensch definieren kann, wie etwa eine treffende Inhaltsangabe oder die Beschreibung einer Grafik, lassen sich im Rahmen des Dokumenten- und Vorlagendesigns hinterlegen. Dies erweist sich auch als das einzig praktikable Verfahren, weil eine nachträgliche Auszeichnung fertiger Dokumente vielfach gar nicht möglich ist bzw. so viel  Aufwand erfordert, dass sie sich für Business Dokumente in großem Umfang praktisch verbietet. Vorausschauende Unternehmen haben das Potential dieses Auszeichnungsverfahrens erkannt und sind dabei, es in ihre Dokumentenprozesse zu integrieren. So schaffen sie die Grundlagen für mobile Dokumente der neuen Generation und setzen sich mit barrierefreien PDF/UA Dokumenten positiv von ihren Marktbegleitern ab.

Klaus Ganter, Geschäftsführer kühn & weyh Software GmbH, fasst zusammen: „Wenn es darum geht, möglichst viele Menschen an den Vorzügen moderner digitaler Kommunikation zu beteiligen, dann ist PDF eine Schlüsseltechnologie.“