PDF/A ist als Format im russischen MEDO-System anerkannt
Ein Expertenrat russischen Regierung hat PDF/A als den Standard für elektronische Dokumente beim zwischenbehördlichen Dokumentenaustausch und für langfristige Speicherung elektronischen Dokumente anerkannt.
Der Expertenrat für Fragen zur weiteren Entwicklung und Modernisierung des elektronischen Dokumentendurchlaufs in der Regierung im Ministerium für Kommunikation und Verbindung in Russland hat PDF/A als den Standard für elektronische Dokumente beim zwischenbehördlichen Dokumentenaustausch und für langfristige Speicherung elektronischen Dokumente anerkannt.
Die Regierung erwartet, dass der Übergang zur papierlosen Dokumentation bis Ende 2016 erfolgen soll, ebenso soll der Resourcenaufwand der Behörden für eigene Systeme verringert werden.? Die Vorgabe gilt zunächst nur innenhalb des zwischenbehördlichen Systems (M???).
Das Format PDF/A wurde schon in einemPilotprojekt, unter Führung der Regierung der Russischen Föderation in verschiedenen Bereichen getestet. Beispielsweise zwischen den Regierungsabteilungen der Russischen Föderation: Ministerium für ökonomische Entwicklung, Ministerium für Kommunikation und Verbindung, Ministerium für Justiz, Ministerium für Finanzen, Ministerium für Sport, Ministerium für Kultur, Ministerium für Landwirtschaft. Zudem in der Regierung der Republik Tatarstan im Gebiet Moskau und Rostow, so wie dem Kreis Habarovsk und Primorje.
Als Hauptvorteil des Formates PDF/A wird die Speicherung der aktuellen Information in Dokumenten in unverändertem Zustand angesehen, mit der Möglichkeit einer problemlosen langfristigen Benutzung ohne spezielle zusätzliche Programme. In vielen Ländern wird dieses Format seit fast 10 Jahre standardmäßig benutzt.
Das Einbinden von Daten des Dokumentes im XML-Format erlaubt Arbeitsaufwände zur Registrierung des empfangenen Dokuments zu verkürzen, die Notwendigkeit der erneuten Registrierung der Daten in ???? entfällt.
Zurzeit arbeiten das russische Ministerium für Kommunikation und Verbindung und das föderale Amt des Sicherheitsdienstes Russlands eine gemeinsame behördlichen Anweisung aus, die die grundlegenden Vorschriften des Austausches und der Benutzung von elektronischen Dokumenten einschließen wird.
Der Standard ist nicht allgemein verpflichtend und und wird zunächst nur im Rahmen des zwischenbehördlichen Systems (????) eingesetzt. Ziel ist in diesem Umfeld ein absolut papierloser Dokumentendurchlauf.
Der Standard für ???? berücksichtigt nicht alle mögliche Einsatzszenarien. So eignet sich PDF/A am besten zur Aufbewahrung und Versendung fertiger Dokumente, die man vor Veränderungen schützen muss.
Dagegen ist PDF/A nicht optimal, wenn es sich um kollaborative Tätigkeiten mit Dokumenten handelt und eine interaktive Zusammenarbeit zwischen staatlichen Organen nötig ist.
Inoffiziell fragen die Behörden auch nach bearbeitbaren Formaten, da sich das PDF/A-Format nicht zur Nachbearbeitung eignet. Desweiteren berücksichtigt die Empfehlung des Ministeriums für Kommunikation und Verbindung nicht die Vorgaben anderer Behörden, die z.B. die Arbeit von Notaren bei der Verwendung von elektronischen Dokumenten im TIFF- Format regeln.
Wladimir Arlasarov bestätigt, das in den letzten 9 Jahren seit Publikation des ISO-Standards PDF/A eine Vielzahl von Produkten und Services der europäischen und westlichen Lieferanten entwickelt hat.
Um erfolgreich mit westlichen Lieferanten konkurrieren zu können, Bedarf es deshalb einer umfangreichen Befolgung der Vorgaben des ISO- Standards.
Nach Einschätzung von Unternehmen kann bei Benutzern das Interesse am Einsatz von PDF/A dann geweckt werden, wenn es komfortable Möglichkeiten zur Erstellung und Bearbeitung gibt. Verbreitete Software muss über die Möglichkeit verfügen, Dokumente im PDF/A Format zu erzeugen. Desweiteren bedarf es Mittel zur Überprüfung, ob Dateien dem Format entsprechen.
Zunächst betrifft betrifft diese Information nur Unternehmen, die Anwendungen und Systeme an föderative Organe und Behörde liefern.? Bei erfolgreicher Entwicklung des Projektes ist es möglich, dass dieser Standards für die Speicherung und Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten auf alle Unternehmen ausgeweitet wird. Für die Endanwender werden die Änderungen kaum bemerkbar sein und beschränken sich auf kleine Veränderung in den Arbeitsabläufen, betont Wladimir Andreev.