PDF in Zeiten von Homeoffice und COVID-19

Vor der problematischen Entwicklung von COVID-19 in zahlreichen Ländern sehen sich viele Unternehmen gezwungen, Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Für große Organisationen und viele Firmen ist das Thema des Arbeitens von zu Hause nicht neu. Sie haben qualifiziertes und sachkundiges IT-Personal, virtuelle private Netzwerke (VPN), Ersatz-Laptops, eine Bring-your-own-Device (BYOD)-Infrastruktur, webbasierte Portale für geschäftskritische Systeme, Cloud-basierte Lösungen und Speicher usw. Ihre Mitarbeiter sind bereits mit diesen Systemen sowie Richtlinien für Remote-Arbeit / Zugriffsrichtlinien vertraut und führen regelmäßig Schulungen zum Thema Cybersicherheit durch. Kurzum: Große Organisationen verfügen über Budgets und Ressourcen, damit Remote-Arbeit für sie funktioniert.

Anders sieht die Situation oftmals bei kleineren oder mittelständischen Unternehmen mit begrenztem Budget und geringeren technischen Ressourcen aus. Auch bei ihnen kann die Homeoffice-Arbeit dank PDF gelingen.

PDF kann helfen

Glücklicherweise gelingt die Arbeit mit PDF-Dokumenten ohne Internetverbindung einwandfrei, egal, ob die Bandbreite in der Nachbarschaft voll beansprucht ist, das monatliches Datenvolumen aufgebraucht oder das Home-Office außerhalb des 4G / 5G-Bereichs liegt. Sobald eine PDF-Datei heruntergeladen wurde, kann die Internetverbindung getrennt und damit offline gearbeitet werden.

PDF funktioniert auf allen Plattformen sehr zuverlässig, unabhängig davon, ob es sich um einen PC, ein Smartphone oder ein Tablet handelt. Durch die Verwendung von PDF ist sichergestellt, dass Empfänger nur genau das sehen, was sie sehen sollen. PDF ist außerdem verbreitet, sodass die meisten Mitarbeiter zumindest einige Vorkenntnisse in der Erstellung und im Versand von PDF-Dokumenten besitzen. PDF ist einfach und leicht; viele Anwendungen generieren PDFs nativ mit den Funktionen „Als PDF exportieren“ oder „Als PDF speichern“. Sie sind grundsätzlich der Option „Als PDF drucken“ vorzuziehen, da sonst umfangreiche Metadaten und Funktionen verloren gehen.

Auf fast jedem Endgerät ist bereits ein PDF-Viewer vorhanden, sodass keine spezielle Unternehmenssoftware lizenziert und installiert werden muss. Es ist zwar möglich, dass Mitarbeiter zu Hause eine andere Software verwenden als die, die im Unternehmen installiert ist. Dennoch wird die PDF-Datei identisch angezeigt. Außer der Layouttreue bietet PDF aber noch vieles mehr.

PDF-Funktionen

PDF-Dokumente können auf jeder Plattform überprüft und kommentiert werden, wobei Kommentare an den Autor zurückgesendet und von mehreren beteiligten zusammengestellt werden. Dies ist möglicherweise nicht so effizient wie der Austausch im Büro und das Erläutern an einem gemeinsam genutzten Bildschirm, aber es ist sehr effektiv und einfach umzusetzen. Diese Praxis ist in Situationen mit geringer Bandbreite hervorragend geeignet, da nur die Kommentare selbst (nicht das Quelldokument) an den Autor zurückgesendet werden müssen, wodurch die Nutzung von langsamen gemeinsam genutzten Internetverbindungen minimiert wird.

Eine weitere Herausforderung, die Unternehmen möglicherweise mit dem Arbeiten aus dem Homeoffice haben, besteht darin, dass vertrauliche Informationen, die zuvor hinter der Unternehmensfirewall verborgen waren, jetzt im Internet verbreitet sind. Zweifellos sind viele private PCs und Endgeräte weniger sicher sind als die Unternehmens-IT. PDF bietet aber eine Reihe von Funktionen, mit denen dies behoben werden kann:

PDF-Dokumenten lassen sich problemlos mit einem Passwort schützen. Selbstverständlich sollte das Passwort niemals in derselben E-Mail kommuniziert werden, der das passwortgeschützte PDF angehängt ist. Dies ist auch eine Form der Zwei-Faktor-Authentifizierung, die jeder ausüben kann.

Durch die korrekte Schwärzung können vertrauliche Informationen vor der Verteilung vollständig aus PDFs entfernt werden, ohne dass das Quellmaterial vorübergehend geändert werden muss. Seiten lassen sich in PDF-Dokumenten auch sehr effizient hinzufügen oder löschen, wenn vertrauliche Informationen auf bestimmte Seiten beschränkt sind.

PDF unterstützt digitale Signaturen, die den Übergang von stift- und papierbasierten Workflows zu ihrem virtuellen Äquivalent in einer physisch distanzierten Welt erleichtern können. Digitale Signaturen in PDFs können für Genehmigungsworkflows verwendet werden, für die ein Prüfpfad erforderlich ist, oder den Empfängern die Echtheit des Dokuments zu versichern. Um die Überprüfung der digitalen Signatur vollständig zu gewährleisten, müssen Anwender möglicherweise ihre PDF-Software entsprechend konfigurieren. Hierbei hilft der jeweilige PDF-Anbieter.

Mitarbeiter mit körperlichen Einschränkungen können auf Informationen zugreifen, die in PDF/UA-konformen Dokumenten hinterlegt sind. Dabei unterstützen die zu Hause installierten unterstützenden Geräten, wie beispielsweise ein Screenreader.

In der Regel bieten Geräte, die Druck-, Kopier- sowie Scanfunktion integrieren und oftmals zuhause genutzt werden, die Option „Scan to PDF“.

Für den gelegentlichen Gebrauch lassen sich auch Smartphones oder Tablets zum Fotografieren von PDFs verwenden, die man dann mit einer App in durchsuchbare Texte umwandeln kann. Diese sind wesentlich kleiner und einfacher zu bedienen als Fotos.

Das Home Office braucht auch Schutzmaßnahmen und Datensicherung und aus
PDF-Sicht ist zu empfehlen, dass die jeweils aktuelle Version der PDF-Software wie z.B, einem kostenfreien PDF-Viewer installiert ist.

Fazit:

Das PDF-Format bietet in Zeiten von Corona und der sich damit ändernden Arbeitswelt pragmatische Unterstützung. So sind auch kleinere Organisationen in der Lage, ohne großen Aufwand, die Arbeit von zu Hause einfacher abzubilden.