PDF als De-facto-Standard im digitalen Posteingang

Wie ein aktueller Artikel auf ECMguide aufzeigt, profitieren derzeit Scanner-Anbieter und Dokumentendienstleister von der Corona-Pandemie. Denn immer mehr Unternehmen digitalisieren ihren Posteingang, um ihn den Mitarbeitern im Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Während die Antwort auf die Frage nach einem geeigneten Scanner bzw. Service-Provider von den jeweiligen Anforderungen abhängt, ist die Frage, in welchem Format der digitale Posteingang im Homeoffice landen sollte, eindeutig zu beantworten: im PDF, wie Thomas Zellmann, Evangelist der PDF Association, erläutert.

Wie allgemein bekannt, hat PDF unter anderem den Vorteil einer kompletten Standardisierung. Aufgrund seiner Interoperabilität und der zahlreichen kostenlosen Viewer ist es das meistverwendete Format beim Dokumentenaustausch.

Beim Digitalisieren des Posteingangs oder anderer Dokumente kann PDF mit weiteren Vorzügen aufwarten:

• Kompression
  Gescannte Dokumente lassen sich auf eine minimale Dateigröße reduzieren. Dann weisen selbst farbige Dokumente nur noch die Größe ihres schwarz-weißen Pendants auf. So können auch Mitarbeiter, die nur in geringer Bandbreite angebunden sind, ihren Posteingang bequem aus der Cloud oder vom Server herunterladen bzw. sich per E-Mail zustellen lassen.
• Volltextfähigkeit durch OCR
  Die Suche in mehrseitigen Verträgen oder umfangreichen Verzeichnissen kann ziemlich mühsam sein; vor allem wenn die Dokumente in „dummen“ Pixelwolken abgespeichert sind. Scannen Unternehmen dagegen ihren Posteingang als PDF, dann lässt sich dieser per Volltextsuche sekundenschnell durchsuchen. Als zusätzliche Hilfe können die PDF-Dateien (automatisiert) mit Metadaten kategorisiert werden.
• Langzeitarchivierung
  Mit PDF/A gibt es seit vielen Jahren einen ISO-Standard, der die langfristige Reproduzierbarkeit von PDF-Dateien sicherstellt. Dies ist gerade beim Posteingang oftmals unerlässlich. Denn aller Digitalisierung zum Trotz werden Verträge, die über Jahrzehnte gültig sind, in der Regel auf dem Postweg verschickt.

Corona hat die Digitalisierung in Unternehmen als „Brandbeschleuniger“ vorangetrieben. Zugleich ist davon auszugehen, dass nach dem Ende der Pandemie das Rad nicht zurückgedreht wird. Dafür sind die Vorteile einer digitalen Arbeitswelt zu groß – und zu offensichtlich. Dies gilt auch für den digitalen Posteingang: Unabhängig davon, ob Mitarbeiter hybrid mal im Büro und mal von zuhause aus tätig sind, können sie schnell auf ihren Posteingang zugreifen. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, von Anfang an auf das richtige Format zu setzen. Hier führt an PDF aufgrund der dargelegten Eigenschaften kein Weg vorbei, resümiert Thomas Zellmann.