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PDF/A – kurz und knapp

Thomas Zellmann // March 2, 2022

PDF/A Article

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Diese Seite möchte Anwendern einen schnellen und komprimierten Überblick geben.

Was ist PDF/A?

Das A steht für Archivierung und somit ist PDF/A der Standard für die Langzeit-Archivierung,
der eine eindeutige Repräsentation von digitalen PDF-Dokumenten in einer unbekannten Zukunft garantiert. Grundprinzip zur Erreichung dieses Ziels ist, dass die PDF/A-Datei alle Elemente enthalten muss, die zur Anzeige notwendig sind. Ein einfaches Beispiel dafür sind die Schriftarten, die eingebettet werden müssen.

Warum sollte man PDF/A einsetzen?

Die IT ist extrem schnelllebig – denken Sie einfach mal 20 Jahre zurück.
Im Gegensatz dazu müssen Dokumente lange und sicher aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfristen sind in den Branchen unterschiedlich und so sind z.B. im
Gesundheitswesen 30 Jahre üblich, bei Banken 50 Jahre und bei Versicherungen 80 Jahre.

Das ist eine Herausforderung für Dokumente, die es oft nur noch digital gibt!

Am Beispiel Airbus kann man gut die Motivation für PDF/A nachvollziehen.

Airbus hatte schon im Jahr 2000 die Anforderung, dass Konstruktionspläne von Flugzeugen
99 Jahre verfügbar sein müssen. Eine Arbeitsgruppe prüfte damals die Optionen und kam schnell zu der Erkenntnis, das PDF ein sehr gutes Dokumentenformat ist, aber für die Zielstellung Langzeit-Archivierung zu viele Funktionen bietet.

Das Ergebnis war damals „minimal PDF“ und das war auch die Grundidee der ISO für PDF/A.

Wofür ist PDF/A wichtig?

Für alle wichtigen Dokumente in Ihrer Organisation, die eine lange Lebensdauer benötigen und bei denen es wichtig ist, dass diese auch in der Zukunft eindeutig und richtig angezeigt werden.

Wie erstellt man PDF/A?

Für Einzel-Dokumente kann man in den gängigen Office-Anwendungen einfach schon bei
„Speichern unter“ das Format PDF/A einstellen.
PDF Editoren bieten eine Konvertierungs-Funktion, um auch normale PDF-Dateien in PDF/A umzuwandeln.

In der Massenverarbeitung von Dokumenten kann man noch zwischen gescannten Dokumenten und digitalen Dokumenten unterscheiden. Im Posteingang vieler Unternehmen wird eingehende Papier-Post in der Regel digitalisiert.Ein weiterer Anwendungsfall ist die Digitalisierung von Akten-Beständen. Hier helfen Werkzeuge die gescannten Dokumente gleich nach PDF/A umzuwandeln.

Im digitalen Bereich sollten Organisationen bei der Erzeugung Ihrer PDF-Dokumente idealerweise gleich PDF/A-Dateien mit entsprechenden Tools erzeugen.

Bei eingehenden Dokumenten oder z.B. E-Mails gibt es sogenannte Rendition Services, die diese Dokumente nach PDF/A konvertieren.

Die Mitglieder der PDF Association bieten viele Lösungen für PDF/A an und Sie finden diese im
Produkt-Bereich. Sie können auch einfach Ihre Anforderungen über den Solution Agent angeben und erhalten dann individuelle Vorschläge der Mitglieder.

Weitere Informationen zu PDF/A.


ABOUT THE AUTHORS

Thomas Zellmann
Thomas Zellmann

Thomas Zellmann has been working in electronic data processing (EDP) for more than 30 years and has extensive experience with classic and modern IT solutions. Prior to joining LuraTech/Foxit in 2001 he worked for Softmatic AG, Software AG and Nixdorf among others. As PDF Evangelist Thomas promotes the mission of the PDF Association. Contact Thomas at thomas.zellmann@pdfa.org

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Thomas Zellmann

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Thomas Zellmann has been working in electronic data processing (EDP) for more than 30 years and has extensive experience with classic …