PDF/A im Zusammenspiel mit ECM

Nach der Studie Digital Office Index 2018 des Bitkom nutzt mittlerweile die Mehrheit der Unternehmen Enterprise Content Management (ECM)-Systeme. Sie wollen damit Informationen besser verteilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, digital archivieren oder einfach nur schneller wiederfinden. Dies gelingt vor allem, wenn im ECM-System Dateien in einem geeigneten Format abgelegt sind, das die typischen Anforderungen zur Bearbeitung von Dokumenten abbildet. PDF/A ist hier erste Wahl.

Auf dem Markt existieren zahlreiche Tools, teilweise auch Freeware, mit denen Anwender PDFs erstellen. Das Ergebnis ist nicht immer befriedigend. So kann es durchaus passieren, dass sich eine vermeintliche PDF-Datei mit einem Reader öffnen lässt und mit einem anderen nicht. Hinzu kommt, dass das PDF-Format nicht langzeitarchivtauglich ist. Rechnungen oder andere Dokumente, die über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, sollten daher im PDF/A-Format im ECM-System abgelegt werden. Das ECM-System sorgt über entsprechende Mechanismen zusätzlich dafür, dass Dokumente, wie es der Gesetzgeber vorschreibt, unveränderbar aufbewahrt werden.

Einige ECM-Anbieter haben bereits Lösungen integriert, so dass ihre Anwender beispielsweise direkt PDF/A-Dateien erstellen bzw. deren Konformität prüfen können. Dabei ist das PDF/A-3-Format besonders beliebt. Schließlich erlaubt dieser Normteil, beliebige Dokumente in einer PDF/A-Datei zusammenzufassen. Das PDF wird damit zu einer Art „ZIP-Archiv mit Benutzeroberfläche“. Dies ist beispielsweise bei einer hybriden Archivierung, also das Zusammenfassen des Quelldokumentes, wie eine Office-Datei mit der dazugehörigen PDF/A, sinnvoll. Die so generierten PDF/A-Dokumente können dann revisionssicher in einem ECM-System abgelegt werden. Ein anderes Beispiel ist das Aufbewahren von Rechnungen nach den GoBD. Sie schreiben vor, dass Unternehmen das jeweilige Original der Rechnung aufbewahren müssen. Informationen, die eine OCR aus einer Rechnung ausliest, können in einer separaten Datei gespeichert und gemeinsam mit der Rechnung in einer PDF/A-3 zusammenhängend archiviert werden. Darüber hinaus lassen sich mit PDF/A-3 auch elegant Akten zusammenstellen, beispielsweise Dokumente und Zeichnungen, die innerhalb eines Projektes entstehen. Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist das Erzeugen und Verarbeiten von ZUGFeRD-Rechnungen. Bei eingehenden Rechnungen extrahiert die PDF/A-Lösung automatisch die enthaltenen Rechnungsdaten im XML-Format und leitet diese an Systeme zur Verbuchung. Die PDF/A-Rechnung wird wiederum im ECM-System gespeichert.

PDF/A und ECM ergänzen sich hervorragend. Durch die Kombination lässt sich der Nutzen digitaler Prozesse zusätzlich steigern. Es ergeben sich für ECM-Anwender im Hinblick auf die Dokumentenverwaltung und -verteilung zahlreiche Vorteile. Zudem ist sichergestellt, dass die im ECM-System abgelegten PDF-Dateien jederzeit reproduzierbar sind.