Output Management für SAP und PDF/A

SAP stellt ein leistungsfähiges Dokumentenverwaltungssystem (DVS) zur Verfügung. Mit zahlreichen Strukturierungsmöglichkeiten bringt dieses Ordnung in dokumentenbehaftete Geschäftsprozesse. Für die Sicherung der Dateiqualität (z.B. die Einhaltung des PDF/A Standards für die langfristige Reproduzierbarkeit) bedarf es jedoch zusätzlicher Funktionen. Rund um den „Dokumentenlebenszyklus“ gibt es verschiedene Anforderungen und Lösungsansätze.

Zu den Geschäftsprozessen werden große Mengen an Dokumenten in oftmals zahlreichen Dateiformaten abgespeichert. Nicht jedes Format ist jedoch stabil über längere Zeiträume hinweg. Daher ist es wichtig, dass alle Dateien, die langfristig geschäftsrelevant sind, bereits am Eingang des SAP DVS auf PDF/A-Qualität geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Andere Dokumentarten können diesen Prozess auch erst später z.B. bei der Freigabe durchlaufen.

„Lebende“ Dokumente, also solche, an denen über einen gewissen Zeitraum gearbeitet wird, werden erst zum Zeitpunkt der Freigabe in ein Langzeitformat konvertiert. Der Anstoß erfolgt über einen Statuswechsel oder auch einen SAP Workflow. SAP stellt Standard-Schnittstellen für die Übergabe an ein externes Konvertierungssystem zur Verfügung. Die externe Konvertierung kann aus genormten Graphik-, Druck- und Plottformaten PDF/A erzeugen. Aber auch die Umwandlung von Office-, Publishing- und CAD-Formaten gehört zum Leistungsumfang eines Konvertierungssystems. Wird innerhalb des SAP-Systems eine Konvertierung nach PDF/A benötigt und es ist keine Standard-Schnittstelle verfügbar, so stellt die externe Konvertierungslösung einen Webservice zur Verfügung. Zahlreiche Papiere verlassen das SAP-System, welche erst beim eigentlichen Ausdruck aus den SAP-verwalteten Daten erzeugt werden. SAP hat dafür ein integriertes Formularsystem. Was hier fehlt, ist die Fähigkeit, den Druckoutput optional oder parallel zum Papieroutput auch als PDF/A auszuleiten. Und genau das wird z.B. für den Rechnungsdruck dringend benötigt. Hier bedarf es einer Integration in den SAP-Druckprozess, um kontextgerecht den Druckstrom auszuleiten und auf einem zusätzlichen Server nach PDF/A aufzubereiten. Anschließend kann das fertige PDF/A in den ursprünglichen Kontext zurückgegeben werden, um zum zugehörigen Geschäftsprozess archiviert zu werden.

Johannes Hesel, Vorstand SEAL Systems AG, fasst zusammen: „Zahlreiche Dokumente müssen in SAP-Umgebungen langfristig reproduzierbar sein. Dafür sind externe Tools notwendig, die die PDF-Standards unterstützen.“