Neue Möglichkeiten dank PDF/A-3

Mit der Option, beliebige Formate in einer PDF/A-3-Datei einzubetten, macht sich der dritte Normteil den Containergedanken von PDF zunutze. Zusätzlich kann dieses Feature den Umgang mit Dokumenten maßgeblich verbessern. Denn nun können beispielsweise Quelldatei und das archivierbare Pendant in nur einer Datei integriert werden.
Daraus sind im vergangenen Jahr zahlreiche neue Anwendungsbeispiele entstanden, wie beispielsweise der elektronische Rechnungsaustausch oder die E-Mail-Archivierung. So ist es möglich, dass die bildliche Darstellung einer Rechnung zusammen mit den dazugehörigen maschinenlesbaren Daten optimal in einer Datei zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden kann.

Dieses Vorgehen hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD e. V.) in seinem ZUGFeRD-Datenmodell definiert. Zahlreiche Mitglieder der PDF Association bieten entsprechende Lösungen an, mit denen Unternehmen eine ZUGFeRD-konforme Rechnung erstellen können. Als weitere wichtige Anwendung kristallisiert sich die Nutzung von PDF/A-3 zur E-Mail-Archivierung heraus. Denn nun können mit der langzeitsicheren PDF/A-Darstellung der Original-Mail und den nach PDF/A konvertierten E-Mail-Anhängen zusätzlich die Anhänge im Quellformat eingebettet werden. Damit entsteht jeweils nur ein Archiv-Objekt für eine E-Mail mit beliebig vielen Anhängen. Beschreibungen von ZUGFeRD-kompatiblen Produkten der Mitglieder der PDF Association sind unter https://pdfa.org/products/?cn=2102 aufgelistet.

Michael Karbe, Geschäftsführer Actino Software GmbH, fasst zusammen: „In Zeiten von verstärkten Sicherheitsanforderungen, dem elektronischen Rechnungsversand  oder auch der Archivierung von E-Mails, ist PDF als standardisiertes, offenes Dokumentenformat eine universelle Lösung. Die verbindliche Wiedergabe, die Möglichkeit zur Einbettung beliebiger Datenformate  und Metadaten im Sinne eines Containers sowie weitreichende Schutzfunktionen erlauben die benutzerfreundliche Gestaltung zahlreicher Dokumentenprozesse.“