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SAGA GmbH
Status: Full Member
Country: DE
Sector: Scan
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Joined at: Nov 09
Website: http://www.saga-gmbh.de/

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Ludwig Nickel

ZUGFeRD – auch für gescannte Rechnungen

Die SAGA GmbH bietet Ihren Kunden die komplette Rechnungserfassung (auch gescannter Rechnungen) im ZUGFeRD-konformen PDF/A-3 Format.

ZUGFeRD ist der Standard für elektronische Rechnungen und setzt sich zunehmend durch. ZUGFeRD nutzt PDF/A-3 und verbindet somit die sichere Rechnungs-Ansicht mit einem definierten Druck-Layout und die maschinenlesbare ZUGFeRD-XML in einer Datei, die auch optimal archiviert werden kann. ZUGFeRD wurde erst mal für Rechnungen konzipiert, die von Anfang digital in z.B. einem ERP-System oder einer Warenwirtschaftslösung entstehen. Umfangreiche Informationen zu ZUGFeRD allgemein finden Sie auf www.zugferd.de

Aus Sicht der Anwender und des kompletten Rechnungs-Eingangs wird es natürlich weiterhin „klassische“ Rechnungen auf Papier geben, digitale Rechnungen und eben zunehmend mehr digitale ZUGFeRD-Rechnungen von den Lieferanten.

zugferd_einheitliche_schnittstelle
Hier entstand in Diskussionen mit ZUGFeRD-Anwendern die Idee, ZUGFeRD auch als einheitliche Schnittstelle für – alle – Eingangs-Rechnungen zu benutzen, wie die Grafik das aufzeigt. Der Vorteil besteht darin, dass das ERP-System dann nur noch ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten muss – unabhängig davon, ob diese als Papier-Rechnung oder schon als digitale ZUGFeRD-PDF/A-3 Datei eingegangen sind.

Viele Anwender haben schon lange die Verarbeitung der Eingangs-Rechnungen an einen Scan-Dienstleister ausgelagert, der professionell das Scanning und die Verarbeitung für die Kunden erledigen kann. Der Scan-Dienstleister übernimmt typischerweise den Post-Empfang der Rechnungen, die Scan-Vorbereitung der Papier-Rechnungen und das Scannen selbst. Sehr oft übernimmt der Scan-Dienstleister auch das Auslesen der Rechnungen und die Erfassung der Rechnungs-Daten und definiert ein individuelles Übergabe-Format mit dem Kunden.

Hier setzt der Service der SAGA an, die Ihren Kunden die komplette Rechnungserfassung bietet, aber eben als Übergabe-Format ZUGFeRD-konforme PDF/A-3 Dateien liefert. Somit können auch gescannte Rechnungen denselben Weg in das ERP-System nehmen, wie digital empfangene ZUGFeRD-Rechnungen.

Papierhafte Rechnungen werden zunächst eingescannt und dann mittels OCR alle relevanten Informationen, auf Wunsch bis auf Positionsebene, automatisch ausgelesen. Die erkannten Werte werden nochmals durch eine/n Mitarbeiter/in manuell validiert und auf Plausibilität geprüft. Gleiches gilt für Rechnungen welche per eMail empfangen werden, aber nicht ZUGFeRD konform sind. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass der Kunde die papierhaften Rechnungen selbst scannt und auf einen Server der SAGA überträgt.

Die erkannten und geprüften Rechnungsinformationen werden im Anschluss als ZUGFeRD-XML ausgegeben.

Der LuraTech PDF Compressor kommt dann zum Einsatz, um die gescannte Rechnung mit der bewährten hohen Kompression und die ZUGFeRD-XML Datei zu einer PDF/A-3 Datei zu verbinden, die der
Anwender dann als Ergebnis erhält.

Die erzeugten PDF/A-3 (mit eingebetteter ZUGFeRD XML) werden dann dem Kunden für den Import in sein ERP-System bereitgestellt.

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