PhantomPDF erfolgreich im Einsatz bei Drees & Sommer

Drees & Sommer ist ein international tätiges Beratungsunternehmen für den Bau- und Immobiliensektor mit Hauptsitz in Stuttgart. Das Unternehmen mit weltweit 41 Standorten nutzt seit 2016 PhantomPDF von Foxit Software zur Erzeugung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Seitdem profitiert das Unternehmen von geringen Lizenz- und Wartungsgebühren für die 2.150 Anwender. Diese loben außerdem die intuitive an Microsoft Office angelehnte Bedieneroberfläche.

Da Drees & Sommer für die bisherige Software jährlich hohe Wartungskosten tragen musste, schaute sich Ralf Schneller, Leiter IT-Einkauf, nach Alternativen um. Im Rahmen von Feldversuchen haben mehrere Gruppen innerhalb eines Jahres unterschiedliche PDF-Editoren im Live-Betrieb auf Herz und Nieren getestet. „Wir benötigen einen PDF-Editor für unterschiedliche Anwendungen“, sagt Ralf Schneller. „Dies sind sowohl typische Funktionen, wie beispielsweise das Exportieren von Office-Dateien nach PDF aber auch die Erzeugung aus CAD-Dateien oder das Arbeiten mit Formularen.“ Diese umfassende Testphase entschied PhantomPDF für sich. Die Software bietet einen umfassenden Leistungsumfang zu erschwinglichem Preis. Dazu gehören Funktionen zum Zusammenarbeiten und Erstellen, Bearbeiten, Kommentieren, Freigeben, Sichern, Organisieren, Exportieren, Erkennen von Text (OCR) sowie zum Signieren von PDF-Dokumenten und Formularen. Die Software ist mit dem ISO-Standard 32000 / PDF 1.7 konform und arbeitet mit allen vorhandenen PDF-Dokumenten und Formularen zusammen. Eine Migration auf PhantomPDF ist daher jederzeit möglich – und oft kostengünstiger als eine Aktualisierung auf die nächste Version vergleichbarer Lösungen. „Zusätzlich konnte PhantomPDF vor allem mit seiner Usability punkten“, sagt Ralf Schneller. „Außerdem fühlten wir uns beim Pre-Consulting von Foxit sehr gut aufgehoben, das auf unsere Änderungswünsche schnell reagierte. Der Support, den wir benötigten, um Annotationen aus PDF-Formularen zu exportieren, hatte für uns ebenfalls schnell eine praktikable Lösung parat.“

Die Anwender wurden auf den anstehenden Wechsel vorbereitet, indem sie sich Trainingsvideos zu den Funktionen von PhantomPDF angeschaut haben. Außerdem errichtete die IT ein eigenes Forum für Fragen rund um die Nutzung. Die Verteilung auf die einzelnen Clients in den jeweiligen Standorten erfolgte automatisiert. „Auch hier hat Foxit einen guten Job gemacht“, so der Leiter IT-Einkauf. Die Anwender haben anschließend einen Hinweis beim Einschalten ihres Rechners erhalten, dass nun PhantomPDF als PDF-Editor installiert ist. Seitdem nutzen weltweit 2.150 Anwender die Software mit einem einheitlichen Funktionsumfang. Eine Schulung war aufgrund der selbsterklärenden Bedieneroberfläche mit Ribbons nicht notwendig.

Über die Drees & Sommer SE
Drees & Sommer begleitet private und öffentliche Bauherren sowie Investoren seit über 45 Jahren bei allen Fragen rund um Immobilien und Infrastruktur. Das partnergeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart ist an insgesamt 41 Standorten weltweit vertreten. Seine Leistungen erbringt Drees & Sommer unter der Prämisse, Ökonomie, Qualität und Ökologie zu integrieren. Diese ganzheitliche und nachhaltige Herangehensweise heißt bei Drees & Sommer „the blue way“.
Ziel der Bau- und Immobilienexperten ist es, einen messbaren Mehrwert für den Auftraggeber zu schaffen. Das bedeutet beispielsweise: Die Abwicklung eines Bauprojekts wird effizienter, der Betrieb einer Immobilie wirtschaftlicher oder die Energiekosten werden durch innovative Konzepte geringer. Das Unternehmen betreut mit seinen rund 2.150 Mitarbeitern über 960 Bauvorhaben und Immobilienprojekte als unabhängiger Projektmanager.
Drees & Sommer steht gemeinsam mit EPEA Internationale Umweltforschung in Hamburg für Cradle to Cradle® in der Baubranche und bringt Bauherren, Investoren, Architekten und Produkthersteller zusammen, um das Thema voranzutreiben.