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Motor Presse Stuttgart jetzt auch mit PhantomPDF unter der Haube

Die Motor Presse Stuttgart gilt in Deutschland als Synonym für namhafte Zeitschriften zu den Themenfeldern Automobil, Motorrad, Luftfahrt, Nutzfahrzeuge, Camping und Caravaning sowie Lifestyle und Sport. Eines der renommiertesten Medienmarke ist „auto, motor und sport“, die seit mehr als 65 Jahren präsent ist.

Die Motor Presse Stuttgart gilt in Deutschland als Synonym für namhafte Zeitschriften. Bild: Motor Presse Stuttgart
Die Motor Presse Stuttgart gilt in Deutschland als Synonym für namhafte Zeitschriften. Bild: Motor Presse Stuttgart

Um PDF-Dokumente zu bearbeiten, verwendet das Unternehmen jetzt auch PhantomPDF von Foxit Software. Die anwenderfreundliche, sofort einsetzbare PDF-Lösung dient circa 650 Anwendern in der Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG und im Beteiligungsunternehmen Rodale-Motor-Presse GmbH & Co. KG als zuverlässiges Werkzeug zur Erledigung vielfältiger Office-Aufgaben.

„Bisher hatten wir sowohl im grafischen als auch im Office-Bereich Adobe Acrobat Pro im Einsatz“, berichtet Achim Schäfer, Leitung IT-Systems in der Motorpresse Stuttgart GmbH & Co. KG. Grund dafür war, dass die Motorpresse, die ihre Publikationen im PDF-Format an die Druckereien liefert, nahtlose Prozesse für deren Erstellung benötigt. Dies ist mit 200 Creative Suites, in der Acrobat Pro Bestandteil ist, gewährleistet. Zusätzlich arbeiteten Anwender mit Acrobat Reader, mit dem sie aber keine PDF-Dokumente bearbeiten konnten. Als Adobe den Schritt in die Cloud ging, suchte die Motorpresse, die in den beiden Unternehmen 900 PCs betreut, nach einer Alternative für das Arbeiten mit PDF-Dokumenten im Office-Bereich.

Da die Einsatzszenarien unterschiedlich sind und vom Zusammenführen von PDF-Dokumenten über das Teilen bis hin zur Bearbeitung reichen, sollte die neue Lösung das Leistungsspektrum von Adobe Acrobat Pro abdecken. Wichtig war, dass sie Microsoft SharePoint und Office365 unterstützt. „Zuerst haben wir PDF-XChange Pro getestet, dabei aber funktionale Schwächen für unseren Bedarf festgestellt“, erinnert sich Achim Schäfer. Diese betrafen insbesondere das Bearbeiten von Dokumenten, die in SharePoint abgelegt waren. Sie konnten zwar zum Bearbeiten geöffnet werden, waren dann aber für andere Benutzer gesperrt. Außerdem waren einige PDF-Dokumente nicht lesbar, beispielsweise Lizenzdateien von Adobe.

Über United ADDins, einem Platin-Distributor von PhantomPDF, kam die Motor Presse Stuttgart mit Foxit Software zusammen. „Wir haben uns sehr gefreut, der Motor Presse Stuttgart zu helfen, Adobe Acrobat zu ersetzen und so erhebliche Lizenzkosten zu sparen“, sagt Borivoje Bogatinov von United ADDins. Foxit ist Hersteller des leistungsfähigen PDF-Editors PhantomPDF. Er verfügt über zahlreiche Funktionen zum Zusammenarbeiten und Erstellen, Bearbeiten, Kommentieren, Freigeben, Sichern, Organisieren, Exportieren, Erkennen von Text (OCR) sowie zum Signieren von PDF-Dokumenten und ­Formularen. PhantomPDF ist mit dem ISO-Standard 32000 / PDF 1.7 konform und arbeitet mit allen vorhandenen PDF-Dokumenten sowie ­Formularen zusammen. So verlief der Test der Demoversion erfolgreich. Weil sich Foxit anschließend bei den Preisverhandlungen beweglich zeigte und Ende vergangenen Jahres auch eine Niederlassung in Deutschland hatte, „haben wir uns Ende 2016 entschieden, PhantomPDF einzuführen“.

Dies erwies sich bereits während der Implementierung als richtiger Schritt. Der Ausrollprozess verlief ohne Komplikationen. Lediglich die Verknüpfung zu den PDF-Dokumenten funktionierte nicht bei allen Anwendern auf Anhieb. Dafür waren sie von der Bedieneroberfläche von PhantomPDF begeistert, die sich an der Ribbon-Oberfläche von Microsoft orientiert. Somit war und ist die Nutzung von PhantomPDF für die Mitarbeiter, die häufig Microsoft Office verwenden, selbsterklärend. Es war keine Schulung notwendig.

„Wir haben nur eine Schwierigkeit entdeckt, die wir vorher nicht getestet hatten“, berichtet Achim Schäfer. Diese betraf PDF/A-Dokumente, die aus dem Rechnungseingangsportal von Lieferanten kamen. Diese ließen sich nicht ohne Weiteres aus einer bestimmten Ansicht drucken. Mithilfe des Foxit-Supports konnte das Problem jedoch schnell gelöst werden. PhantomPDF stellte sich als gut anpassbare Lösung heraus. Bestimmte Funktionen, die mit Cloud-Diensten verbunden sind, konnte die IT-Abteilung der Motor Presse problemlos ausschalten.

Seit Mai 2017 wird PhantomPDF im kompletten Office-Bereich eingesetzt. „Die Anwender sind zufrieden. Sie freuen sich, dass sie nun bearbeiten können“, fasst Achim Schäfer zusammen. Die Zusammenarbeit zwischen PhantomPDF und SharePoint funktioniert einwandfrei. Mitarbeiter checken im SharePoint Dokumente aus, bearbeiten sie mit PhantomPDF und checken dann die aktualisierte Version wieder ein. Ein positiver Nebeneffekt: Durch die zentrale Beschaffung von PhantomPDF wurden die einzelnen Kostenstellen nicht belastet.

Denkbar ist auch eine Ausweitung des Einsatzes von PhantomPDF. „Wir verfügen noch über einige Bereiche mehr. Die Geschäftsführer sind dort jedoch autonom und die Entscheidungen darüber noch offen“, erklärt Achim Schäfer.

Über die Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG:
Motor Presse Stuttgart – dieser Name steht für ein Medienhaus, das seit seiner Gründung im Jahr 1946 zu einem internationalen Unternehmen für Special-Interest-Medien herangewachsen ist. Die Motor Presse Stuttgart publiziert in Deutschland 27 Special-Interest-Zeitschriften in den Themenfeldern Automobil, Motorrad, Luftfahrt, Nutzfahrzeuge, Camping und Caravaning sowie Lifestyle und Sport. Davon erscheinen die meisten direkt bei der Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG, andere Medienmarken werden in Tochter- oder Beteiligungsunternehmen wie etwa der Rodale-Motor-Presse GmbH & Co. KG (Men’s Health, Women’s Health, RUNNER’S WORLD) oder der EuroTransport Media Verlags- und Veranstaltungs GmbH (Nutzfahrzeuge) verlegt. Über dieses klassische Print-Kerngeschäft hinaus investiert und expandiert die Motor Presse Stuttgart seit Jahren in neue Geschäftsfelder. Mittlerweile gehören vielfältige Onlineprodukte, TV-Aktivitäten, Events und Dienstleistungen zum Angebots-Portfolio der Motor Presse Stuttgart. www.motorpresse.de

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