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Was PDF zu einem herausragenden Format macht

PDF-Dateien beinhalten ein vollständiges Informationspaket. Es definiert alles, was Anwender benötigen, um den Text, die Grafiken und das Layout darzustellen. Deshalb wird es auch gerne als „elektronisches Papier“ bezeichnet. Es stimmt zwar, dass PDF traditionell ein gedrucktes Dokument genau und eindeutig darstellen kann, wodurch sich auch der Papierverbrauch verringert, jedoch vermag PDF noch viel mehr. Hier sind einige Beispiele:

PDF reicht über die Seite hinaus
Ein einzelnes PDF-Dokument kann Tausende von Seiten enthalten. Anwender können PDF-Dateien mit Anhängen jeglicher Art versehen, beispielsweise Tabellenkalkulationen, PowerPoint-Präsentationen, Bildern wie PNG, TIFF und JPEG, Audio, Video, Formulare, Datenbanken, XML-Dateien, E-Mail-Archive und vieles mehr. So ziemlich jede Art von digitaler Datei lässt sich in ein PDF-Dokument einbetten, auch andere PDF-Dateien.
Damit sind die Vorteile aber noch lange nicht erschöpft. Wie die PDF Association erklärt, „ist der Vorteil von PDF gegenüber Zip-Dateien als ‚Allesträger‘ für digitale Inhalte einfach. Das ‚Container‘-PDF verhält sich wie ein Umschlag, der dem Autor ein robustes und universell akzeptiertes Mittel zur Organisation, Dokumentation und Präsentation bietet… egal, welche Anhänge die PDF-Datei enthält. Mithilfe von Anhängen kann eine einzige PDF-Datei alle Beweise für eine strafrechtliche Untersuchung, alle Daten eines Flugtests, eine Reihe klinischer Aufzeichnungen, ein E-Mail-Archiv oder alle Arten von digitalen Inhalten, die als Dokument dienen, umfassen.“

PDF ist ein Open-Source-Format
Adobe hat 1993 das Portable Document Format (PDF) veröffentlicht. 2008 wurde PDF durch die Aufnahme in die International Organization for Standardization (ISO) zu einem offiziellen globalen Standard. Das bedeutet nicht nur, dass sich PDF entsprechend den Regeln verhält, die sicherstellen, dass es wie erwartet funktioniert, sondern auch, dass Anwender die PDF-Spezifikation ohne Lizenzgebühren nutzen können.

PDF kann komplexe Anforderungen an die digitale Rechnungsstellung lösen
Im europäischen Markt ist ZUGFeRD inzwischen ein fester Begriff. ZUGFeRD, die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, wurde entwickelt, um das Format für elektronische Rechnungen um die längst notwendige Standardisierung zu erweitern.
Ein einfaches PDF – also eine PDF-Datei, die im Wesentlichen ein Bild ist – ist für den Menschen leicht zu lesen. Es ist aber nicht einfach, Informationen einzugeben. Dies stellt ein großes Problem dar, wenn es um die digitale Rechnungsstellung geht. Sie ist in vielen Unternehmen mittlerweile gang und gäbe, so dass Rechnungsdaten automatisch in ERP-, Buchhaltungs- oder Archivierungsprogramme gelangen.
Im Gegensatz dazu wird Electronic Data Interchange (EDI) dazu verwendet, um Rechnungsinformationen zwischen großen Unternehmen zu übertragen. Allerdings ist das Format für den Menschen nicht lesbar. EDI nutzt strukturierte Daten, um die Rechnungsinformationen von Maschine zu Maschine zu übertragen, ohne dass der Mensch involviert ist. Für die Umsetzung bedarf es einer Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen, die festlegt, welche Daten gemeinsam genutzt werden und wie sie strukturiert sind. Da die Daten nicht für einen menschlichen Leser bestimmt sind, muss eine Software zur Verarbeitung der Rechnungsdaten vorhanden sein.
Der ZUGFeRD-Standard zielt darauf ab, die Vorteile von EDI – niedrigere Prozesskosten, weniger menschliche Fehler, die Automatisierung von Prozessen – in die Reichweite von Unternehmen zu bringen, die nur sporadisch Rechnungen bearbeiten müssen oder nicht über die Ressourcen verfügen, EDI-Systeme zu implementieren.

Mit Foxit ConnectedPDF die Kontrolle über digitale Dokumente behalten
Mit der innovativen ConnectedPDF-Lösung können Anwender ihre Dokumente nachverfolgen und sehen, wer sie geöffnet hat und was mit ihnen geschehen ist. Sie können Kollegen auch automatisch über Dateiaktualisierungen informieren, so dass diese immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Weitere Verbesserung der Dokumentensicherheit
Die Einhaltung von Sicherheits- und Branchenrichtlinien endet nicht, wenn Dokumente an Benutzer außerhalb eines Unternehmens gelangen. Aus diesem Grund ermöglichen es Technologien wie Foxit ConnectedPDF den Autoren von Dokumenten, den Zugriff extern zu gewähren und zu widerrufen – und zwar mithilfe einer vollständigen Suite von Sicherheitsfunktionen, die vertrauliche Informationen auch dann schützen, wenn sie das Unternehmen verlassen haben.

So viele Verwendungsmöglichkeiten wie es Branchen gibt
Hersteller und Architekten verlassen sich auf die 3D-Modellierung, die jetzt mit 3D-PDF realisiert wird. Rechtsanwaltskanzleien und Gerichte vertrauen auf rechtliche Schriften im PDF-Format. Medizinische Organisationen verwalten Patientendaten in Form von PDF, Regierungen verlangen, dass archivierte Dokumente als PDF vorliegen müssen. Es gibt so viele Möglichkeiten, PDF zu verwenden, wie Branchen und Organisationen existieren. Damit ist die Zukunft für dieses offene, portable und durchsuchbare Format weiterhin sehr vielversprechend und Foxit ist kompetenter Lösungspartner.

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