Facebook
Twitter
YOUTUBE
LINKEDIN
XING
About the contributor
PDF Association

Mission Statement: To promote Open Standards-based electronic document implementations using PDF technology through education, expertise and shared experience for stakeholders worldwide.
More contributions
Vertreter der PDF Association erhielten ISO Excellence Award

Duff Johnson, Executive Director der PDF Association und Peter Wyatt, Co-Chair des PDF Competence Center der PDF Assocation, wurden mit dem ISO Excellence Award ausgezeichnet.

Save the Date: PDF Days Europe 2018, 14. – 16. Mai, in Berlin

Die PDF Days Europe ist die bekannteste und beliebteste PDF-Veranstaltung des Jahres. Sie ist der Treffpunkt der gesamten PDF-Branche, bei der sich Endanwender, Entwickler und Hersteller gleichermaßen über die neuesten Trends aus dem PDF-Bereich informieren können.

2022: Das letzte Jahr papierbasierter Aktenhaltung

Das Nationalarchiv der Vereinigten Staaten von Amerika (NARA) ist die finale Aufbewahrungsstelle für die von allen anderen Behörden der US-Bundesregierung erstellten Langzeitaufzeichnungen.

Technische Ressourcen der PDF Association im Überblick

PDFs haben unter anderem den Vorteil, dass herstellerunabhängig ohne Abstriche bei der Wiedergabe lesbar sind. Diese Interoperabilität ist der Schlüssel zu unserer Branche.

TIFF – lebendige Erinnerungen an die digitale Steinzeit

In zahlreichen Archiven schlummern immer noch unendlich viele Dateien im TIFF-Format. Dieses war in den 90ern durchaus en vogue. Die Welt hat sich aber weiterentwickelt und mit PDF bzw. PDF/A steht ein innovatives Format zur Verfügung, das TIFF in vielen Belangen überlegen ist.

Hybride Archivierung mit PDF/A-3


Der dritte Normteil von PDF/A bietet im Vergleich zu PDF/A-2 nur ein zusätzliches Feature. Das hat es aber „in sich“ und bietet enormes Potential zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse und ermöglicht die sogenannte hybride Archivierung. Mit PDF/A-3 ist es nämlich möglich, auch nicht PDF/A-konforme Dateien wie CSV-, XML- oder Office-Dateien als „Attachment“ einzubetten.

Will man PDF/A-3 „richtig“ nutzen, ist es erforderlich, zwischen dem Archivteil und dem Nicht-Archivteil zu unterscheiden. Beide haben unterschiedliche Ansprüche: Der Archivteil soll dauerhaft aufbewahrt werden und muss damit weiterhin den bekannten PDF/A-Konventionen entsprechen. Der Lebenszyklus ist also lang, um nicht zu sagen, unendlich. Die eingebettete Datei kann in derselben Datei aber mitarchiviert werden. Sie beinhaltet Zusatzinformationen, die aber vielleicht nur für eine gewisse Zeit relevant sind. Selbst wenn sie in wenigen Jahren nicht mehr lesbar sein sollte, ist immer noch das archivtaugliche Pendant vorhanden.

PDF/-3 ist ein kompatibler Archiv-Container für viele Quellen

PDF/A-3 lässt sich sowohl mit digital erzeugten als auch mit gescannten Dokumenten sehr gut verwenden. Bei „Born Digital“-Dokumenten steht die hybride Archivierung als Anwendungsfall erster Stelle, die durch die Verwendung von PDF/A-3 wesentlich verbessert wird.

PDF/A-3 fordert, dass die eingebetteten Dateien einen Typ haben müssen und anhand dieser kann man die praktischen Anwendungsfälle gut erkennen:

  • SOURCE sollte das Quell-Dokument sein und einfachsten Fall z.B. eine Powerpoint-Präsentation, die in die langzeitsichere PDF/A-3 Version eingebettet wird.
  • DATA können z.B. Rohdaten aus Messgeräten sein, die in den PDF-Bericht eingebettet werden.
  • SUPPLEMENT ist für begleitende Daten gedacht und natürlich kann eine PDF/A-3 Datei beliebig viele Dateien einbetten.
  • ALTERNATE ist eine alternative Darstellung und hier ist sehr aktuell ZUGFeRD für elektronische Rechnungen das Parade-Pferd:  In diesen PDF/A-3-Dateien sind dann die visuell erfassbare Rechnung im PDF/A-Format sowie ein maschinell verarbeitbarer XML-Datensatz gemäß ZUGFeRD-Datenmodell enthalten.

Auch für die sichere E-Mail Archivierung eignet sich PDF/A-3 hervorragend. Die Attachments können eingebettet und werden zusätzlich noch in PDF/A konvertiert. Je nach Anforderungen kann die komplette Mail als .eml oder .msg eingebettet werden oder jedes Attachment einzeln.

Mit PDF/A-3 lässt sich die hybride Archivierung von unterschiedlichen Dokumenten und Typen optimal realisieren und logisch zusammenhängende Dateien bilden ein komplettes Archivobjekt. Bei digitalen Dokumenten kann die Archivierung früher im Dokumentenlebenszyklus integriert werden, ohne dabei die Möglichkeit der weiteren Bearbeitung aufzugeben. Gescannte Dokumente sind leichter verarbeitbar, denn deren Metadaten sind untrennbar mit der archivtauglichen Rendition verbunden.


Tags: PDF/A-3
Categories: PDF/A (Archivierung)