Effizientere Zusammenarbeit mit PDF-Dokumenten

Zahlreiche Prozesse basieren auf PDF-Dokumenten, die viele geschäftsrelevante Informationen beinhalten. PDF als modernes Dokumentenformat bietet zahlreiche Funktionen, die Benutzern das vernetzte Arbeiten in Teams erleichtert und sicher gestaltet. Solche Plattformen erlauben beispielsweise:

• Schutz von Daten: Vertrauenswürdige Dateien werden verschlüsselt, so dass nur berechtigte Empfänger in der Lage sind, diese zu lesen. Außerdem kann der Versender bestimmen, wer was mit dem Dokument machen kann, wie nur lesen, bearbeiten oder drucken.
• Einheitlicher Informationsstand: Im Rahmen der Zusammenarbeit werden fortlaufend Informationen in Dokumenten geändert. Einer Studie zufolge verschwenden Mitarbeiter 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach dem jeweils aktuellen Stand. Über einen entsprechenden Hinweis wird das Team benachrichtigt, dass eine neue Version auf der Plattform zur Verfügung steht.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Bei der virtuellen Team-Arbeit ist das Überprüfen von Änderungen oder Berücksichtigen von Kommentaren eine Herausforderung. Über sogenanntes verknüpftes Überprüfen auf der Plattform können alle Bearbeitungen der Mitarbeiter in einer PDF-Datei zusammengefasst werden.
• Versionsverfolgung: Im Rahmen der Zusammenarbeit fallen unterschiedliche Versionen an. Werden diese per E-Mail verschickt, ist nicht ohne Weiteres sichergestellt ist, dass alle Beteiligten den jeweils aktuellen Stand haben. Anders verhält sich die Versionskontrolle, wenn über eine gemeinsame Plattform gearbeitet wird. Wird hier eine neue Version eingecheckt, erfolgt die automatische Aktualisierung der Nachverfolgung und die der Versionshistorie.

„Plattformen wie ConnectedPDF, die das Erstellen, Teilen und die Nachverfolgbarkeit von PDF-Dokumenten ermöglichen, verbessern Unternehmen die Zusammenarbeit maßgeblich und steigern damit die Produktivität ihrer Mitarbeiter“, lautet das Fazit von Wim Temmerman, Sales Director EMEA, Foxit Europe GmbH.