E-Mail-Archivierung mit PDF/A

PDF Association staff // December 8, 2014

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Die Herausforderung bei der Archivierung von E-Mails liegt darin, dass man mit einem ganzen „Zoo“ von unterschiedlichen Formaten konfrontiert ist. Das ist die E-Mail selbst, aber es sind vor allem die Anhänge wie Bilder, gescannte Dokumente und natürlich PDF-, Word- oder Excel-Dateien. Alle diese Formate sind im Grunde proprietär und nicht standardisiert. Die Konvertierung der E-Mails und ihrer Anhänge nach PDF/A sichert ihre langfristige Lesbarkeit. Das Format ist vollständig, z.B. sind sämtliche Schriften genauso eingebettet wie relevante Metadaten. Darüber hinaus sorgt PDF/A für ein eindeutiges systemunabhängiges Erscheinungsbild und verbietet dynamische Inhalte. Schließlich, und das ist das wichtigste Argument, ist der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung konzipiert und somit ist garantiert, dass Dateien, die im PDF/A-Format gespeichert sind, über Jahrzehnte hinweg reproduzierbar und lesbar bleiben. Die Verfügbarkeit eines PDF/A-Viewers kann in den für die Archivierung relevanten Zeiträumen als gesichert angesehen werden.

Um gezielt nach einer E-Mail suchen zu können, werden bei deren Konvertierung nach PDF/A die Header-Informationen ausgelesen und in der PDF/A-Datei im Bereich der XMP-Metadaten abgelegt. Der E-Mail-Body wird nach PDF/A konvertiert und als Haupt-PDF/A-Datei gespeichert. Bei der Behandlung der Attachments lässt sich die durch die drei verfügbaren Normteile von PDF/A angebotene Flexibilität nutzen, die alle für die E-Mail-Archivierung verwendbar sind: Bei PDF/A-1 werden mögliche Anhänge als zusätzliche Seiten an die E-Mail angefügt. PDF/A-2 erlaubt das Einbetten von PDF/A-Dateien, sodass die Anhänge dann als PDF/A-Datei integriert werden können. Der dritte und neueste Normteil, PDF/A-3, geht noch einen Schritt weiter: Da hier beliebige Dateieinbettungen gestattet sind, ist es möglich, Anhänge sowohl in PDF/A als auch im Originalformat in die archivfähige Datei zu integrieren. Wahlweise kann auch die E-Mail noch im Original einbettet werden, dann lässt sich eine solche E-Mail sogar noch im Client öffnen und z.B. beantworten. Dabei ist wichtig, dass die Beziehung zwischen Archivdokumenten, E-Mails und Attachments in der PDF/A-Datei erhalten bleibt und somit unabhängig vom Archivsystem vorliegt. Die so gegebene vollständige Systemunabhängigkeit ist ein sehr wichtiger Vorteil, der zum Beispiel bei einem Systemwechsel aufwändige Migrationsprojekte überflüssig machen kann. Bei der Auswahl und Integration von PDF/A-Tools sollte sich Archivverantwortliche sich Expertenrat einholen. Eine gute Adresse hierfür ist die PDF Association. Innerhalb des Verbandes ist das PDF/A Competence Center organisiert, in dem zahlreiche Experten rund um PDF/A anzutreffen sind.

Dietrich von Seggern, Business Development Manager, callas software GmbH, fasst zusammen: „Immer mehr Unternehmen archivieren ihre E-Mails im PDF/A-Format. Ein wichtiger Aspekt ist hier der Umgang mit Attachments, die mit dem dritten Normteil von PDF/A zusätzlich auch im Original eingebettet werden können.“


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The PDF Association is the meeting-place of the PDF industry. The staff of the PDF Association are dedicated to delivering the information, services and value the members have come to expect. Staff members of the PDF Association include: Duff Johnson (Executive Director) Thomas Zellmann (Managing Director) Matthias Wagner (Operations Director) Alexandra Oettler (Editor) Nicole Gauger (Editor)

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