Dokumentenmanagement zukunftssicher transformieren – mit webPDF

Hunderte von E-Mails und Dateien gelangen täglich in die Postfächer und werden in Unternehmen weitergeleitet, verarbeitet und gespeichert. Die Datenflut ist weiter ungebrochen. Um diese großen Datenmengen zu bewältigen und Medienbrüche zu vermeiden, ist ein einheitliches Datenformat unerlässlich. Für die meisten Unternehmen gehört das Format PDF zum Standard – und das aus guten Gründen: Das PDF-Format ist ISO-genormt und wird ständig weiterentwickelt, auch was die Spezifikationen wie beispielsweise PDF/A, PDF/ UA und PDF/X betrifft. Weltweit wird PDF als sicheres Format akzeptiert.

PDF-Funktionen, die kein Unternehmen missen möchte

webPDF, ein Produkt der SoftVision GmbH aus Fulda, legt den Fokus auf die wichtigsten PDF-Funktionen für Unternehmen. Ein zentraler PDF-Server sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden von jedem Arbeitsplatz aus und zu jeder Zeit PDFs erstellen und bearbeiten können. webPDF vereinigt die wichtigsten PDF-Funktionen in einer Business-Lösung fürs Dokumentenmanagement:

Konvertieren aus mehr als 100 unterschiedlichen Dateiformaten ins standardisierte und normierte PDF-Format
Dokumente als PDF bearbeiten und z. B. eine Grafik als Wasserzeichen einfügen
Digitale Signaturen inkl. Zeitstempel erzeugen
Barcodes erstellen und erkennen
Texte aus Grafikdokumenten editierbar machen
Konvertieren und Validieren in den Quasi-Standard PDF/A für die Langzeitarchivierung

Was macht das Dokumentenmanagement zukunftssicher?

Wenn wir von Zukunftssicherheit im Dokumentenmanagement sprechen, heißt das in erster Linie, dass wir mit webPDF eine Business-Lösung anbieten, die sich langfristig auszahlt und einen sicheren und automatisierten Workflow ermöglicht. Das PDF-Format war und ist zum weltweiten Standard geworden. Auch zukünftig wird PDF als das meistgenutzte und damit wichtigste Dateiformat in Unternehmen bleiben.

Darüber hinaus gilt PDF/A als ebenso zukunftsfähig für die digitale Langzeitarchivierung. Schließlich müssen sich Unternehmen an strenge Richtlinien für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten halten. webPDF ermöglicht es, Dokumente in dieses rechtssichere Format zu erstellen oder bereits existierende PDF/A-Dokumente zu validieren.

Warum die Transformation mit webPDF so leicht fällt

Die Business-Lösung webPDF bietet gleich mehrere Vorteile, die die Handhabung mit PDF-Dokumenten für alle gleichermaßen vereinfacht – webPDF…

ist flexibel einsetzbar, skalierbar und in jede Unternehmensanwendung integrierbar.
kann auf dem lokalen Server oder als Lösung bei einem Cloud-Anbieter genutzt werden.
beschleunigt Unternehmensprozesse, weil alle Mitarbeitenden in einem einheitlichen Dokumenten-Standard arbeiten.
ist effektiv & sicher, da das Konvertieren in den Quasi-Standard PDF/A für die Langzeitarchivierung mühelos gelingt.
ist die Lösung für alle PDF-Funktionen, wird serverseitig installiert und ist über einen Webbrowser nutzbar

Dank der standardisierten Schnittstelle auf Basis von SOAP- oder REST-Webservices lassen sich die serverseitigen Dienste zur PDF-Verarbeitung nahtlos in die Workflows jedes Unternehmens integrieren. Auch der Administrations- bzw. Schulungsaufwand hält sich in Grenzen: Als zentrale Lösung kann webPDF sowohl im Backend als auch im Frontend eingesetzt werden - mit

Zugriff sowohl vom Desktop als auch von mobilen Geräten aus. Lokale Installationen entfallen, und Unternehmen sparen zusätzliche Lizenzkosten.

So macht Transformation Spaß: Veränderungen zulassen, die die Arbeitsprozesse deutlich vereinfachen und die Mitarbeitenden zufriedener stimmt, weil sich nun die vielen Dokumente in unterschiedlichen Formaten leichter handhaben lassen. Manche Prozesse laufen sogar automatisiert im Hintergrund ab, gestalten die Workflows effizienter und verschaffen den Menschen mehr Zeit für ihr Kerngeschäft.

SoftVision Development GmbH, based in Fulda – in the heart of Germany, specialises in software development and has been supporting companies in all sectors for many years with innovative software solutions that ensure reliability, efficiency and cost-effectiveness. Customers across all industries and company sizes trust in our products webPDF, n2pdf …