Dokumente für die Zukunft – ermöglicht durch callas software

Nicole Gauger // February 8, 2016

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PA Digitale S.p.A. ist ein führender Softwareanbieter auf dem italienischem Markt für öffentliche Verwaltungen. Seine Lösungen richten sich insbesondere an den Dokumenten- und Datenmanagement-Sektor. Mit URBI Smart hat PA Digitale ein integriertes Management-Informationssystem im Angebot. Dieses deckt alle Verwaltungsfachbereiche ab und bietet Führungskräften ein Instrument für das Management ihrer Bereiche in Echtzeit. Die sofortige Verfügbarkeit von aktuellen statischen und dynamischen Daten ermöglichen darüber hinaus die Integration mit anderen Datenquellen.

URBI Smart ist komplett webbasiert, verfügbar in der Cloud, von jedem PC und mobilen Endgerät erreichbar – 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche.

Die Softwarelösungen von PA Digitale ermöglichen zudem fortgeschrittenes elektronisches Dokumenten-Management – von der Erstellung und Klassifikation bis zur Archivierung und Langzeitarchivierung. Diese Funktionalitäten sind in einem integrierten Webportal verfügbar. Dadurch kann die öffentliche Verwaltung effizienter arbeiten und bietet Bürgern direkteren Zugang zu ihren Angeboten ermöglichen.

Mit seiner neuen Webtec-Lösung betritt PA Digitale nun nicht nur den privaten Markt, sondern führt auch eine der ersten Lösungen zur Langzeitarchivierung ein, welche die italienische Regierung auch offiziell begrüßt.

Mit pdfaPilot von callas ist PA Digitale in der Lage, in Bezug auf das Management und die Langzeitarchivierung aller elektronischen Dokumente einen großen Schritt nach vorn zu machen.

„Ohne einen Langzeitarchivierungsservice gibt es keine Reduzierung von papiergebundenen Arbeitsabläufen. Die digitale Langzeitarchivierung ist ein Schlüssel für die Digitalisierung und stellt sicher, dass Informationen und Dokumente so aufbewahrt werden, dass Integrität, Authentizität, Zugänglichkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind.“ [Mai 2014, Agenzia per l’Italia Digitale -

Elektronische Dokumente oder kulturelles Erbe?
Wie jedes Dokument, das von einer öffentlichen Verwaltung bearbeitet wird, muss ein elektronisches Dokument klassifiziert, zugeordnet und archiviert werden. Darüber hinaus ist jedes dieser Dokumente potentiell als kulturelles Erbe relevant und muss gemäß den Gesetzen der italienischen Regierung langfristig aufbewahrt werden.

Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten müssen sich öffentliche Verwaltungen genauso wie Privatunternehmen an existierenden oder unmittelbar bevorstehen rechtlichen Anforderungen orientieren. Betroffene Dokumente sind zum Beispiel elektronische Rechnungen, Protokolle, Aktennotizen, Verträge und jede Art von Dokumenten mit einer digitalen Signatur. Sie alle sind elektronische Dokumente und daher Gegenstand der digitalen Langzeitarchivierung.

Im privaten Bereich gibt es vor allem für Finanzbuchhaltungsbelege Vorschriften zur digitalen Langzeitarchivierung per italienischem Recht. Die digitale Langzeitarchivierung muss sich mit dem Schutz der Rechtsgültigkeit, Authentizität, Integrität, Beständigkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten auseinandersetzen.

Immer gültige, zukunftssichere PDF/A-Dokumente
Die Langzeitarchivierungslösung von PA Digitale basiert auf neuesten innovativen Technologien, einschließlich der callas pdfaPilot Bibliothek für PDF/A-basiertes Dokumenten-Management. callas pdfaPilot ermöglicht PA Digitale eine Lösung zu entwickeln, die in der Lage ist, jedes Dokument, das von einer Verwaltungssoftware generiert worden ist, in ein immer gültiges, zukunftssicheres PDF/A-Dokument für die digitale Langzeitarchivierung zu konvertieren.

Fabrizio Toninelli, Administrator bei PA Digitale, erklärt: „Die Architektur, die wir für unsere Systeme verwendet haben, sorgt dafür, dass Wartungsarbeiten, Software-Updates, etc. ohne Service-Unterbrechungen ausgeführt werden können. Aufgrund dieser Funktionen, kombiniert mit dem webbasierten, für mobile Devices optimierten Zugang, können wir den Zugriff auf das System an jedem Ort zu jeder Zeit gewährleisten.“

Das Ersetzen analoger, papiergebundener Abläufe durch digitale Prozesse ermöglicht eine in die täglichen Verwaltungsabläufe integrierte digitale Langzeitarchivierung. Dank der Software-Lösung von callas führt PA Digitale seine Kunden in die richtige Richtung.


ABOUT THE AUTHORS

Nicole Gauger

Nicole Gauger is the managing partner of good news!, a communications agency based in Stockelsdorf near Lübeck, Germany. Communications and IT are in her blood. A graduate (BA) in information systems, she works with providers in fields such as document, content and knowledge management, as well as more besides. good news! has supported the PDF Association with press and public-relations …

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