Die TR Resiscan geht um – mit PDF/A!

Die Diskussion um die Einführung des ersetzenden Scannens nach den Vorgaben der TR Resiscan hat breite Kreise in allen Teilen der öffentlichen Verwaltung erreicht und ist nun auch auf kommunaler Ebene angekommen. Die Richtlinie scheint sich tatsächlich als Handlungsanleitung zu etablieren, was beim ersetzenden Scannen zu beachten ist, um eine möglichst hohe Rechtssicherheit zu erreichen. Eine richtlinien-konforme Digitalisierung liefert die Transparenz des Prozesses, macht diesen nachvollziehbar und damit glaubwürdig.

Das eGovernment-Gesetz von 2013 gab die Richtung vor. Für die Bundesbehörden wurde vorgeschrieben, dass in Zukunft Akten elektronisch zu führen sind. Die elektronische Akte gilt, wenn sie denn eingeführt ist, als die führende Akte. Papiervorlagen sollen ersetzend gescannt werden und die Papiervorlagen vernichtet oder zurückgegeben werden. Dies soll nach dem Stand der Technik geschehen und als solcher wurde seinerzeit auf die TR Resiscan verwiesen, die im März 2013 kurz vor der Verabschiedung des eGovernment Gesetzes in der Version 1.0 vom BSI veröffentlicht wurde.

Alle nachfolgenden eGovernment Gesetze der Länder verweisen ebenso auf die TR Resiscan als den aktuellen Stand der Technik. In vielen Ausschreibungen, nicht nur der öffentlichen Hand, enthalten die Leistungsbeschreibungen von Scanlösungen mindestens die Konformität, wenn nicht die Zertifizierung durch das BSI.

Inzwischen hat das BSI neun Zertifizierungen nach TR Resiscan vergeben, davon alleine fünf in 2016. Darunter sind nicht nur Scandienstleister oder DE-Mail-Anbieter, sondern es hat sich auch ein großer Finanzdienstleister zertifizieren lassen. Und zwar im Zusammenhang der Prozesse vor und nach dem ersetzenden Scannen von unterschriebenen Vertragsunterlagen bei einem nach TR Resiscan zertifizierten Scandienstleister.

In welcher Ausprägung und nach welchem Schutzbedarf auch immer die Richtlinie umgesetzt wird, eines ist ziemlich sicher: Die Scanprodukte werden fast immer als PDF/A ausgegeben, und zwar in einer Form, die den sogenannten Transfervermerk entweder im PDF/A-2 als PDF-Attachment oder im PDF/A-3 als Datei enthält. Der Transfervermerk enthält die Informationen, wann wer unter welchen Bedingungen und wo die Digitalisierung durchgeführt hat und ob es Besonderheiten gegeben hat.

Hier spielt PDF/A die Stärken eines international standardisierten und vollständig dokumentierten Formates voll aus und bietet daneben noch den Vorteil, Dokument, Metadaten, Transfervermerk und Signatur in einer einzigen Datei zu vereinen.

Hans-Joachim Hübner, Head of Solutions and Sales beim SRZ Berlin: Die Diskussion über die Umsetzung der TR Resiscan ist nach den Bundesbehörden nach Einführung der eGovernment Gesetzen der Länder auch bei den Kommunen angekommen und es geht eigentlich nicht mehr um das ob, sondern um das wie. In allen Anwendungen spielt PDF/A als standardisiertes Archivierungsformat naturgemäß eine große Rolle, da in einer Datei Dokument, Metadaten, Transfervermerk und Signatur entweder in PDF/A-2 oder PDF/A-3 vereint werden können.