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Das digitale Dokumentenformat

Was ist ein Text-Dokument?

Margaret Hamilton leitete ein Team, dem die Entwicklung der Software für Apollo und Skylab der NASA zugeschrieben wurde. Es war verantwortlich für die Entwicklung von In-Flight-Software, einschließlich Algorithmen, die von verschiedenen leitenden Wissenschaftlern für das Apollo-Kommando-Modul und das Mondlandegerät verwendet wurden. Das Bild zeigt Margaret Hamilton, wie sie 1969 neben der Navigations-Software steht, die sie gemeinsam mit dem MIT-Team für das Apollo-Projekt erstellt hat. Quelle: NASA / Wikimedia Commons / Public Domain

Ein Text-Dokument ist eine Aufzeichnung von geschriebenen Inhalten zu einem bestimmten Zeitpunkt – eine Veröffentlichung, ein Vertrag, eine Erklärung oder auch ein Bild. Lange bevor Computer (und Scanner) vorhanden waren, wurden Papyrus und Pergament primär dafür genutzt, um diese Aufzeichnungen aufzubewahren. Seit mehr oder weniger tausend Jahren war Papier das bevorzugte Medium. Das änderte sich in den 80ern.

Digitale Dokumente

Mittlerweile bevorzugen Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und die allgemeine Öffentlichkeit das PDF-Format, da es die entscheidenden Merkmale des Papiers digital zur Verfügung stellt. PDFs sind fixiert, selbstbeschreibend, leicht gemeinsam zu nutzen und relativ schwer veränderbar. Nicht nur die initialen Eigenschaften von PDF machen den Erfolg aus, sondern auch die Tatsache, dass PDF-Seiten reibungslos mit Papierdokumenten interagieren.

Als das Format Mitte bis Ende der 90er Jahre bekannt wurde, steigerte sich die Effizienz von PDF-basierten Prozessen. Auch, wenn seinerzeit die Anwender lediglich die Basisfunktionen von PDF nutzten, führte dies dazu, den Übergang zu digitalen Dokumenten massiv zu beschleunigen. Innerhalb von wenigen Jahren schwächten PDF-Dateien und E-Mails die Marktposition der Dokumenten-Kurier-Dienste.

Bald darauf scannten Anwender unterschriebene Seiten und fügten sie der Originalseite im PDF hinzu (oder ersetzten sie). Damit war der Kreislauf des digitalen Dokumentes komplett. Dieser neue Prozess war zunächst ein relativ grober Ansatz zur Erleichterung der Dokumentenfreigabe. Die Tatsache, dass Anwender dies aber sehr einfach bewerkstelligen konnten, steigerte die Akzeptanz von PDF weiter.

Das Format entwickelte sich und war schon längst nicht mehr nur das digitale Pendant zum Papier. Es beinhaltet zahlreiche Funktionen, wie das Tagging, XML-basierte Metadaten, Anhänge, 3D-Unterstützung, digitale Signaturen, die ein fortgeschrittenes Dokumenten-Handling und Workflows unterstützen. PDF ist so leistungsfähig und so zuverlässig, dass sich manche fragen, warum sie sich überhaupt mit einer Teilmenge von Archiven beschäftigen.

Dokumente sind zum Aufbewahren da

Nicht jedes PDF ist zuverlässig angelegt. Anwender können Dateien so erstellen, dass diese auf externe Ressourcen angewiesen sind oder Verschlüsselungen verwenden. Diese Möglichkeiten gefährden die Langzeitaufbewahrung bzw. schließen diese aus. Wenn PDF-Dateien als Dokumente archiviert werden sollen, dann ist das PDF/A-Format unumgänglich.

PDF/A wurde 2005 als ISO-Standard 19005 vorgestellt und wird heute genutzt, um wertvolle Dokumente zu erzeugen. Aktenschränke und Aufbewahrungsboxen verschwinden, da in ECM-Systemen, lokalen und Cloud-Speichern die Dokumente aufbewahrt werden, die früher nur auf Papier vorlagen. Wenn neue Dokumente in Teams bearbeitet werden, dann wird in der Regel das PDF-Format genutzt. Sobald des fertig bearbeitet und damit archiviert werden kann, kommt das PDF/A-Format zu Tragen.

Es gibt die Auffassung, dass HTML PDF „schlagen“ wird, weil es flexibler und weniger statisch sei. Allerdings missverstehen diejenigen den jeweiligen Zweck der Formate. Außerdem erkennen sie nicht, dass die Entwickler von Browsern (langsam) ihre Unterstützung für PDF erweitern. PDF gewinnt weiter an Bedeutung: Trenddaten von Google zeigen deutlich, dass die Anzahl der Suchanfragen nach PDF-Dokumenten im Vergleich zu allen anderen Suchanfragen ansteigt.

Der Sinn von PDF ist es, wie oben beschrieben, ein Dokument, mit allem was dazugehört, zu repräsentieren. Das ist nicht der Anspruch von HTML: HTML ist kein Dokument, es ist ein Experiment. Mit PDF behalten Sie Ihre Dokumente und mit PDF/A behalten Sie sie für immer. Es liegt natürlich an Ihnen, die tatsächlichen Bytes der Datei zu erhalten.

Dokumente in der Zukunft

Das ist nicht nur die Gegenwart, sondern auch die Zukunft. PDF hat sich als eine offene, standardisierte und breit einsetzbare digitale Dokumententechnologie, als gleichwertig mit dem Übergang vom Papier zur elektronischen Welt etabliert. Die erweiterten Metadaten, Authentifizierung, semantische Markierung, Anhänge, 3D und andere Funktionen von PDF stellen ein bewährtes Framework für die zukünftige Entwicklung digitaler Dokumente dar. PDF hat keinen Mitbewerber. Selbst in der Welt von SharePoint, ECM-Systemen, Office 365 und Google Docs: PDF und PDF/A stellen die einzige ausreichend flexible und leistungsfähige Technologie zur Archivierung des gesamten Spektrums digitaler Dokumentinhalte dar.

(Dieser Beitrag wurde von einem kürzlich veröffentlichten Blog-Post adaptiert.)


Tags: Dokument, Dokumenten-Verarbeitung, Dokumenterstellung
Categories: Archives & Libraries, PDF/A
Margaret Hamilton

Ein Text-Dokument ist eine Aufzeichnung von geschriebenen Inhalten zu einem bestimmten Zeitpunkt – eine Veröffentlichung, ein Vertrag, eine Erklärung oder auch ein Bild. Lange bevor Computer (und Scanner) vorhanden waren, wurden Papyrus und Pergament primär dafür genutzt, um diese Aufzeichnungen aufzubewahren.

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