beA besser mit PDF/A

Wir haben einige Anfragen erhalten, bei denen es darum ging, wie denn die Vorgaben für PDF im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) genau zu interpretieren sind. Konkret ging es hierbei um die Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz.

Darin heißt es: "Hinsichtlich der zulässigen Dateiversionen PDF, insbesondere PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA, müssen alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Inhalte (insbesondere Grafiken und Schriftarten) in der Datei enthalten sein. Ein Nachladen von Datenströmen aus externen Quellen ist nicht zulässig. Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. Ein Rendering für spezifische Ausgabegeräte ist unzulässig. Die Datei darf kein eingebundenes Objekt enthalten, dessen Darstellung ein externes Anwendungsprogramm oder eine weitere Instanz des PDF-Darstellungsprogramms erfordern würde. Zulässig ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken. Die Datei darf keine Aufrufe von ausführbaren Anweisungsfolgen, wie z. B. Scripts, beinhalten, insbesondere darf weder innerhalb von Feldern in Formularen noch an anderer Stelle JavaScript eingebunden sein. Zulässig sind Formularfelder ohne JavaScript. Zulässig sind Hyperlinks, auch wenn sie auf externe Ziele verweisen."

Die kurze und EINFACHE Antwort lautet: Mit PDF/A passiert das alles AUTOMATISCH!
Hintergrund für die technisch recht detaillierten Anforderungen ist, dass es gewollt ist, dass auch „normales“ PDF im elektronischen Rechtsverkehr zulässig ist. Wer sich technisch mit dem PDF-Format auskennt, sieht aber sofort, dass diese Einschränkungen genau das sind, was PDF/A als ISO-Standard fordert.

Die erwähnten PDF-ISO-Standards hier noch mal kurz erklärt:

• PDF/A ist der ISO-Standard 19005, der für sichere Langzeitarchivierung erarbeitet wurde.
•  PDF/A-1 ist der erste Normteil, der 2005 von der ISO verabschiedet wurde.
• PDF/A-2 wurde als zweiter Normteil in 2011 verabschiedet. Hier gab es einige kleinere Erweiterungen, die aber technische Details behandeln und in der Praxis für Anwälte nicht relevant sind bzw. einfach von dem eingesetzten Tool abhängen.
• PDF/A ist aber auch kein „Hexenwerk“: Im einfachsten Fall kann der Anwender schon mit dem Befehl „Speichern unter PDF“ in Word einstellen, dass die auszugebende Datei das PDF/A-Format haben soll. Viele unsere Mitglieder bieten Produkte für unterschiedlichste Szenarien, um professionelle PDF/A-Dateien zu erzeugen.
•  PDF/UA ist der ISO-Standard für die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten. Einfach gesagt, KANN ein PDF/A bereits barrierefrei sein; eine PDF/UA-Datei MUSS es dagegen sein. Viele Werkzeuge unserer Mitglieder können auch sicherstellen, dass eine PDF-Datei gleichzeitig PDF/A- und PDF/UA-konform ist.

Detaillierte Informationen zu den PDF-ISO-Standards finden Sie natürlich auf unserer Webseite.