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Nadine Schuppisser

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Automatisierte Verarbeitung von PDF-Dokumenten – schnell, exakt und effizient


Die Stratoz GmbH hat mit den 3-Heights-Komponenten der PDF Tools AG leistungsfähige Software-Lösungen zur Schnellerfassung von Indexinformationen und Anzeige der PDF-Dokumente entwickelt. Die Kunden des Unternehmens profitieren von den Lösungen, in dem sie viel Zeit und Geld bei der Verarbeitung von elektronischen wie auch papierenen Eingangsdokumenten einsparen.

Mit dem Verifier hat Stratoz ein Produkt zur Schnellerfassung von Indexinformationen und Anzeige der zugehörigen Dokumente in beliebigen Dokumentenverarbeitungsprozessen entwickelt. Das Unternehmen beabsichtigte, den Verifier um zusätzliche PDF-Funktionalitäten zu erweitern und damit die Anwenderfreundlichkeit und Effizienz seiner Software-Lösung maßgeblich zu steigern. Um die Vorteile einer neuen Richtlinie des Rates der Europäischen Union* zu nutzen, welche elektronische Rechnungen und
Rechnungen auf dem Papier zukünftig gleichstellen soll, wurde zudem die Lösung E-Mail-Invoice Reader entwickelt.

Hohe Anforderungen an PDF-Technologie
Für die geplanten Weiterentwicklungen benötigte der Software-Hersteller leistungsfähige PDF-Werkzeuge, welche u. a. flexible Suchfunktionen, die Übernahme der Daten aus einem PDF-Dokument per Drag and Drop oder Koordinaten-Sprünge, d. h. Sprünge zu einem gesuchten Inhalt im Dokument oder einer Koordinate zur Markierung und Übernahme in das Indexfeld, ermöglichen. Des Weiteren sollten die Suchresultate mit deutlich sichtbaren Rahmen farblich markiert angezeigt werden. „Wir entschieden uns für die Produkte der PDF Tools AG, da sie als einzige alle Anforderungen erfüllten“, so Daniel Eickhoff, Software-Entwickler bei Stratoz.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Mit dem Stratoz Invoice-Reader werden bei der Eingangsrechnungsprüfung PDF-Dokumente (z.B. gescannte Eingangsrechnungen) einfach und schnell für Zielsysteme (ERP, DMS) indiziert. Der Verifier bedient sich der bereitgestellten Dokumente und Indexdaten aus der Dateistruktur. Vorhandene Dokumente werden im Stapel geladen, können einzeln betrachtet und um Indexinformationen ergänzt werden. Das jeweilige Dokument wird dabei mittels des 3-Heights PDF Viewer dargestellt. Die mithilfe der Stratoz-Invoice-Reader-Komponente extrahierten Indexdaten (z.B. Kreditor, Rechnungsnummer und -datum) werden den Stammdaten gegenübergestellt, bei Bedarf ergänzt oder korrigiert. Datensätze, die vollständig, komplett und plausibel sind, werden nun automatisch in weiterführende Systeme übernommen.

Zeit sparen und Kosten reduzieren
Mit den Lösungen E-Mail-Invoice-Reader und Verifier können Kunden der Stratoz GmbH ihre Geschäftsprosesse wesentlich effizienter und damit kostengünstiger gestalten. Lieferanten haben die Möglichkeit, Rechnungen in elektronischer Form zu versenden. So kann die Rechnung beispielsweise direkt über eine Fachanwendung oder an den E-Mail-Server des Kunden übermittelt werden. Mit dem E-Mail-Invoice-Reader und der Zusatzkomponente Verifier lassen sich diese Online-Eingangsrechnungen beim Kunden direkt und automatisch verarbeiten.

Der E-Mail-Invoice-Reader erkennt Mandant und Kreditor, extrahiert Schlüsselinformationen wie Datum, Rechnungsnummer, Betrag usw., führt eine formale Prüfung durch und verifiziert den Bezug zur ausgelösten Bestellung oder ob die Rechnung bereits erkannt ist. Dabei findet ein steter Abgleich mit den bereitgestellten Daten aus der Finanzbuchhaltung (Lieferantenliste, Mandantenliste) und den Fachanwendungen statt.

Mit der Verifier-Komponente, die zur Nachbearbeitung eingesetzt wird, werden die verarbeiteten Eingangsrechnungen automatisch angezeigt und die Benutzer durch entsprechende Anzeige bei eventuellen Korrekturen unterstützt. Durch dieses Vorgehen können Fehler bei der Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert werden. Anschließend werden die Dokumente z.B. an ein Dokumenten-Management- oder Workflow-Management-System weitergeleitet. Erfahrungen zeigen, dass ein Benutzer auf diese Weise rund 250 Rechnungen pro Stunde verarbeiten kann.

Der Verifier ist u. a. im Versorgungswerk der Steuerberater im Land Nordrhein-Westfalen im Einsatz. Regina Schneider, Sachbearbeiterin in der Finanzbuchhaltung meint dazu: „Die Arbeit mit dem PDF Viewer in Ergänzung zum Verifier ist eine tolle Sache. Durch die Markierfunktion entfällt in der Regel die manuelle Eingabe, was zum schnelleren und fehlerfreien Bearbeiten führt. Besonders hilfreich bei Textfeldern.“

Vielfältige Einsatzszenarien
Für den Verifier bieten sich weitere interessante Einsatzmöglichkeiten. So beispielsweise in der Migration von Dokumenten, wo beliebige Alt-Dokumente (Bilder, Office-Dokumente und PDF), mit Indexdaten angereichert an ein Folgesystem (z.B. Dokumenten- oder Workflow-Management-System) übergeben werden. Oder in der Posteingangsverarbeitung, wo gescannte Eingangsdokumente mit dem Stratoz Ciminer analysiert und Indexfelder wie Absender, Vorgangstypen, Datum usw. extrahiert werden. Diese Eingangsdokumente können sich die Benutzer mit dem Verifier visuell im interaktiven Viewer anzeigen, diese mit erkannten Indexdaten anreichern und einem Folgeprozess zuführen lassen.

* Vgl. Richtlinie des Rates der Europäischen Union RL 2010/45/EU; Abl. 189/1 vom 22.7.2010 hinsichtlich der Regelungen zur Rechnungsstellung

Quelle: BIT Magazin / Ausgabe 4-2011

Zum Originalbericht (PDF): Automatisierte Verarbeitung von PDF-Dokumenten – schnell, exakt und effizient


Tags: Input Management, Schnellerfassung
Categories: PDF