Archivierung des Postein- und -ausgangs als Basis für digitale Mieterakten

Für Wohnungsbaugesellschaften gehören Mieterakten zu den wichtigsten Informationsquellen, die alle relevanten Dokumente beinhalten. Für einen reibungslosen Geschäftsablauf müssen sie vollständig gepflegt sein und die Inhalte jederzeit für die berechtigen Mitarbeiter im Zugriff stehen. Eine papierbasierte Aufbewahrung führt zwangsläufig zu Verzögerungen. Allein das Suchen nach den geschäftsprozessrelevanten Informationen ist zeitaufwendig. Deshalb hat sich die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte GmbH dazu entschieden, eine digitale Mieterakte einzuführen. Voraussetzung dabei war, dass sämtliche papierbasierten und elektronischen Dokumente sowohl am Posteingang als auch am Postausgang zentral elektronisch archiviert werden.

Die WBM mit Hauptsitz am Berliner Alexanderplatz verwaltet mit rund 365 Mitarbeitern rund 30.000 Wohnungen sowie gut 283.000 Quadratmeter Gewerbeflächen. Dafür unterhält das städtische Unternehmen im gesamten Stadtgebiet sieben Hausmeisterstützpunkte, die per Richtfunk mit der Zentrale verbunden sind. Diese sind so ausgestattet, dass auch hohe Datenvolumen schnell von einem Standort zu einem anderen übertragen werden können.

Grundsätzlich empfängt die WBM sämtliche Briefsendungen über eine zentrale Poststelle. Allerdings erhalten auch die Hausmeister zahlreiche Dokumente, die über die Zentrale gehen und von dort per Bote an die zuständigen Abteilungen bzw. an die Standorte verteilt werden sollen. Vor der Einführung der digitalen Mieterakte erfolgte die Archivierung auf unterschiedlichen Wegen. Die Standorte selbst unterhielten eigene Archive. Zum Teil waren einige Dokumente bereits mikroverfilmt. Die Geräte, die diese visualisieren, waren bereits in die Jahre gekommen, so dass sie mittelfristig ersetzt werden mussten. Das Archivmodul des ERP-Systems Wodis Sigma archivierte den Postausgang, insbesondere Massenanschreiben, wie beispielsweise Betriebskostenabrechnungen oder Zinsbescheinigungen im PDF-Format und legte diese zu den dazugehörigen Verträgen ab. Weiterhin erhielt die WBM immer mehr Dokumente elektronisch. Das Unternehmen verwendete die Groupware-Lösung IBM Notes, die E-Mails im EML-Format ablegt. Ein Dokumenten-Management- oder Workflow-System befand sich zum damaligen Zeitpunkt nicht im Einsatz.

Mit der Einführung einer digitalen Mieterakte verfolgte die WBM mehrere Ziele. Dazu gehörte der Verzicht auf Erstellung von Kopien des Postausgangs und das Abheften in der Mieterakte. Ebenso sollte auch aus Gründen der Ressourcenschonung als Teil der Corporate Social Responsibility die Anzahl von Kopien, wie sie bei Handakten oder Schattenarchiven vorkamen, reduziert werden. Parallelprozesse wollte die WBM ebenfalls abbauen, beispielsweise bei der Rechnungsbearbeitung. „Wir haben nach wie vor viele Unternehmen, die uns ihre Rechnungen in Papierform ausstellen. Gleichzeitig erhalten wir, beispielsweise von verschiedenen Versorgern, digitale Rechnungen, die wir dann im Archiv abgelegen. Gleichzeitig haben wir sie im Rahmen der Bearbeitung und Prüfung ausgedruckt“, sagt Kevin Bochow, Abteilung Organisation und Anwendungsbetreuung bei der WBM. „Unser Ziel war es, dass die Rechnungen einheitlich vorhanden sind, also dass auch die papierbasierten gescannt werden, so dass wir einen homogenen Prozess haben.“ Schließlich sollte der Zugriff auf die Dokumente schneller und standortunabhängig erfolgen.

Insgesamt mussten 2015 circa 400.000 Dokumente verarbeitet werden. Dabei haben die Sachbearbeiter Vorgänge zunächst anhand der Papierdokumente bearbeitet und erst nach Abschluss gescannt und archiviert (spätes Scannen).
Beim Postausgang handelt es sich primär um Massenanschreiben in Form von automatisierten Serienbriefen, wie Betriebskostenabrechnungen, Mietanpassungen, Zinsbescheinigungen, die nicht nachträglich geändert werden müssen. Außerdem zählen individuelle Mieteranschreiben dazu, die ebenfalls das ERP erzeugt und anschließend manuell verändert oder vervollständigt werden sowie Briefe oder Rechnungen an Geschäftspartner. Der Posteingang lässt sich in die Kategorien beleghaft, wie Geschäftsbriefe, Bescheinigungen, SEPA-Mandate, bzw. elektronisch (born digital), beispielsweise E-Mails mit Fotos, mobile Schadenmeldung oder ZUGFeRD-Rechnungen, unterteilen.

Sachbearbeiter scannten zunächst die beleghaften Dokumente dezentral mit Multifunktionsgeräten in einer Auflösung von 400 dpi in Schwarz-Weiß, so dass die Dateigrößen vertretbar waren. Anschließend legten sie die teilweise mehrseitigen Bilddateien zentral ab. Das Ziel des Projektes bestand darin, farbig zu scannen, wobei dies nicht die Verarbeitungs- und Übertragungsgeschwindigkeit bzw. Ladezeit negativ beeinflussen sollte. Deshalb war eine Kompression der gescannten Dokumente notwendig.

Derzeit erfolgt die Umstellung auf die zentrale Digitalisierung mittels Hochleistungsscanner, so dass die Belege nicht während der Prozessbearbeitung „mitgeschleppt“ werden müssen. Dies wird möglich, da die WBM die Workflowkomponente von WodisSigma R8 verwendet. Mit der Einführung eines zentralen Scanarbeitsplatzes hatte die WBM dann gleichzeitig die Möglichkeit, ihre internen Bestandakten bei Bedarf zu digitalisieren. Für die universelle Anzeige und die dauerhafte Darstellbarkeit hat sich die WBM für die Einführung des PDF/A-Format entschieden. Das Wodis ERP-System unterstützt dieses durchgängig. Weitere Vorteile sind aus Sicht der WBM die Volltextsuche und die Nutzung bei mobilen Anwendungen.

„Es ist ja nicht auszuschließen, dass wir Dokumente unseren Mietern über ein Portal zur Verfügung stellen, und deshalb sollten diese dann auch auf mobilen Endgeräten darstellbar sein“, sagt Kevin Bochow.

Das SRZ reproduzierte schließlich die Mikrofilme und übergab diese dann der WBM als PDF-Dateien. Mit der Software-Lösung CrossCap vom SRZ werden die gescannten Dokumente weiterverarbeitet. Mit Hilfe von Barcodes werden im Stapelbetrieb digitalisierte Dokumente getrennt.

Natürlich wollte die WBM auch ihre E-Mails elektronisch archivieren, zumal sich die Zahl im Laufe der Zeit kontinuierlich erhöhte. Dazu werden sie aus dem IBM-Notes-Postfach im EML-Format manuell exportiert, um sie anschließend automatisiert in Wodis Sigma zu importieren. Mit Hilfe von einem beim Export generierten Barcode, der entsprechende Dokumenteninformationen beinhaltet, erfolgt die Indexierung. „Allerdings hatte das Ablegen der E-Mails im nativen EML-Format den Nachteil, dass diese nicht im ERP-System visualisierbar waren“, so Bochow.

Die Einführung des PDF Compressor der Foxit Europe GmbH auf Empfehlung des SRZ brachte der WBM mehrere Vorteile. Die Software konvertiert gescannte Dokumente in hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF- bzw. PDF/A-Dateien. Damit konnte die WBM Dokumente farbig scannen, wobei die Dateigröße in etwa so groß war wie eine schwarz-weiße Datei. Darüber hinaus verfügt der PDF Compressor über ein Born-Digital-Modul, das digital erzeugte Dokumente nach PDF/A konvertiert. Somit konnten E-Mails aus IBM Lotus als PDF/A-Dateien gespeichert und im ERP-System anzeigt werden. Die WBM hat sich für die Einführung des dritten Normteils von PDF/A entschieden, der das Einbetten von Dateien jeglicher Art erlaubt. Sie nutzt diese Option dafür, um ihre E-Mails und Anhänge im nativen Format in der PDF/A-3-Datei einzubetten.
„Heute haben die Mitarbeiter alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente im Zugriff. Dabei erfolgt die Suche aus dem ERP-System“, sagt Kevin Bochow abschließend.