2022: Das letzte Jahr papierbasierter Aktenhaltung

PDF Association staff // November 14, 2017

PDF in general Article


US National Archives buildingDas Nationalarchiv der Vereinigten Staaten von Amerika (NARA) ist die finale Aufbewahrungsstelle für die von allen anderen Behörden der US-Bundesregierung erstellten Langzeitaufzeichnungen. Der Behörde kommt deshalb eine Schlüsselrolle bei der Bewahrung der amerikanischen Kulturgeschichte zu, ebenso wie bei der Erhaltung und Erschließung der Dokumente von Behörden, die von ausreichendem Wert für die Langzeitarchivierung eingestuft worden sind.

In einem kürzlich veröffentlichten Entwurf eines strategischen Plans der NARA heißt es, dass die Behörde Ende 2022 keine Papierdokumente mehr akzeptiert. Die Praxis der Papieraktenführung wird endlich ein Ende haben, auch wenn dieses „Ende“ das Scannen eines mit Bleistift signierten Papiers bedeutet.

Es existiert nur ein einziger weltweit anerkannter offener Standard für Dokumente: PDF. Es gibt auch viele Gründe, warum dies der Fall sein sollte. PDF ist gewissermaßen elektronisches Papier, sodass es dessen Position übernehmen kann. PDF ist flexibel genug, um die Vielfalt der Kommunikationsformen und -methoden abzudecken, die von Anfang an ein Papiermedium vorausgesetzt haben.

Formale Briefe, Zeitungen, Zeitschriftenanzeigen, Fotonachweise und viele andere Beispiele, basieren auf PDF. Sie bieten damit die technologische Infrastruktur, die es unterschiedlichen Autoren, Herstellern, Verlagen, Druckern und Anwendern ermöglicht, miteinander zu kommunizieren.

Zusätzlich zur originalen und (relativ) einfachen Aufgabe, ein zuverlässiges elektronisches Äquivalent zu Papier bereitzustellen, hat PDF im Laufe der Zeit zahlreiche leistungsstarke Funktionen hinzugewonnen. Von digitalen Signaturen und 3D-Daten über die Wiederverwendbarkeit bis hin zu Dateianhängen sind diese heute nur wenigen bekannt und werden in der Regel nicht genutzt.

In den nächsten fünf Jahren werden die Fähigkeiten, Vorteile und Fallstricke dieser globalen Dokumententechnologie, die über das einfache Page-Rendering hinausgehen, viel größeres Interesse erzeugen. Denn die Anbieter werden die Fähigkeiten kommunizieren, die ISO-standardisierte PDF-Technologie ermöglicht; ECM/BI-Anbieter und Systemunabhängigkeit zum Beispiel.

Es ist die perfekte Zeit für PDF 2.0, die erste Version von PDF, die vollständig innerhalb und unter der Kontrolle von ISO-Komitees erstellt wurde. Zahlreiche Experten auf der ganzen Welt haben die neueste Version von PDF geprüft und bearbeitet.

Es gibt viele Veränderungen, aber wo PDF 2.0 wirklich den Einsatz verdoppelt, ist eines der wesentlichen Merkmale von PDF: die Interoperabilität. Der PDF Day findet am 29. Januar 2018 im Nationalarchive in Washington DC statt. Diese informative Veranstaltung ist für diejenigen konzipiert, die Records-Management für die nächsten zehn Jahre planen. Sie umfasst sechs Schwerpunkte:

  • Elektronische Dokumenten-Workflows
  • § 508 des US-amerikanischen Bundesgesetzes über die Wiedereingliederung von Arbeitnehmern mit Behinderungen in Bezug auf Dokumente
  • Output
  • PDF im Ingenieurwesen
  • Zukunft der Archivierung
  • Barrierefreies PDF

NARA, ein neuer Partner der PDF Association, stellt uns freundlicherweise ihr historisches Archivgebäude im Herzen von Washington D. C. für diesen Anlass zur Verfügung. Wir erwarten zahlreiche strategisch-denkende Teilnehmer.

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PDF Day 2018 in Washington DC

strategischer Plan der NARA (Entwurf)


ABOUT THE AUTHORS

PDF Association staff

The PDF Association is the meeting-place of the PDF industry. The staff of the PDF Association are dedicated to delivering the information, services and value the members have come to expect. Staff members of the PDF Association include: Duff Johnson (Executive Director) Thomas Zellmann (Managing Director) Matthias Wagner (Operations Director) Alexandra Oettler (Editor) Nicole Gauger (Editor)

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