Statistisches Bundesamt konvertiert mit dem callas pdfaPilot seine Publikationen nach PDF/A

Das Statistische Bundesamt hat die Aufgabe, objektive, unabhängige und qualitativ hochwertige statistische Informationen bereitzustellen und zu veröffentlichen. Um sicherzustellen, dass diese auch langfristig verfügbar bleiben, hat sich die Behörde entschlossen, sie in das PDF/A-Format zu konvertieren – dem ISO-Format für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Ab 2013 stehen alle Onlinepublikationen im PDF/A Format frei zugänglich im Internet zur Verfügung.

Das Statistische Bundesamt ist der führende Anbieter amtlicher statistischer Informationen in Deutschland. Rund 2.600 Beschäftigte erheben, sammeln, analysieren und bereiten in Wiesbaden, Bonn und Berlin die Daten auf. Neben den themenorientierten monografischen Publikationen sind dies vor allem tabellenorientierte statistische Berichte und Fachserien.

Um die Zugänglichkeit der früher gedruckten, jetzt meist nur noch online verfügbaren statistischen Berichte und Fachserien zu verbessern und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass diese dauerhaft archiviert sind, hat das Statistische Bundesamt gemeinsam mit den Statistischen Landesämtern einen gemeinsamen Publikationenserver entwickelt. Auf diesem werden sämtliche Dokumente als PDF/A-Datei und – falls veröffentlicht – auch als EXCEL-Version gespeichert. Nicolas Bülow, Systemadministrator beim Statistischen Bundesamt: „Bisher haben wir unsere Publikationen als PDF-Datei gespeichert. Damit war nicht sichergestellt, dass die Dokumente langfristig lesbar bleiben. Deshalb haben wir uns gemeinsam mit den Landesämtern entschieden, die Dokumente in das PDF/A-Format zu konvertieren.“ Der Altbestand ist umfangreich. „Allein von den Landesämtern erwarten wir 9.000 Dateien, hinzu kommen vom Bundesamt noch einmal 8.000 Dateien aus den Vorjahren“, erläutert Jürgen Forstmann, Bibliothekar beim Statistischen Bundesamt. „Jährlich kommen rund 2.000 Dateien hinzu.“

PDF/A-Konvertierung im Batchbetrieb

Für die Dokumentenverwaltung wurde die Open-Source-Software MyCoRe entsprechend angepasst. Wesentliche Punkte dabei waren die Gestaltung der Metadatenformulare, die Konfiguration von spezifischen Recherchemöglichkeiten sowie die Gestaltung der Web-Oberfläche.

Bei der Suche nach einem geeigneten Tool für die Konvertierung der PDF-Dateien nach PDF/A wurden Normen und Literatur zur Archivierung, aber auch Angebote auf Fachmessen zu Rate gezogen. Auf der DMS EXPO in Stuttgart wurde die actino GmbH besucht. Das Unternehmen ist unter anderem Anbieter des pdfaPilots von callas software. Diese Software basiert auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe in Acrobat integriert hat und ist eines der etablierten Softwareprodukte zur Konvertierung und Validierung von PDF/A-Dokumenten. Im Rahmen von mehreren Testläufen konnte man sich dann von der Leistungsfähigkeit und Stabilität überzeugen. Dazu hat sich das Statistische Bundesamt eine kostenlose Testversion von der Website des Anbieters heruntergeladen. Insbesondere war man von der schnellen Stapelkonvertierung der Software überzeugt, die das Statistische Bundesamt vor allem bei der Konvertierung der in den letzten zehn Jahren publizierten Online-Dokumente unterstützt. „Darüber hinaus ist für uns die Option der Einzelkonvertierung, bei der auch unbeabsichtigte Sperrungen und fehlende Einbettung von Schriften protokolliert werden, extrem hilfreich. Hier können Blockaden, die eine Konvertierung nach PDF/A verhindern, ausgeräumt werden“, so Jürgen Forstmann.

Über callas software

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung.

callas software unterstützt Agenturen, Verlage und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt.

Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren, vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software.

Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert. callas software unterstützt aktiv internationale Standards und wirkt in ISO, CIP4, der European Color Initiative und der Ghent PDF Workgroup mit. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied des PDF/A Competence Center.

Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter http://www.callassoftware.com.

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