Rechtskonforme, digitale Archivierung mit 3-Heights™ Document Converter in AD ACTA-Lösung von PostFinance AG

PostFinance AG ist ein eigenständiger Geschäftsbereich der Schweizerischen Post. Seit Mitte der 90er Jahre hat sie sich von der Nummer Eins im Schweizer Zahlungs­verkehr zur Bank entwickelt. PostFinance AG hat 3 Millionen Kundinnen und Kunden und verwaltet Kundenvermögen von 110 Milliarden Franken. Sie ist die drittgrösste Bank der Schweiz und positioniert sich hauptsächlich in den Teilmärkten Zahlen und Sparen, bietet aber auch einfache und günstige Produkte im Anlegen, Finanzieren und Vorsorgen an. Aufgrund der Unternehmensentwicklung hat die PostFinance AG ihre Mitarbeiterzahl verdoppelt und beschäftigt heute rund 4‘000 Personen.

Anwendungsbedarf

Im Rahmen der Erneuerung der Archiv-Infrastruktur entschied die PostFinance AG, mit der Entwicklung von „AD ACTA“ ihre internen Dokumente, welche nicht in direktem Zusammenhang mit der Dienstleistungs­erbringung stehen, digital zu archivieren. AD ACTA dient dem Archivieren, Ablegen, Teilen und Auffinden interner Dokumente und wird für archivierungspflichtige und/oder geschäftsrelevante Dokumente eingesetzt. Dabei stellt die Lösung die rechtskonforme, digitale Archivierung sicher und erfüllt die regulatorischen Anforderungen des Finanzdienstleisters an die Führung und Archivierung dieser Dokumente.

Die Hauptanforderung an die Konvertierungssoftware ist eine möglichst fehlerfreie PDF/A Konvertierung und Validierung. Die Zuverlässigkeit des 3-Heights™ Document Converters während der Testphase und die zahlreichen Installationen bei namhaften Unternehmen, welche die Software bereits erfolgreich im Einsatz haben, hat die Verantwortlichen bei der PostFinance AG überzeugt.

Umsetzung

Im Wesentlichen basiert AD ACTA auf SharePoint, EMC Celerra und dem 3-Heights™ Document Converter. Die Archivierung der internen Dokumente wird bei der Veröffentlichung einer Hauptversion in SharePoint angestossen. Durch einen Dispatcher-Job wird das Dokument in ein PDF/A umgewandelt und in EMC Celerra eingeliefert.

Kundennutzen

Durch die Einbindung des 3-Heights™ Document Converters ist die rechtskonforme elektronische Archivierung von internen Dokumenten wie Protokollen, Aktennotizen, Vor­gabedokumenten, Partnerverträgen, usw., welche mit der Büroautomation erstellt und verwaltet werden, gewährleistet. Davor war die Archivierung dieser Dokumente nur mit ­Mikrofilm oder physisch möglich. Heute nutzen rund 250 Mitarbeiter die Archivierungslösung AD ACTA und die zentrale Archivstelle kann jederzeit auf die archivierten Dokumente zugreifen. Im Hinblick auf die Qualität der PDF/A Konvertierung hat sich der 3-Heights™ Document Converter im täglichen Einsatz als zuverlässige Lösung bewährt.

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