Papierlose, elektronische Dossierführung bei der Kantonalen Steuerverwaltung Thurgau

Die Kantonale Steuerverwaltung Thurgau ist verant­wortlich für die Veranlagung der direkten Steuern von Bund, Kanton und Gemeinden. Überdies fakturiert sie sowohl die direkten Bundessteuern, Erbschafts- und Schenkungssteuern, Liegenschaftssteuern sowie die Grundstückgewinnsteuern. Die Steuern als Hauptein­nahmequelle der öffentlichen Haushalte bilden die finanzielle Grundlage für eine Vielzahl von Dienstleistungen.

Anwendungsbedarf und Umsetzung

Mit der Einführung eines elektronischen Archives in den Bereichen Veranlagung und Bezug in der Steuer­verwaltung des Kantons Thurgau wurde das Ziel der papierlosen elektronischen Aktenführung verfolgt. Durch eine gesamtheitliche Dossierführung von Dokumenten aus unterschiedlichsten Quellen (Dokumente aus Bezugsapplikation, gescannte Steuererklärungen, elektronisch eingereichte Steuererklärungen) sollte die Effizienz gesteigert und eine einheitliche Archivierung erreicht werden. Dazu wurden die Fach­applikationen abx-tax.gov und abx-tax.pub über die ECM-Integrations­plattform ECM.ip an das Archiv angebunden. ECM.ip nimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen entgegen und bereitet sie entsprechend den Archiv­konventionen auf. Dies beinhaltet die Transformationen und Ergänzungen der angelieferten Metadaten, die Konvertierung der angelieferten Dokumente nach PDF/A-2 und das Zerteilen dieser Dokumente in einzelne Seiten. Angelieferte Dokumente werden im Batchverfahren abgearbeitet, um eine möglichst starke Entkoppelung der Fach­applikationen vom Archiv und dessen Verfügbarkeit zu erreichen.

Zur Konvertierung der PDF-Dokumente in das Lang­zeitarchivformat PDF/A-2, der Einbettung der Metadaten sowie der Validierung wurde der 3-Heights™ PDF to PDF/A Converter eingesetzt. Für das Zerlegen von PDFs in einzelne standardkonforme Seiten wurde zudem die PDF Merge Split Komponente über das JAVA API in die ECM.ip Lösung der Abraxas Informatik integriert.

Kundennutzen

Anstelle des bisherigen Papierprozesses werden die rund 155‘000 Steuererklärungen pro Jahr nach dem Eingang in den 80 Steuerämtern des Kantons Thurgau gesammelt und dem Scan-Center der DuMo Informatik zugeführt. Dort werden die Akten gescannt und die Bilder und Daten aufbereitet. Die Rohdaten (maschinell verarbeitete Bilder ohne manuelle Eingriffe) werden anschliessend in das PDF/A-2 Format konvertiert und mit einer digitalen Signatur für die Langzeitarchivierung bereitgestellt. Zu den Rohdaten werden für die elektronische Weiterverarbeitung sogenannte Nutzdaten der Steuererklärungen erstellt. Diese werden für die Bearbeitung im DMS (OS|ECM) optimiert und ebenfalls nach PDF/A-2 konvertiert. Zur Sicherstellung von Qualitäts- und Rechtssicherheitsaspekten prüft der PDF/A Validator, dass sämtliche ins DMS fliessende Dokumente die gewünschte Konformität erfüllen. Auch alle in der Fachapplikation EVA (elektronische Veranlagung) erstellten Dokumente werden nach ihrem Ausdruck für den Kunden über den PDF/A Konverter für das DMS der Kantonalen Steuer­verwaltung Thurgau aufbereitet.

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