DMS EXPO: callas software zeigt E-Mail-Archivierung mit PDF/A

Weitere Neuheiten: Integration des Release Candidate vom ZUGFeRD-Datenformat und flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten von Übersichtsseiten

Berlin, 30 Juli 2013. Die callas software GmbH (Halle 5, C41), Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung, präsentiert auf der diesjährigen DMS EXPO in Stuttgart eine neue Version ihres pdfaPilot. Im Mittelpunkt des Releases 5.0 stehen zusätzliche Funktionen, mit denen Anwender E-Mails komfortabel im PDF/A-Format archivieren können. Wird dazu der Normteil PDF/A-3 verwendet, sind die elektronischen Nachrichten samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format sowie die originale E-Mail in einer Datei verknüpft. Darüber hinaus unterstützt der pdfaPilot 5.0 den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ und erleichtert künftig den Austausch sowie die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Außerdem bietet der pdfaPilot 5.0. flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten zum Einbetten von Dateien bei der Erstellung von PDF/A-3-Übersichtsseiten.

Die Archivierung von elektronischen Nachrichten samt Anhängen in unterschiedlichen Formaten ist komplex, weil die langfristige Reproduzierbarkeit sichergestellt sein muss. „Anbieter von ECM-Systemen gehen oft den Weg und überführen E-Mails in ihr Produkt“, sagt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas software. „Damit wird der E-Mail-Server zwar entlastet, aber es ist nicht sichergestellt, dass die Mails, beispielsweise im msg-Format, auch langfristig lesbar sind. Ebenso verhält es sich mit den Attachments in unterschiedlichsten Formaten.“ callas empfiehlt deshalb eine konsequente E-Mail-Archivierung in PDF/A und hat den Funktionsumfang seines pdfaPilot entsprechend erweitert. Die neuen Funktionen stehen sowohl in der Server-Version als auch in der Desktop-Variante und im Software Development Kit zur Verfügung. Die Archivierung der E-Mails im PDF/A-2- oder PDF/A-3-Format erfolgt entweder automatisiert oder manuell. Über hinterlegte Regeln definiert der Anwender beispielsweise, welche E-Mails in welchem Normteil archiviert werden oder wie der pdfaPilot Anhänge verarbeiten soll. So können diese ebenfalls nach PDF/A konvertiert, im Original eingebettet werden oder beides. Während der Konvertierung muss keine andere Software, wie beispielsweise MS Outlook oder ein anderer E-Mail-Client installiert sein „Der pdfaPilot agiert bei der E-Mail-Archivierung vollständig autark“, erläutert Dietrich von Seggern. „Die Software ist schnell implementiert und mit wenigen Einstellungen betriebsbereit. Darüber hinaus profitieren Anwender von einer ausgesprochen hohen Performance.“

Darüber hinaus hat callas auf den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformates bereits reagiert und seinen pdfaPilot entsprechend angepasst. Mit der offiziellen Verabschiedung des ZUGFeRD-Datenformates, die voraussichtlich zum Jahresende erfolgen wird, haben Unternehmen einfachere Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch auszutauschen und vor allen Dingen zu verarbeiten. Denn die auf diesem Datenformat basierenden elektronischen Rechnungen beinhalten in einer Datei ein archivierbares PDF/A-Dokument und einen maschinell nutzbaren XML-Datensatz. Mit dem callas pdfaPilot können Anwender diese Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten.

Eine weitere Neuheit sind die zusätzlichen Gestaltungsmöglichkeiten von Übersichtsseiten in einer PDF/A-3-Datei. Diese lassen sich bei der Generierung einer PDF/A-3-Collection automatisiert erzeugen und geben Aufschluss darüber, welche Dokumente in der PDF/A-3 eingebettet sind. Anwender haben nun mehr Flexibilität und können diese Seiten an ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Zusätzlich hat callas software im pdfaPilot die Transparenzreduzierung für PDF/A-1 sowie den Export nach PDF/UA (barrierefreies PDF) bzw. ePub, das Standardformat für eBooks, optimiert. Eine weitere Detailverbesserung ist, dass die Regeln zum Ersetzen nicht vorhandener Schriften sich nun flexibler gestalten.

Preise und Verfügbarkeit

Der callas pdfaPilot 5 ist für Anwenderunternehmen in zwei Versionen verfügbar:
Der callas pdfaPilot Server 5 kostet 4.499 Euro und beinhaltet eine vollständige Hotfolder-Schnittstelle, Kommandozeilen-Unterstützung und ein vollständiges SDK. Er unterstützt Multiprozessor-Umgebungen bei der Validierung von PDF/A-Dateien.

Der callas pdfaPilot Desktop 5 kostet 379 Euro. Er verarbeitet einzelne Dokumente oder bei Nutzung der Stapelfunktion komplette Ordner. Als Plug-in für Adobe Acrobat oder als schnelle Einzelapplikation beinhaltet der callas pdfaPilot zahlreiche Tools, die Dokumente PDF/A-kompatibel machen.

Für Softwarehäuser, die den pdfaPilot in ihr Produkt integrieren möchten, steht ein SDK zur Verfügung. Preise auf Anfrage.

Über callas software

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung. callas software unterstützt Agenturen, Verlage und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt.

Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren und vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software.
Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert.

callas software unterstützt aktiv internationale Standards und beteiligt sich aktiv in ISO, CIP4, der European Color Initiative (ECI), der PDF Association, AIIM, BITKOM und der Ghent PDF Workgroup. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied der PDF Association und seit Oktober 2010 ist der Geschäftsführer von callas software, Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des internationalen Verbandes.
Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.callassoftware.com

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