Automatische PDF/A Archivierung und digitale Signatur bei den ZFV‑Unternehmungen

Die ZFV‑Unternehmungen sind ein traditionsreiches, in der ganzen Schweiz tätiges Hotellerie- und Gastronomieunternehmen mit Sitz in Zürich. Zum Unternehmen gehören die Sorell Hotels Switzerland, verschiedene öffentliche Restaurants, zahlreiche Personalrestaurants, Schul- und Universitätsmensen sowie die Zürcher Bäckerei-Konditorei Kleiner. In über 150 Betrieben beschäftigt das Unternehmen mehr als 2‘500 Mitarbeitende.

Anwendungsbedarf
Die 17 bei den ZFV‑Unternehmungen angeschlossenen Sorell Hotels Switzerland versenden täglich Angebote und übermitteln ihre Tagesabschlüsse in gedruckter und unterzeichneter Form an den Hauptsitz. Der Papieraufwand, die Porto- sowie Tonerkosten waren immens. Der Tagesabschluss alleine umfasste 15 Berichte zu sechs Seiten für jedes einzelne Hotel. Hinzu kamen pro Hotel und Tag nochmals rund 20 bis 25 Angebote, welche auf dem Postweg versandt wurden.

Die ZFV‑Unternehmungen wollten diesen Aufwand minimieren, die Papierflut soweit wie möglich reduzieren und die Unterschriftenabwicklung sowie die Archivierung vereinfachen. Dazu benötigt das Unternehmen eine Lösung, welche schnell und zuverlässig funktioniert und möglichst einfach in der Handhabung ist. Abklärungen ergaben, dass der 3‑Heights™ Document Converter als einziges Produkt alle Bedürfnisse der ZFV‑Unternehmungen lösen kann.

Umsetzung
Der 3‑Heights™ Document Converter arbeitet als selbständiger Agent im Netz, wo er die zuvor festgelegten Verzeichnisse (Watched Folder) überwacht, Dokumente abarbeitet und sie an die richtigen Stellen verteilt. Die Dienste werden dabei mittels Monitor Tools überwacht. Da die Funktionalitäten von MS Windows gegeben sind, konnte die Bedienungsanleitung für die Endbenutzer ohne grossen Aufwand erstellt werden.

Kundennutzen
Mit der neuen Lösung werden Angebote aus einem Drittsystem über E‑Mail an den 3‑Heights™ Document Converter übermittelt. Die Benutzer erhalten die Angebote signiert und in das Langzeitarchivformat PDF/A umgewandelt zurück. Anschliessend können die PDF Dokumente bequem an den jeweiligen Kunden weitergeleitet werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Angebote von jedem PDF Reader gelesen werden können.

Die Tagesabschlüsse werden rechtsgültig digital signiert und in elektronischer Form an den Hauptsitz der ZFV‑Unternehmungen weitergeleitet. Zusätzlich wird der gesamte Inventurprozess elektronisch abgewickelt. Die über 150 Betriebe, die an den Hauptsitz rapportieren, übermitteln auch ihr Inventar auf dem elektronischen Weg. Die Signatur dient dabei zur Kontrolle und die Umwandlung in das PDF/A Format garantiert eine sichere und ISO-konforme Langzeitarchivierung.

Bei den Mitarbeitenden im Hauptsitz ist eine grosse Erleichterung zu spüren. Jeder ist in der Lage mit den geforderten Benutzerrechten unkompliziert Einsicht in die für ihn relevanten Dokumente zu erhalten und es gibt wieder Platz in den Archivräumen. Durch die einfache Handhabung und Abwicklung reduziert sich der Aufwand für die ZFV-Unternehmungen und ihre Betriebe monatlich um rund 300 Arbeitsstunden.

Zur kompletten Success Story: Automatische PDF/A Archivierung und digitale Signatur bei den ZFV‑Unternehmungen

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Die PDF Tools AG zählt weit über 4000 Unternehmen und Organisationen in 60 Ländern zu ihren Kunden und ist damit ein weltweit führender Hersteller von Softwarelösungen und Programmierkomponenten für PDF und PDF/A Produkte.