Archivmigration nach PDF/A

Randbedingungen

Mehrere Archive unterschiedlicher Hersteller waren zu konsolidieren und als einheitliches Speicherformat war PDF/A zu realisieren. Die einzelnen Archive enthielten unterschiedliche Datenbestände: Kundenakten, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine, Personalakten und Vorstandsdokumente. Für Letztere waren besondere Zugriffsrechte während der Datenkonvertierung zu berücksichtigen. Zusammen mit einem Partner, der auf das Auslesen unterschiedlicher Archive spezialisiert ist, haben wir uns dieser Aufgabe gestellt. LuraTechs Part war die Massenkonvertierung aller ausgelesenen Quellformate in volltextdurchsuchbare PDF/A-Dateien. Mit Einführung der Projektlösung war die Erfassung der Neuzugänge auf Farbverarbeitung umzustellen.

Aufgabenstellung

Unser Partner stellte die ausgelesenen Dateien in einer Filesystemstruktur bereit. Die Indexdaten wurden je nach Quellarchiv als CSV- oder als XML-Datei bereitgestellt. Pro Archivtyp wurde ein separater Konvertierungsjob eingerichtet und für das Vorstandsarchiv waren spezielle Zugriffsrechte nur für ausgewählte Mitarbeiter zu vergeben.
Besonderes Augenmerk legte der Kunde auf eine lückenlose Protokollierung sämtlicher Konvertierungsläufe und die damit einhergehende Vollständigkeitskontrolle. Dazu waren Protokolldaten zu erzeugen, die mit den Datenbankeinträgen der Quellarchive verglichen werden sollten, um die Vollständigkeit der Datenmigration sicherzustellen.

Lösung

Die einzelnen Konvertierungsjobs wurden mit unserem Produkt DocYard abgebildet. Für jedes Quellarchiv wurden die zu bearbeitenden Dokumente anhand der CSV- bzw. der XML-Dateien eingelesen und in durchsuchbare PDF/A Dateien konvertiert. Anschließend wurden mit Hilfe des XSL-Transformationsmoduls die Indexdaten pro Dokument für den automatisierten Import in das Zielarchiv aufbereitet und zusammen mit den Dokumenten exportiert. DocYard protokollierte alle Konvertierungsschritte und die automatisch generierten Reports erlaubten unserem Partner zur Vollständigkeitskontrolle einen einfachen Abgleich mit den Quellarchiven. Nach abschließender, stichprobenartiger Qualitätskontrolle und Freigabe durch den Endkunden wurden die temporären Daten gelöscht. Die besonderen Sicherheitsanforderungen des Vorstandsarchives wurden durch die Rechteverwaltung und die Mandantentrennung innerhalb von DocYard sichergestellt.
Nach einer einwöchigen Vorbereitungsphase wurde die implementierte Lösung an den Partner übergeben. Die Gesamtlösung wurde dann einem einwöchigem Stresstest unterworfen und nach kleineren Anpassungen begann die Umsetzung eine weitere Woche später. Die auf Basis von DocYard realisierten Jobs erwiesen sich als performant und gleichzeitig stabil. Die Betreuung der Anwendung erfolgte über Fernwartungszugang.

Das Gesamtprojekt war nach 3 Monaten komplett abgeschlossen und auch die Erfassungstrecke auf Farbverarbeitung umgestellt. Heute speichert der Kunde alle eingehenden Dokumente farbig als volltextdurchsuchbare PDF/A-Dateien. Der Speicherbedarf für die Altdaten sank von ca. 2 TB auf ca. 1,4 TB. Die farbig gescannten und jetzt volltextdurchsuchbaren Neuzugänge sind aufgrund von LuraTechs preisgekrönter Mixed-Raster-Content (MRC, Layer/Ebenen-Verfahren) Kompressionstechnologie nicht größer als die früher erzeugten schwarz-weiß TIFFs.

Nächste Schritte

Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie weitere Informationen zu unseren Services wünschen!

About LuraTech Europe GmbH

LuraTech liefert Produktionssoftware und Dokumenten- und Daten-Konvertierungslösungen begleitet von maßgeschneiderten Services und herausragendem Support.