Anwenderbericht: PDF/A bei der Techniker Krankenkasse

Mit einem Bonusprogramm belohnt die Techniker Krankenkasse (TK) ihre Versicherten, die sich an gesundheitsfördernden Maßnahmen beteiligen, mit gestaffelten Geldprämien. Etwa 700.000 Versicherte nehmen derzeit an dem Programm teil. Dessen komplette Abwicklung hat die TK seit dem 1. Februar 2010 wieder in Eigenregie übernommen, nachdem sie die Aufgabe zuvor an einen externen Dienstleister delegiert hatte. Damit die Versicherten, die ihre Bonushefte eingeschickt haben, ihre Prämien zügig erhalten, werden die Hefte in Farbe eingescannt und verarbeitet. Dabei kommt der PDF Compressor der LuraTech Europe GmbH zum Einsatz. Er ist eine produktionstaugliche Anwendung zur Kompression, Wandlung nach PDF(/A), Zeichenerkennung (OCR), Klassifikation sowie Formulardatenextraktion und wandelt in diesem Fall die Dateien aus dem TIFF-Format bei gleichzeitiger Kompression ins PDF/A- Format um. So können die farbigen Dokumente platzsparend versendet und archiviert werden.

Zunächst melden sich die Versicherten für das TK-Bonusprogramm an und lassen sich die Teilnahme an gesundheitsfördernden Maßnahmen im Bonusheft bestätigen. Dazu gehören Untersuchungen zur Früherkennung und Vorsorge, Gesundheitskurse sowie sportliche Aktivitäten. Je nach Altersgruppe gibt es vier unterschiedliche Bonushefte: bis 14 Jahre, 15 bis 24 Jahre, 25 bis 49 Jahre und ab 50 Jahre. Abhängig von der Anzahl der absolvierten

Maßnahmen können die Versicherten Geldprämien in drei unterschiedlichen Stufen beantragen. Dazu senden sie die Hefte an eine Postfachadresse der TK nach Hallbergmoss. Dort werden sie in einen speziell für diesen Zweck konstruierten Scanvollautomaten eingelegt. Dieser entklammert zunächst durch Ausstanzen der Klammern die Bonushefte und führt anschließend die einzelnen Seiten dem Scanprozess zu. Dabei kommen verschiedene OCR-Engines des Softwarespezialisten SkySoft zum Einsatz. Die vorher definierten Felder, wie beispielsweise handschriftliche Einträge, Stempel, die Datamatrix-Codes, oder verschiedene Ankreuzfelder werden ausgelesen.

Vom Scan zum PDF

Um die Stempel und Handschriften genau zu erkennen, müssen die Farbimages als TIFF-Dateien gescannt werden. Pro Tag werden bis zu 6.000 Bonushefte verarbeitet. „Die Images im TIFF-Format wären mit etwa 50 Megabyte aber zu groß, um sie zu versenden oder archivieren“, erklärte Projektmanager Lars Traben. Deshalb hat die TK nach einer Lösung gesucht, die für eine platzsparende Archivierung und Komprimierung der Dokumente geeignet ist. Da die TK PDF/A auch schon in anderen Projekten einsetzt, fiel die Entscheidung sehr schnell für das PDF/A-Format, das eine langfristige Darstellbarkeit, Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Informationen gewährleistet, und dann auch für den LuraDocument PDF Compressor Enterprise. Denn dieser erstellt nicht nur ISO- konforme PDF/A-Dokumente, sondern verfügt auch über einen preisgekrönten Mixed-Raster-Content (MRC, Layer/Ebenen-Verfahren). Diese Kompressionstechnologie komprimiert farbige gescannte PDFs auf die gleiche Größe wie schwarz-weiße TIFF G4 Dateien. Trotz einer 100-fachen Kompressionsrate bleiben die hervorragende Bildqualität und die Lesbarkeit der Texte erhalten. Die optimalen Kompressionsergebnisse führen zu geringeren Speicherkosten und Bandbreitenbedarf bei gleichbleibender Qualität, die insbesondere das Netzwerk entlasten Darüber hinaus ist die Lösung so gestaltet, dass sie in bestehende Prozesse integrierbar ist.

Der LuraDocument PDF Compressor läuft im Hintergrund als Windows-Dienst und „überwacht“ in bestimmten Zeitabständen ein Verzeichnis inklusive Unterverzeichnisse. Jede neue Bilddatei im TIFF- Format wird automatisiert in ein PDF/A-Dokument umgewandelt. Die komprimierten PDF/A-Dateien werden mit den Daten im XML-Format über eine Schnittstelle an die TK ins Anwendersystem TKeasy ins Rechenzentrum der TK von Hallbergmoos nach Hamburg übergeben. Dort werden die Versichertendaten verwaltet. „Da die gescannten Images nach der Komprimierung eine Größe von nur noch zirka 50 Kilobyte haben, überlasten sie die Datenleitungen nicht, die wir auch für andere Anwendungen nutzen“, erklärt Traben.

Optimierungspotenzial durch elektronische Signatur

In den nachgelagerten TKeasy-Prozessen werden die Daten angenommen und an die TKeasy- Nachverarbeitung geleitet. Dort werden aus den gescannten und gelieferten Daten entsprechende Datensätze beziehungsweise Postkorbmeldungen generiert. Diese geben Auskunft darüber, welche Aufgaben im Zusammenhang mit dem betreffenden Geschäftsvorfall als nächstes anstehen, beispielsweise ob noch bestimmte Prüfungen vorzunehmen sind oder ob die Prämie ausgezahlt werden soll.

In Hallbergmoss werden zum Abschluss der Verarbeitung die gescannten Heftseiten gesammelt und geklammert in ein Ausgabefach ausgegeben. Von dort führt ihre Reise ins Archiv. „Wir müssen die Bonushefte sechs Jahre aufbewahren“, erläutert der Projektmanager den rechtlichen Hintergrund. Denn noch hat die TK die Images nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden, so dass eine anerkannte Beweissicherung auf elektronischem Wege noch nicht 100prozentig gegeben ist ‒ noch nicht. Denn: Um den Prozess weiter zu vereinfachen, hat die TK den Einsatz der digitalen Signaturen geplant. Im April 2012 soll es soweit sein. „Dann können wir die Bonushefte vernichten“, so Lars Traben.

Anwenderbericht Techniker Krankenkasse als PDF

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