Anwenderbericht: Kreissparkasse Ludwigsburg archiviert in Farbe mit PDF/A

Mit einer Bilanzsumme von über neun Milliarden Euro ist die Kreissparkasse Ludwigsburg die zweitgrößte Kreissparkasse in Deutschland. Kundeneinlagen von mehr als 5,9 Milliarden Euro, ein Kreditvolumen von 4,3 Milliarden Euro und fast 770.000 Kundenkonten sind das Ergebnis der Zusammenarbeit mit den Privat- und Firmenkunden sowie den Kommunen im Kreis Ludwigsburg. Als erste Sparkasse überhaupt archiviert sie alle Dokumente im zentralen OSPlus Archiv der Finanz Informatik GmbH in Farbe im PDF/A-Format.

Finanzinstitute sind verpflichtet, einen Großteil ihrer Dokumente wie Anträge, Formulare, Verträge oder Gutachten, über Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg aufzubewahren. Dementsprechend steigt das Dokumentenaufkommen kontinuierlich. So auch bei der Kreissparkasse Ludwigsburg. Allein das Papiervolumen der Kreditakten in der für die Baufinanzierung zuständigen Abteilung erstreckte sich auf stolze zwei Kilometer Länge. Der enorme Platzbedarf, die unhandliche Aufbewahrung und der schwierige Zugriff auf die Akten waren die wesentlichen Gründe, die Kreditakten zu digitalisieren und elektronisch aufzubewahren. Das bestehende Altarchiv sollte über einen Dienstleister gescannt und neu eingehende Akten sollten intern verarbeitet werden.

Über eine Ausschreibung suchten die Projektverantwortlichen der Kreissparkasse zunächst einen Dienstleister. Die besondere Herausforderung bestand darin, dass Kreditakten in ihrem Aufbau komplex sind. Sie bestehen aus etwa 200 Blatt unterschiedlichster Dokumente wie Schriftverkehr, geöste Verträge, unformatiger Pläne und Grundbuchauszüge. Die Dokumente sind in der Regel mit viel Farbe versehen, sie enthalten häufig Randnotizen und markierte Textpassagen. Den Auftrag erhielt schließlich der Scandienstleister condecco, mit dem dann die Frage nach dem Archivformat diskutiert wurde. Condecco scannte dazu als Test zehn Akten ein und speicherte diese im TIFF- und im PDF/A-Format. „Als wir die Ergebnisse miteinander verglichen haben, war die Entscheidung für PDF/A schnell getroffen“, erläutert Martin Ott, IT-Koordinator im ServiceCenter der Kreissparkasse Ludwigsburg. Denn das digitale Image entsprach dem farbigen Original und war nicht auf eine „Schwarz-Weiß-Kopie“ reduziert – und belegte dabei weniger Speicherplatz als eine TIFF-Datei.

Teilweise werden nur 70 % des Speicherplatzes für PDF/A-Dateien im Vergleich zu den TIFF-Dateien benötigt. Da die Finanz Informatik den genutzten Speicherplatz als Basis für seine Abrechnungen verwendet, sind für die angeschlossenen Sparkassen kleine Dateigrößen von wirtschaftlich hoher Bedeutung. Seit Anfang 2008 unterstützt die Finanz Informatik PDF/A als Archivierungsformat. Um die Dateigrößen so klein wie möglich zu halten, nutzt condecco den LuraDocument Compressor von der LuraTech Europe GmbH. Die bedienerfreundliche Software zur Kompression in PDF/A-Dateien stellt sicher, dass Dokumente originalgetreu und langfristig erhalten und lesbar bleiben. Die Produkte erzeugen kostengünstige, komprimierte Schwarz-Weiß- oder Farbdokumente, die so klein sind, dass sie per E-Mail versendet werden können.

Bei der Sichtung aller für das OSPlus Archiv zertifizierten Erfassungsanwendungen entschieden sich die Verantwortlichen der Kreissparkasse Ludwigsburg für die Lösung von Bechtle. Ausschlaggebend war die effiziente Erfassung der Dokumente. Darüber hinaus spielte das von Bechtle in vielen Projekten erworbene Know-how im Sparkassenumfeld und die daraus resultierende Beratungskompetenz eine entscheidende Rolle.

Auf PDF/A als ISO-Standard wollte die Kreissparkasse Ludwigsburg auch bei der Digitalisierung der neu eingehenden Kreditakten nicht verzichten. Die Erfassungslösung von Bechtle umfasst einen Stapelscanner (8120DC), einen Flachbettscanner (Truper 3200) sowie den LuraDocument PDF Compressor. Bechtle hat den PDF Compressor in seine Erfassungslösung OSP-Archiv Link integriert. Die Kreissparkasse kann damit ihre ein- oder mehrseitigen Dokumente in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen im Format PDF/A im zentralen OSPlus Archiv der Finanz Informatik archivieren.

Dabei hat das Bechtle IT-Systemhaus Köln die Parameter der Software genau auf die Anforderungen der Kreissparkasse Ludwigsburg eingestellt, so dass die Dokumentenqualität und -größe in einem perfekten Verhältnis stehen. Die hochkomprimierten PDF/A-Dokumente in Farbe sind nicht größer als vergleichbare Schwarz-Weiß-Dokumente im TIFF-G4-Format. „So haben wir den Mehrwert in der Farbe, ohne dass höhere Archivierungs- oder Leitungskosten oder gar längere Antwortzeiten entstehen,“ beschreibt Martin Ott den Nutzen.

Im nächsten Schritt plant die Kreissparkasse, die Volltextsuche per OCR einzuführen, die der LuraDocument PDF Compressor per se mitbringt. Darüber hinaus sollen als weiteres Projekt die Akten der Firmen- und Gewerbekunden digitalisiert werden. Deren zu verarbeitendes Dokumentenvolumen ist etwa genauso groß wie das aus der Baufinanzierungsabteilung.

„Für die Mitarbeiter bedeutete dies schon eine Umgewöhnung“, so Ott. „Heute würden die Kollegen und Kolleginnen PDF/A in Farbe nicht mehr hergeben!“

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