„Was haben wir in den sechs Jahren gelernt?“

Seit dem Jahr 2005 gibt es den ISO-Standard für die Archivierung von digitalen Dokumenten – PDF/A. Dr. Hans Bärfuss, Gründer und Geschäftsführer der PDF Tools AG, zieht ein Resümee, was während dieser Zeit erreicht wurde – und woran es noch fehlt.

2005 ist der erste Teil von PDF/A, dem ISO-Standard für die Archivierung von digitalen Dokumenten, erschienen. Dass es diesen Standard gibt, ist nun weitreichend bekannt, zumindest in Europa. Das Erfreuliche an PDF/A ist, dass es nicht nur ein Papierstandard ist. Er wurde von fast allen führenden Herstellern adaptiert, von vielen namhaften Organisationen eingeführt und von der Gesetzgebung in einigen Ländern aufgenommen. Obwohl sich das Wissen über die Existenz und den Zweck des Standards in beeindruckender Weise verbreitet hat, so zeigt doch die Erfahrung, dass immer noch sehr wenig Wissen über PDF/A-Prozesse vorhanden ist. Und damit fehlt oft die Grundlage für gut geplante und geführte Einführungsprojekte.

Verfahrenswissen noch ausbaufähig
Wie kommt das? Wenn man die vielen Publikationen über PDF/A verfolgt, so ist der Leser in den Kategorien „Einführung in PDF/A“, „technische Einzelheiten über PDF/A“ oder „PDF/A-konforme Produkte“ bestens bedient. Auch unter den Erfolgsgeschichten und Anwenderberichten von Kunden findet der Interessierte die für ihn passenden Szenarien. Über das Verfahrenswissen gibt es allerdings kaum relevante Artikel. Die Hersteller kennen zwar ihre Produkte sehr gut, verfügen jedoch oft nicht über die notwendige Beratungskompetenz. Der Kunde erkennt in dieser Situation, dass er zwei Alternativen hat: Entweder er durchläuft die Lernkurve selbst oder lässt sie seinen Systemintegrator durchlaufen. In jedem Fall bezahlt er dafür.

Wissen kann Kosten vermeiden helfen
Mit ein wenig Basiswissen ließen sich unnötige Kosten vermeiden. Dabei geht es immer um die gleichen Fragen: Wo brauche ich PDF/A? An welcher Stelle im Prozess wandle ich nach PDF/A um? Wie stelle ich sicher, dass nur PDF/A-konforme Dokumente ins Archiv gelangen? Wie passe ich digitale Signaturen in den Arbeitsprozess ein? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft muss ich berücksichtigen?

Was hilft denn nun? Es gibt auch in der PDF/A-Welt gut ausgebildete und erfahrene Berater. Dr. Hans Bärfuss empfiehlt jeder Organisation, in dieser wichtigen Vorbereitungsphase eines PDF/A-Einführungsprojektes genügend Budget für Beratungsdienste bereitzustellen. Die Erfahrung zeigt, dass damit in den Umsetzungsphasen einige Kosten vermieden werden.

Quelle: BIT Magazin / Ausgabe 5-2011

Zum Originalbericht (PDF): Statement zu PDF/A-Einführungsprojekten: “Was haben wir in den sechs Jahren gelernt?”

About PDF Tools AG

Die PDF Tools AG zählt weit über 4000 Unternehmen und Organisationen in 60 Ländern zu ihren Kunden und ist damit ein weltweit führender Hersteller von Softwarelösungen und Programmierkomponenten für PDF und PDF/A Produkte.