PDF/A – Empfehlungen

Auf der DMS EXPO 2009 präsentierte die Gesellschaft zur Förderung des automatisierten Rechnungswesens e.V. (GFaR) das von ihr konzipierte Verfahren zur Vereinheitlichung des elektronischen Rechnungsaustauschs erstmals der Öffentlichkeit.

Standard eBilling basiert auf dem ISO-Standard PDF/A als Dokumenten-Format und auf dem von der Fraunhofer Gesellschaft gemeinsam mit der deutschen Wirtschaft entwickelten XML-Standard openTRANS für die Einbettung der Rechnungsdaten. Dabei bilden PDF/A-Dokument und die eingebetteten Rechnungsdaten eine Einheit, welche durch die elektronische Signatur „versiegelt“ wird. Die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an korrekte elektronische Rechnungen und die der Abgabenordnung an Nachprüfbarkeit und Langzeitarchivierung lassen sich damit einfach und praxisnah erfüllen.

Standard eBilling ist offen für alle. Korrekte Implementierung vorausgesetzt, kann jeder Rechnungsersteller und jeder Empfänger ohne Verständigung mit der Gegenseite daran partizipieren.

Unter der Überschrift “Sustainability of Digital Formats; Planning for Library of Congress Collections” veröffentlicht die Library of Congress eine Reihe von detaillierten Informationen.

Das LDP Centre (Centre for Long-term Digital Preservation) empfiehlt PDF/A:

Bei der Wahl eines geeigneten Dateiformats für die originalgetreue und vollständige Bewahrung müssen besondere Anforderungen berücksichtigt werden. PDF/A-1 wird diesen Anforderungen für eine ganze Reihe von Dokument-Typen gerecht.

Jedes Dokument lässt sich – zusätzlich zu den bereits vorhandenen Metadaten – mit weitere Metadaten ausstatten. Metadaten können dabei helfen, die Dokumentverfolgung zu verbessern und die Dokument-Historie anzuzeigen. Es ist möglich, Informationen über den Erstellter des Dokuments, über das Entstehungsdatum, über Änderungen am Dokument oder an den Metadaten selbst abzurufen.

Originalinformation (Datum: 2010-01-08) auf der Website der Luleå University of Technology

Wie Kathrin Schroeder im Magazin move – moderne verwaltung, Ausgabe 1/2009 unter dem Titel “Format fürs Archiv” berichtet, sieht das Bundesarchiv Koblenz bei der Archivierung digitaler Dokumente das Format PDF/A in einer zunehmend wichtigen Rolle. Das Bundesarchiv lagert digitale Unterlagen der verschiedenen Bundesbehörden, wobei das Aufkommen in den nächsten Jahren weiter steigen dürfte… PDF

Die Universität Potsdam strebt an, dass künftig alle Dokumente, die auf dem eigenen Publikationsserver vorgehalten werden, in PDF/A vorliegen sollen. Dies geht aus einer Mitteilung auf der Webseite der Hochschule hervor. Hier erhalten die Anwender auch Tipps für die Erstellung von PDF/A etwa aus Word oder für die Konvertierung von LaTeX nach PDF/A.

Die Deutsche Nationalbibliothek zieht PDF/A allen anderen Dateiformaten vor, wenn es um die Anlieferung von Inhalten in digitaler Form geht. Dies ist der aktuellen Präferenzregelung der Institution zu entnehmen. Auf Rang zwei steht “herkömmliches” PDF gefolgt von HTML. Die komplette Liste weitere Informationen zur Dokumentenanlieferung finden Sie auf der Website der Deutschen Nationalbibliothek.

In ihren Informationen für AnbieterInnen und Bibliotheken legt die Österreichische Nationalbibliothek fest, dass angelieferte Dateien bevorzugt im PDF/A Format vorliegen sollen. Die Empfehlungen der Österreichischen Nationalbibliothek hinsichtlich der Ablieferung von digitalen Dokumenten im Format PDF stellen daher Einschränkungen des Formats dar, welche die langfristige Archivierbarkeit von digitalen Dokumenten unterstützen sollen. Sie orientieren sich vor allem ISO-Standard ISO 19005-1:2005 „Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF (PDF/A)“, der auf der Version 1.4 des PDF-Formats basiert.

Die Brasilianische Regierung hat die e-PING-Architektur beschlossen, die “Electronic Government Interoperability Standards”, welche einen Paradigmenwechsel für die Erarbeitung von Konzepten und technologischen Spezifikationen ermöglichen sollen. Diese sollen die Bereitstellung von elektronischen Diensten für die Gesellschaft unterstützen. In diesem Zusammenhang ist das Zusammenwirken von Technologien, Prozessen, Informationen und Daten eine unabdingbare Voraussetzung für qualitativ hochwertige Dienstleistungen.

Für die Vorbereitung endgültiger Versionen eines Dokuments – für den Versand oder die Archivierung – wird die Verwendung von PDF/A empfohlen. Dokumente, die außerdem einen Nachweis für Vollständigkeit und die korrekte Autorenschaft vorweisen müssen, sollten zusätzlich zur PDF/A-Kompatibilität mit einer Signatur gemäß ICP-Brazil Certificate vom Autor unterzeichnet werden.

www.governoeletronico.gov.br

In der Schweiz können Eingaben an Behörden und Gerichte seit dem 1. Januar 2011 generell auch elektronisch übermittelt werden. Zugelassene Dateiformate sind dabei PDF/A, in Einzelfällen auch PDF. Die gesamte Liste ist auf der Webseite der Schweizerischen Bundeskanzlei zu finden.

Ab April 2011 sind alle dänischen Regierungsorgane dazu aufgerufen, den freien Dokumentenstandard ODF zu nutzen. Er erfüllt als einziges Format alle Kriterien für “Offenheit”. Für nicht editierbare Dokumente soll PDF/A-1 zum Einsatz kommen. Mehr Details in dieser Pressemitteilung (PDF) der OpenDocument Format Alliance.

In Frankreich hat die Direction Générale de la Modernisation de l’Etat (Ministère du Budget) im Frühjahr 2009 eine Empfehlung für die Handhabung von elektronischen Daten herausgegeben. Die Vorgabe empfiehlt die ISO-Norm PDF/A für die Archivierung von Verwaltungsdokumenten mit statischem, unveränderlichem Inhalt. Die Referenz für den Datenaustausch Référentiel Général d’Interopérabilité; kurz RGI steht in französischer Sprache zum Download bereit (die Informationen zu PDF/A finden Sie auf Seite 63).

Die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) veröffentlichte jüngst eine aktualisierte Version 4.0 zu SAGA (Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen). Diese Version gibt PDF/A-1 jetzt ein größeres Gewicht und empfiehlt diesen Standard ausdrücklich für die Langzeitarchivierung. SAGA beschreibt Standards, Technologien und Methoden für den Einsatz von Informationstechnik in Bundesbehörden und gibt Empfehlungen zum Bereich E-Government in der öffentlichen Verwaltung. Weitere Informationen zu SAGA 4.0 auf der Webseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.

MoReq ist eine europäische Spezifikation für das elektronische Dokumenten- und Records-Management. Die Abkürzung steht für “Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records”. MoReq wurde ursprünglich für eine vereinheitlichte Weitergabe von Dokumenten zwischen der europäischen Kommission und den Regierungen der Mitgliedsstaaten entwickelt. Die in Februar 2008 publizierte, neue Version MoReq2 berücksichtigt in der Liste der empfehlenswerten Datenformaten PDF/A, etwa beim Scannen von Dokumenten und für dem Bereich Langzeitarchivierung. Weitere Informationen finden Sie auf www.moreq2.de, der Standard kann hier heruntergeladen werden.

Die Bundeskammer der Architekten und Ingenieurkonsulenten in Österreich verlangt für öffentliche, elektronische Urkunden die Einhaltung des Standards PDF/A-1b. Zudem wird die Echtheit aller elektronischen Dokumente, die in die Urkundensammlung des Grundbuches übernommen werden, durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet. Weitere Einzelheiten liefert die Webseite der BAIK unter www.baik-archiv.at; einen guten Überblick bietet zudem ein Schema Aufbau des BAIK-Archivs.

Die Norwegische Regierung hat festgelegt, dass alle Informationen, die über staatlich betriebene Websites verbreitet werden, in offengelegten Dokumentformaten abgelegt werden sollen. Das sind etwa HTML, PDF bzw. PDF/A und ODF. PDF/A wird für Dokumente empfohlen, deren Layout verbindlich ist. Diese Vorgabe trat zum 1. Januar 2009 in Kraft. Weitere Details finden Sie in der Meldung des Ministry of Government Administration and Reform.

Für die kommunale Verwaltung sind offene Datenformate (ODF, HTML, PDF 1.4 bzw. besser PDF/A) seit dem 1. Januar 2010 vorgeschrieben, wenn Informationen über das Internet veröffentlicht werden (weitere Informationen auf norwegisch).

Der Schweizerische Bundesrat setzt in einem Entwurf zur “Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens” auf PDF/A. In der elektronischen Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern soll in Zukunft – wenn es um Verfügungen geht – wegen der Vorzüge der Archivierbarkeit das Dateiformat PDF/A eingesetzt werden. Die Verordnung tritt am 1. 1. 2008 in Kraft, der Zeitrahmen für die konkrete Umsetzung liegt bei 10 Jahren. Weitere Details stellen die Bundesbehörden der Schweizerischen Eidgenossenschaft auf www.admin.ch bereit.