Die zehn am weitesten verbreiteten Märchen über PDF/A

Mythos 1: TIFF ist revisionssicher, PDF und PDF/A nicht

Diese Behauptung ist eindeutig falsch. Es gibt kein Dokumentformat, das von sich aus revisionssicher ist. Eine TIFF-Datei kann genauso mit einfachen Tools geändert werden wie ein PDF/A-Dokument oder eben andere Dokumente. Die Unveränderbarkeit von Dokumenten kann nur durch eine Signatur erreicht werden. Wenn man Dateien revisionssicher aufbewahren muss, dann ist weiterhin ein System oder Verfahren notwendig, welches die Revisionssicherheit garantiert.

Mythos 2: PDF ist ein 1-Hersteller-Standard, TIFF ist offengelegt

Ja und Nein. TIFF ist ein Industrie- also ein De-facto-Standard, aber bis heute von keiner internationalen Normierungsorganisation (ISO, DIN etc.) normiert. Sowohl PDF selber (ISO 32000) als auch PDF/A (ISO 19005) sind offengelegte ISO-Standards und damit nicht nur ein De-facto-, sondern auch ein De-jure-Standard.

Mythos 3: PDF/A unterstützt keine Signaturen

Ganz im Gegenteil. PDF/A erlaubt sogar eingebettete Signaturen – bis hin zur qualifizierten Elektronischen Signatur. Der Signatur-Hersteller muss die Signatur dafür lediglich mit seinem Produkt PDF/A-konform anbringen, aber hier gibt es in der Praxis noch Signaturanbieter, die das noch nicht mit Ihren Produkten beherrschen

Mythos 4: PDF/A erlaubt keine Kompression

Falsch. PDF/A erlaubt alle gängigen Kompressions-Schemata wie JBIG2, JPEG, etc. Ausnahme ist LZW, wo zur Zeit der Standardisierung noch Patente gültig waren. Aus diesen zeitlichen Gründen ist auch JPEG2000 noch nicht in PDF/A-1 eingeflossen, ist aber in der neuen Version PDF/A-2 möglich.

Mythos 5: PDF/A erlaubt keine OCR für gescannte Dokumente

Falsch. OCR ist sowohl in PDF/A-1b als natürlich auch in PDF/A-1a erlaubt. Kleine Spezialität – und vielleicht Ursache der Verwirrung– ist die Ausnahme, dass dieser unsichtbare Font nicht eingebettet sein muss.

Mythos 6: PDF/A-Dateien werden wegen Font-Einbettung zu groß

Ja und Nein. Richtig ist, dass Fonts (außer OCR) eingebettet werden müssen. Das ist aufgrund der praktischen Erfahrungen nur in dem speziellen Anwendungsgebiet Massen-Ausgangspost ggf. ein Problem. In diesem Bereich kann man mit Font-Reduzierung und Subsetting arbeiten oder pragmatisch und unternehmensindividuell auf die Font-Einbettung verzichten. Diese Dateien sind dann nach „reiner Lehre“ keine PDF/As mehr. Es bleiben aber – bis auf die bewusste Ausnahme – alle Vorteile von PDF/A erhalten.

Mythos 7: PDF/A erlaubt keine Metadaten

Im Gegenteil. Gerade durch XMP sind standardisierte Metadaten in PDF/A möglich. Metadaten können, wie bisher, in den umgebenden Systemen verwaltet werden. Ein Vorteil von PDF/A ist, dass diese auch untrennbar in das Dokument eingebettet werden können.

Mythos 8: PDF/A wird nicht von DMS-Systemen unterstützt

Ja und Nein. Einfach gesagt, kann ein ECM-System auch gut PDF/A unterstützen, das mit PDF umgehen kann. Es gibt aber (leider) noch eine Reihe von DMS-Herstellern, die auf ihre ausgereizten TIFF-Viewer setzen, und das kann in der Praxis manchmal wirklich ein „Hemmschuh“ sein.

Mythos 9: PDF/A wird nur von einer kleinen Gruppe hiesiger Anbieter gefördert

Ganz falsch! Es ist sicher richtig, dass PDF/A im deutschsprachigen Raum zuerst – auch durch die Gründung des PDF/A Competence Center in Deutschland – angenommen wurde. Mittlerweile gibt es in vielen Ländern und Branchen Empfehlungen oder sogar gesetzliche Vorgaben für PDF/A. By the way: Das PDF/A Competence Center hat inzwischen über 100 Mitglieder aus circa 20 Ländern!

Mythos 10: PDF/A ist teuer!

Ja und nein. Sicher erfordert der Einsatz von PDF/A-Werkzeugen erst einmal Investitionen. Manchmal lässt sich der ROI durch hochkomprimierte PDF/A-Dateien innerhalb weniger Monate sogar ohne Excel ausrechnen, wie z. B. im Sparkassen-Bereich. Aber das ist vielleicht eher die Ausnahme. Das Problem dabei ist die Bewertung der Vorteile: Denn wie viel ist es wert, wenn durch Format-Vereinheitlichung Schulungsaufwand und Gebühren für Viewer-Lizenzen eingespart werden und in der Zukunft weniger Migrationen notwendig sind? Und nicht zuletzt: Wie bewertet man ein dank standardisierter PDF/A Dateien „gutes“ Archiv?