Werkzeuge für die PDF/A-Erstellung

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

PDF/A-Dokumente lassen sich auf unterschiedlichen Wegen erzeugen:

  • aus gescannten Vorlagen,
  • über eine direkte Konvertierung der Ursprungsdaten,
  • über einen Export aus dem Programm, mit dem das Ursprungsdokument erstellt wurde,
  • über einen Zwischenschritt, der aus einer PDF-Datei schließlich PDF/A erzeugt,
  • und über Druckausgabeformate bzw. Druckdatenströme wie GDI, PCL, PostScript, AFP und XPS.

Im Folgenden werden lediglich einige typische Abläufe skizziert. Eine umfangreiche Liste mit Produkten, die eine entsprechende PDF/A-Erstellung unterstützen, ist auf www.pdfa.org, der Website der PDF Association, zu finden.

Desktop-Software

Auf dem Arbeitsplatzrechner bieten vor allem Office-Anwendungen bereits eingebaute bzw. leicht nachrüstbare Möglichkeiten, Textverarbeitungsdateien, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen direkt nach PDF/A zu exportieren. Wird die Option „Tagged PDF“ aktiviert, unterstützen sowohl Microsoft Office wie auch OpenOffice und LibreOffice sogar PDF/A der Konformitätsstufe A für semantisch strukturierte Daten.

OpenOffice Tagged PDF

Die PDF-Exportoptionen einiger Textverarbeitungsprogramme (hier OpenOffice) erlauben die Erstellung von PDF/A-1 inklusive „Tagged PDF“ als Voraussetzung für die Konformitätsstufe A.

Einige Lösungen für die Wandlung nach PDF/A klinken sich in die Druckdatenerzeugung ein und generieren auf diese Weise PDF- bzw. PDF/A-Dateien. Ein anderer Ansatz verwendet Programmier-Bibliotheken, um die Datenumformung durchzuführen oder PDF direkt zu schreiben.

Adobe Acrobat ist eine in vielen Bereichen eingesetzte Lösung für PDF und unterstützt PDF/A in umfassender Weise. Mit dieser Software lassen sich PDF/A-Dateien auch dahin gehend überprüfen, ob der PDF/A-Standard tatsächlich eingehalten wird.

Auch für die Aufgabenstellung Scan-to-PDF/A inklusive OCR gibt es Produkte für Einzelplatzrechner. Zum Teil befindet sich solche Software im Lieferumfang von Scangeräten.

Server-Lösungen

Für die PDF/A-Erstellung im großen Stil bieten sich Server-Lösungen an. So lassen sich Arbeitsabläufe unternehmensweit vereinheitlichen und große Datenaufkommen bewältigen. Einige Produkte, die auch für den Desktop-PC erhältlich sind, gibt es in Server-Versionen für die hochvolumige Verarbeitung.

Programmier-Bibliotheken

Programmier-Bibliotheken geben Entwicklern die Möglichkeit, eigene Anwendungen um PDF/A-Funktionen zu erweitern, ohne diese komplett selbst entwickeln zu müssen. Auch einige Desktop- oder Server-Produkte sind als Programmier-Bibliothek erhältlich. Somit können Hersteller in ihre Lösungen ohne eigenen Entwicklungsaufwand Funktionen integrieren, die zum Beispiel PDF/A erzeugen, prüfen und verwalten. Bei entsprechenden internen Projekten besteht für die IT-Abteilung die Möglichkeit, die individuelle Software-Umgebung des Unternehmens durch PDF/A-Features zu ergänzen.

Integrierte PDF/A-Funktionen

Zahlreiche Hersteller von Dokumentenmanagement- und Output-Management-Lösungen stellen Module zur Verfügung, mit denen PDF/A-Funktionen ausgeführt werden können. Schon heute sind viele Systeme für die hochvolumige Ansteuerung verschiedenster Eingangs- und Ausgangskanäle für die Formate PDF und PDF/A auf dem Markt verfügbar.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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