Validierung – ist es wirklich PDF/A?

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Ob eine vorliegende PDF-Datei tatsächlich der ISO-Norm PDF/A entspricht, lässt sich nicht zweifelsfrei auf den ersten Blick erkennen. Zwar zeigen Anwendungen wie Adobe Reader und Adobe Acrobat bei geöffneten PDF/A-Dokumenten einen hellblauen Balken, der auf die dateiinterne PDF/A-Kennung hinweist. Doch diese Informationseinblendung ist lediglich ein Indikator und ersetzt nicht eine Prüfung auf Einhaltung des PDF/A-Standards.

PDF/A im Adobe Reader

Adobe Reader und Adobe Acrobat können auf die PDF/A- Konformität eines Dokuments hinweisen. Dies ersetzt jedoch keine Validierung.

Gewissheit bringt eine Validierung, die alle relevanten Bestandteile des Dokuments untersucht.

Wann muss ich validieren?

Es gibt im typischen Lebenszyklus einer PDF/A-Datei Stationen, an denen sie auf ihre uneingeschränkte ISO-Konformität hin zu überprüfen ist.

  • Nach der Erstellung: Eine PDF/A-Datei sollte gleich nach ihrer Erstellung validiert werden, um zu sehen, ob der Vorgang erfolgreich war.
  • Nach dem Empfang: Erhält ein Unternehmen eine PDF/A-Datei zum Beispiel per E-Mail oder auf anderen Wegen, ist eine Überprüfung angezeigt. Man kann schließlich nicht wissen, wie die PDF/A-Datei erstellt wurde.
  • Vor dem Versand bzw. der Verteilung: Sollen PDF/A-Dateien per E-Mail verschickt oder über ein Webportal zugänglich gemacht werden, empfiehlt sich eine vorherige Validierung.
  • Vor der Archivierung: Bevor man Daten in das digitale Archiv aufnimmt, ist deren Validierung Pflicht.
  • Nach bestimmten Arbeitsprozessen: Es gibt Bearbeitungsschritte, die eine PDF/A-Datei in der Regel nicht ungültig machen sollten. Unter ungünstigen Umständen kann es aber trotzdem dazu kommen, zum Beispiel nach dem Einfügen von Seiten in die PDF/A-Datei. Eine Validierung bringt Klarheit.

Identifiziert eine Validierung Verstöße gegen die Regeln des PDF/A-Standards, lässt sich die Datei mithilfe entsprechender Software in vielen Fällen reparieren. Ansonsten bleibt nur die Möglichkeit, mit modifizierten Einstellungen das PDF-Dokument erneut zu schreiben.

Die passende Validierungslösung

Für die Validierung gibt es einige Programme auf dem Markt. Wie schon bei der Software für die PDF/A-Erstellung hat man die Wahl zwischen Anwendungen für den Arbeitsplatzrechner, Server-Lösungen und Work­flow-System-Modulen. Auch über Programmier-Bibliotheken können PDF/A-Dateien validiert werden.

Einige PDF/A-Erstellungsprogramme sind in der Lage, im Anschluss an eine Konvertierung zu testen, ob das Ergebnis dem ISO-Standard entspricht. Diese Lösungen können natürlich auch angelieferte PDF/A-Dokumente validieren.

Das in vielen Branchen verbreitete Adobe Acrobat Pro testet über die Preflight-Funktion fast alle PDF-ISO-Standards, darunter auch die drei PDF/A-Normteile.

Acrobat Preflight

Acrobat prüft über die Preflight-Funktion die Konformität von PDF-Standards.

Besonderheit Prozessvalidierung: Bei einer automatisierten Verarbeitungsstrecke, etwa für Scan-to-PDF/A, wird der Gesamtprozess validiert und nicht die PDF/A-Daten jedes einzelnen Durchgangs.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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