PDF/A – ISO-Standard für die Langzeitarchivierung

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Papier, Mikrofilm und Mikrofiche waren bis zum Ende des 20. Jahrhunderts in Unternehmen und Behörden die einzige Möglichkeit, Dokumente langfristig und reproduzierbar zu archivieren. Der Nachteil dieser analogen Arbeitsweise liegt in der aufwendigen Handhabung: Dokumente lassen sich nur mühsam durchsuchen, man benötigt Fachpersonal, spezielle Lesegeräte für die Filme sowie separate, klimatisierte Räume zum Lagern der Dokumente.

Als digitales Archivformat konnte sich zunächst das Bildformat TIFF in vielen Ländern durchsetzen. Doch mit PDF steht seit 1993 ein modernes, leistungsfähigeres Format zur Verfügung, auf dessen Grundlage der Archivformatstandard PDF/A entwickelt wurde.

Für alle Unternehmen, Behörden und Privatanwender, die digitale Informationen über eine längere Zeitspanne vorhalten müssen – sei es für fünf, 50 oder 500 Jahre –, ist nun der PDF/A-Standard die Antwort auf die Frage nach dem richtigen Dateiformat.

Bei PDF/A handelt es sich um einen mehrteiligen Standard der ISO, den internationale Vertreter aus Branchenverbänden, Unternehmen und Behörden in langjähriger Gremienarbeit entwickelten. Das Ergebnis ist „ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente so darzustellen, dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion“ (ISO 19005-1, Zitat aus der Einleitung).

ISO Logo

Die ISO (International Organization for Standardization) ist die weltweit größte Organisation, die internationale Standards erarbeitet und veröffentlicht.

Der erste Normteil, PDF/A-1, ist seit dem 1. Oktober 2005 in Kraft und trägt die offizielle Bezeichnung „ISO 19005-1:2005. Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)“.

Inzwischen stehen dem Anwender mit PDF/A-2 (seit 2011) und PDF/A-3 (seit 2012) zwei weitere Normteile zur Verfügung. Sie existieren parallel und sind jeweils für bestimmte Anforderungen optimiert.

Die PDF/A-Normenreihe regelt, wie elektronische Dokumente beschaffen sein müssen, damit sich diese auch nach Jahrzehnten zuverlässig reproduzieren lassen. Wie man ein Archiv revisionssicher aufbaut und welche Konzepte dabei verfolgt werden, beschreibt der Standard nicht.

Entscheidende Vorteile von PDF/A

  • Eine PDF/A-Datei enthält alles, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist, und nichts, was diese Darstellung beeinträchtigen könnte.
  • PDF/A-Dateien sind plattformübergreifend einsetzbar.
  • Es gibt kostenlose Programme, die PDF/A-Dateien anzeigen können.
  • Die mehrteilige PDF/A-Norm bietet Anwendern eine hohe Flexibilität.

PDF/A findet eine breite Akzeptanz

In vielen Bereichen setzt sich PDF/A immer mehr durch, sei es in der Industrie, in der öffentlichen Verwaltung, bei Finanzdienstleistern oder im Wissenschaftsbereich. Zahlreiche Behörden und Einrichtungen in aller Welt empfehlen bereits PDF/A oder schreiben den Standard sogar explizit vor.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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