PDF/A in Wirtschaft und Industrie

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Engineering drawingUnternehmen profitieren vom ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, weil er dabei hilft, digitale Unterlagen gemäß rechtlicher Vorgaben bereitzuhalten. PDF/A-3 hat das Einsatzspektrum in der Privatwirtschaft nochmals erweitert, da der neue Normteil auch Ursprungsdokumente mit verwalten kann.

Dokumentationen in der Industrie

Pionier in der Anwendung von PDF/A war der Flugzeugbauer Airbus. Konstruktionspläne für Flugzeuge müssen 99 Jahre aufbewahrt werden. Eine Arbeitsgruppe des Herstellers erkannte bereits 2002, dass PDF zwar gute Voraussetzungen für eine Archivierung bietet, aber auch viele hierfür abträgliche Funktionen enthält. Das Team entwickelte daher zuerst ein „minimales PDF“ und nutzte schließlich als eines der Ersten PDF/A.

Im Konstruktionsbereich hat man zum Beispiel die Vorteile der Container-Funktionalität von PDF/A-3 erkannt. So können Unternehmen aus der Maschinenbau-Branche die Originaldaten von 3D-Modellen unabhängig vom Format in der PDF/A-3-Datei direkt vorhalten.

Der Verband NIRMA (Nuclear Information and Records Management) wiederum empfiehlt PDF/A im Bereich kerntechnischer Anlagen in den Vereinigten Staaten von Amerika. So setzt der US-Energieversorger Southern Co. seit Jahren PDF/A ein, um sicherzustellen, dass alle digitalen Dokumente seiner kerntechnischen Anlagen langfristig lesbar bleiben.

Banken und Versicherungen

Der Techniker Krankenkasse hilft PDF/A beim Bonusprogramm für Versicherte: Zunächst scannt das Unternehmen die als Papierdokumente vorliegenden Bonushefte in Farbe. Aus dieser Datei entsteht dann ein PDF/A mit Bildkompression und durchsuchbarem Text, das sich archivieren und versenden lässt.

Die Helaba Landesbank Hessen-Thüringen nutzt PDF/A für die Eingangspost und für die E-Mail-Archivierung. Elektronische Kreditunterlagen hinterlegt sie ebenfalls im PDF/A-Standard.

Im Banken- und Versicherungswesen gilt nicht selten eine Aufbewahrungspflicht von 50 oder mehr Jahren für Kredit- oder Versicherungsakten.

Gesundheitswesen

Unterlagen wie Arztbriefe, Befunde, Laborberichte sowie Röntgenbilder und Tomografieaufnahmen müssen in der Regel 30 Jahre und länger aufbewahrt werden.

Für die Archivierung ihrer Patientenunterlagen verwenden zum Beispiel die Medizinischen Versorgungszentren der Universitätsmedizin Greifswald PDF/A – inklusive elektronischer Signatur und Zeitstempel. Aus Gründen der Rechtssicherheit spielt die elektronische Signatur bei ärztlichen Befundberichten eine wichtige Rolle.

Nicht nur in Kliniken, auch in Arztpraxen kommt PDF/A zum Einsatz. So verwaltet und archiviert die Gemeinschaftspraxis für Strahlentherapie in Singen die Patientenakten digital als PDF/A.

Elektronische Rechnungen

Für den vereinfachten Austausch von digitalen Rechnungen gibt es das standardisierte Dokument- und Datenformat ZUGFeRD. Es ist das Ergebnis einer gemeinsamen Initiative des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. (BITKOM) und des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Auch das Austauschformat ZUGFeRD setzt auf PDF/A-3. Um die automatische Weiterverarbeitung beim Empfänger zu unterstützen, bettet es die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format ein.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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