PDF/A in Gesetzgebung und Justiz

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Digitale Akten lösen zunehmend die traditionellen Papierdokumente ab. Einer­seits werden Vorlagen gescannt und digitalisiert, andererseits setzen sich Abläufe, die von Anfang an digitale Dokumente durchgängig verwenden, immer mehr durch – vornehmlich in Form von PDF/A.

Symbolbild Justiz

Auch in den Bereichen Gesetzgebung und Justizverwaltung spielt PDF/A in vielen Ländern eine bedeutende Rolle. Denn bei Gesetzesvorlagen und Gerichtsakten ist es meist Pflicht, sie für eine ausgesprochen lange Zeit zu archivieren. Dabei lassen sich elektronische Akten über Suchsysteme und XMP-Metadaten in PDF/A schnell auffinden und zuweisen.

Bundesgerichtsbarkeit in den Vereinigten Staaten (U.S. Courts)

Die große Bedeutung von PDF/A im Justizumfeld zeigt sich nicht zuletzt daran, dass die Administration der US-Gerichte, das „Administrative Office of the United States Courts“, die Standardisierung von PDF/A maßgeblich in die Wege leitete. Seit 2002 arbeitete man mit den amerikanischen Organisationen AIIM (Association for Information and Image Management) und der NPES (National Printing Equipment Association) an der Erstellung einer Norm für Archivdokumente. Ziel war es, das umfangreiche papierbasierte Aktenaufkommen in ein verlässliches und zukunftssicheres digitales Format zu überführen, das sich ohne teure Spezialsoftware betrachten lässt.

Die Handelskammer in Italien

Unternehmen in Italien müssen seit 2010 Meldungen an das zuständige Handelsregister im PDF/A-Format abgeben. Dazu zählen Bilanzen und Urkunden, aber auch Meldungen über geschäftliche Transaktionen, Übernahmen, Fusionen oder Insolvenzen.

Die Eingabe erfolgt über eine Datenübertragungsplattform, Text- oder bereits vorhandene PDF-Dokumente werden von einer Software zuvor in eine Urkunde im PDF/A-Format gewandelt. An der Einrichtung der Plattform war die CGN maßgeblich beteiligt, ein Netzwerk mit Fachleuten aus dem Finanz-, Rechts-, Steuer- und Arbeitswesen.

Österreich: BAIK

Die „Bundeskammer der Architekten und Ingenieurkonsulenten“ in Österreich verlangt für öffentliche, elektronische Urkunden die Einhaltung des Standards PDF/A-1b. Dieser gewährleistet die Echtheit aller elektronischen Dokumente, die in die Urkundensammlung des Grundbuchs übernommen werden, durch eine qualifizierte digitale Signatur.

Deutschland: Grundbuchverfahren

Die „Verordnung des Justizministeriums Baden-Württemberg zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der elektronischen Akte im Grundbuchverfahren“ (ERGA-VO) fordert, dass alle eingereichten digitalen Daten (ASCII, Unicode, RTF, PDF, TIFF, Word) nach PDF/A konvertierbar sein müssen.
Diese Verordnung gilt seit März 2012.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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