PDF/A in der öffentlichen Verwaltung

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Zahlreiche Regierungsbehörden und öffentliche Verwaltungen in aller Welt geben die Formate für digitale Daten inzwischen vor. Für Arbeitsdokumente empfehlen staatliche Stellen vielfach freie Dateiformate. Finale Dateien werden immer häufiger ausschließlich als PDF/A akzeptiert.

  • Das Amt für Veröffentlichungen der EU: Das Amt für Veröffentlichungen der Europä­ischen Union (EU Publications Office) hat die Aufgabe, alle Gesetze, Bekanntmachungen und Publikationen zugänglich zu machen. Seit 2007 hat die EU Digital Library den Auftrag, gedruckte Schriftstücke, die bis ins Jahr 1957 zurückreichen, auch in digitaler Form bereitzuhalten. In einem Pilotprojekt erstellte ein externes Digitalisierungs-Team innerhalb von zwei Jahren aus 130.000 Papiervorlagen in elf Sprachen PDF/A-1b-Dateien mit durchsuchbarem Text. Ein wichtiges Entscheidungskriterium für PDF/A war, dass für Stichwörter und andere bibliografische Angaben XMP-Metadaten genutzt werden können. Um Buchbestellungen über Print-on-Demand zu vereinfachen, liegen die Archivdateien gleichzeitig im ISO-Standard für digitale Druckdaten (PDF/X-3) vor.

    Das EU Publications Office in Luxemburg.

    Das EU Publications Office in Luxemburg.

  • Das Europäische Patentamt: Das Europä­ische Patentamt veröffentlicht seit April 2010 Patentdokumente nicht mehr nur im PDF-, sondern auch im PDF/A-Format. Ein wichtiges Merkmal des PDF/A-Formats liegt für die Patentorganisation in der Nutzung der Metadaten: In den XMP-Meta­daten-Feldern lassen sich Publikationsnummer, der Patentanmelder und die Internationale Patentklassifikation eintragen.

Eine Vorreiterrolle bei Einsatz und Entwicklung von PDF/A nehmen Bibliotheken und ­Archive ein. Vor allem in den USA und in Europa setzen diese Institutionen auf den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung.

  • „Comply or Explain“ in den Niederlanden: Innerhalb der niederländischen Regierung gibt es eine „Comply or Explain“-Politik zum Einsatz von Open-Standard-Software. Der nationale Aktionsplan „Nederland Open in Verbinding“ forciert die Verwendung offener Standards und fordert zu Nutzung von Standarddateiformaten auf, namentlich ODF, PDF und PDF/A. Jede öffentliche Einrichtung des Landes hat offene Standard-Software zu verwenden. Dies gilt auch für jedes Unternehmen, das sich um Aufträge der öffentlichen Hand bemüht. Wer die Vorgabe nicht einhalten kann, muss seine Entscheidung ausführlich begründen. Für viele Stellen ist es meist einfacher und im Endeffekt kostengünstiger, auf ein standardisiertes Verfahren umzusteigen.
  • Brasilien: Die brasilianische Regierung hat 2007 die e-PING-Architektur eingeführt, die die Bereitstellung von elektronischen Diensten regelt. Für endgültige Versionen eines Dokuments, die versendet oder archiviert werden sollen, favorisiert Brasilien PDF/A.
  • Dänemark: Seit April 2011 sind alle dänischen Regierungsorgane angehalten, nicht editierbare Dokumente als PDF/A zu speichern.
  • Frankreich: Die französischen Behörden empfehlen seit dem Frühjahr 2009 die ISO-Norm PDF/A für die Archivierung von Verwaltungsdokumenten mit statischem, unveränderlichem Inhalt.
  • Schweiz: In der elektronischen Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern soll wegen der Vorzüge der Archivierbarkeit das Dateiformat PDF/A eingesetzt werden. Diese Verordnung ist seit 2008 in Kraft.
  • Deutschland: Deutsche Standesämter führen seit 2009 das elektronische Personenstandsregister und verwenden für die Beurkundungsdaten PDF/A und XML. Die Umstellung auf die rein digitale Arbeitsweise soll 2014 abgeschlossen sein.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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