PDF/A – die wichtigsten Gründe für seine Nutzung

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Der PDF/A-Standard bringt Vorteile in vielen Einsatzgebieten, da er für zahlreiche Aufgabenstellungen praktische Lösungen bietet.

  • Langzeitarchivierung: All jene, die digitale Dokumente langfristig vorhalten müssen, bekommen mit PDF/A ein von der ISO standardisiertes Format für genau diesen Zweck an die Hand. Zu ihnen gehören unter anderem Archive, Bibliotheken, Banken und Versicherungen, Bildungseinrichtungen, das Gesundheitswesen, die öffentliche Verwaltung und die Industrie.
  • Rechtsverbindliche Dokumente: Für Dokumente und Unterlagen, die digital signiert werden müssen, ist PDF/A eine ausgezeichnete Wahl. Der ISO-Standard erlaubt die Einbettung von elektronischen Signaturen und legt nur die Mindestanforderungen fest. Daher lassen sich PDF/A-Dokumente auch in Zukunft auf dem jeweils neuesten Stand der Technologie verlässlich digital signieren.
  • Wissenschaft und Forschung: Sonderzeichen für mathematische Formeln oder alte Sprachen stellt PDF/A verlässlich dar, da sich alle benötigten Zeichen einbetten lassen. Eine kontrollierte Farbdarstellung über ICC-Profile unterstützt die Arbeit in Forschungsgebieten wie Medizin, Archäologie oder Kulturgeschichte. So findet PDF/A im Wissenschaftsbereich immer mehr Anwendung: Einige Universitäten akzeptieren Abschlussarbeiten und Dissertationen nur noch in diesem ISO-Standard.
  • Globale Vernetzung: Informationen in verschiedenen Sprachen verlangen eine umfassende Unterstützung von Schriftsystemen aus aller Welt. Ob Japanisch, Arabisch oder Kyrillisch – PDF/A sorgt dafür, dass die Texte auf allen Geräten jederzeit korrekt dargestellt werden können, Leserichtung inklusive. Es unterstützt auch die verbindliche Druckausgabe.
  • Plattformunabhängig: PDF, und damit auch PDF/A, ist plattformunabhängig. Unterlagen wie Rechnungen, Broschüren, Handbücher oder Forschungsberichte lassen sich dank PDF/A zuverlässig für unterschiedliche Kanäle bereitstellen.
  • Volltextsuche: PDF/A hilft dabei, gewünschte Informationen in einem Datenbestand zu finden und zu öffnen. Das ist auch bei gescannten Vorlagen möglich, denn der Standard erlaubt durchsuchbaren Text, der über eine digitale Texterkennung (OCR) in die Datei eingelagert wird. Dies unterstützt bereits die Konformitätsstufe B (Basic).
  • Erweiterte Suchoptionen: Mit XMP-Meta­daten lassen sich strukturierte Zusatzinformationen in das Dokument einbinden, etwa über den Autor, den Inhalt oder Quellen- und Copyright-Angaben. Damit erhält der Anwender erweiterte Möglichkeiten, um nach hinterlegten Stichwörtern, Kategorien oder Wertungen im Datenbestand zu suchen.
  • Inhalte mehrfach nutzen: PDF/A mit der Konformitätsstufe A erleichtert die Wiederverwendung von Inhalten. So lassen diese Dateien sehr gut in Word, HTML oder auch in Formate für E-Books umwandeln.
  • Kombination mit weiteren Standards: PDF/A ist eng mit den weiteren PDF-Standards der ISO verwandt. Daher kann eine PDF/A-Datei in der Regel auch die Anforderungen von barrierefreiem PDF für Menschen mit Behinderungen erfüllen, wie es der PDF/UA-Standard festlegt. Digitale Bücher im PDF/A-Format lassen sich gut als Book-on-Demand drucken, wenn sie gleichzeitig dem PDF/X-Standard für digitale Druckunterlagen genügen.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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