Mythen und Legenden rund um PDF/A

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Zu PDF/A gab es vor allem kurz nach der Einführung kritische Stimmen, die meist auf Missverständnissen beruhten. Die häufigsten Mythen und Legenden im Überblick:

  • PDF/A-Dateien sind zu groß: PDF/A erlaubt durch die differenzierte Anwendung leistungsfähiger Kompressionsverfahren wie JBIG2 und JPEG – und seit PDF/A-2 auch JPEG2000 – sogar besonders kleine Dateigrößen. Die Einbettung von Schriften kann eine PDF/A-Datei geringfügig vergrößern. Dies kann bei Archivierung einer sehr großen Anzahl einzelner, eher gleichförmiger Dokumente unter Umständen problematisch sein, etwa bei Massen-Ausgangspost.
  • PDF/A ist nicht so revisionssicher wie TIFF: TIFF-Dateien lassen sich einfacher verändern als PDF- und PDF/A-Dokumente. Revisionssicherheit ist ohnehin nicht durch ein Dateiformat, sondern nur durch ein entsprechendes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem möglich.
  • PDF/A erlaubt keine Signaturen: Das Gegenteil ist richtig. PDF/A unterstützt ausdrücklich die Einbettung von elek­tronischen Signaturen. PDF/A-2 fordert hierbei die Einhaltung des PADeS-Standards.
  • Links sind nicht erlaubt: Auch diese Behauptung stimmt nicht. Grundsätzlich sind Hyperlinks zulässig. Ob ein externer Link zu einem gültigen Ziel führt, ist für die Einhaltung des PDF/A-Standards nicht relevant.
  • PDF ist proprietär: Zwar wurde PDF ursprünglich vom Hersteller Adobe Systems entwickelt, doch inzwischen sind PDF (ISO 32000) und PDF/A (ISO 19005) ISO-Standards. TIFF hingegen ist lediglich weiterhin eine Spezifikation des Hersteller Adobe Systems und hat den Status eines ISO-Standards nicht erreicht.
  • Keine Textsuche für gescannte Dokumente: Texterkennungsverfahren sind für PDF/A erlaubt, sodass sich auch PDF/A-Dokumente aus gescannten Vorlagen durchsuchen lassen.
  • PDF/A wird nicht von DMS-Systemen unterstützt: Grundsätzlich kann jedes ECM-System, das sich auf PDF versteht, auch PDF/A verarbeiten. Viele DMS-Hersteller bieten Lösungen an, die PDF/A unterstützen.
  • PDF/A erlaubt keine Metadaten: Im Gegenteil: PDF/A erzwingt die Einbettung standardisierter Metadaten gemäß XMP, einem modernen Metadaten-Standard, der im Februar 2012 als „ISO 16684-1“ verabschiedet wurde. XMP-Metadaten lassen sich direkt in das PDF/A-Dokument einbetten.
  • PDF/A hat keine globale Relevanz: Diese Aussage ist falsch. Die ersten Initiativen und Produkte zu PDF/A kamen zwar vorwiegend aus dem deutschsprachigen Raum, doch inzwischen ist der ISO-Standard in vielen Ländern und Branchen sogar Empfehlung oder gesetzliche Vorgabe.
  • Die Implementierung von PDF/A ist kostspielig: Ja und nein. Zwar verursachen die Anschaffung der PDF/A-Lösungen und die Mitarbeiterschulung zunächst einmal Kosten, doch in vielen Umgebungen macht sich die Investition innerhalb weniger Monate bezahlt.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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