Fakten zu PDF/A – Einordnung des Standards

Aus: „PDF/A kompakt 2.0 – PDF für die Langzeitarchivierung“

Für Behörden, Unternehmen und Einzelanwender, die digitale Dokumente über lange Zeit unverändert aufbewahren müssen, eignen sich gängige Dateiformate weitverbreiteter Anwendungen nicht. Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer schreiben Dateien, die auf verschiedenen Plattformen durchaus unterschiedlich aussehen können. Texte und Bilder erscheinen unter Umständen anders als beabsichtigt oder gar nicht. Auch lässt sich aus heutiger Sicht nicht abschätzen, wie sich entsprechende Programme in Zukunft entwickeln und ob sich dann ältere Dateien immer noch öffnen und anzeigen lassen – ein untragbares Risiko für die Belange der Langzeitarchivierung.

Ein Format für die Archivierung

Geht es darum, gestaltete Dokumente mit Text und Bild per E-Mail oder Internet weiterzugeben, greifen die Anwender immer öfter zu PDF. Schließlich kann das Portable Document Format alle Bestandteile des Dokuments einbetten, darunter Schriften und Grafiken, aber auch 3D-Objekte, Audio und Video. Das Einbetten von Schriften ist dabei optional, sie lassen sich auch – etwa um Speicherplatz zu sparen – durch einen Verweis ersetzen. Allerdings birgt dies das Risiko, dass nicht alle Geräte das PDF korrekt darstellen.

PDF/A ist ein in der Industrie anerkannter ISO-Standard. Künftige Software muss so entwickelt werden, dass sich diese Dokumente verlässlich verwenden lassen.

PDF konnte sich auch deswegen so schnell weltweit durchsetzen, weil es für alle wichtigen Betriebssysteme und Geräte kostenlose Programme zum Betrachten entsprechender Dokumente gibt. Egal, ob eine PDF-Datei auf einem Tablet-Rechner, einem Smartphone oder dem Desktop-Computer geöffnet wird: Sie sieht in der Regel gleich aus.

Für die Archivierung von Daten gelten jedoch höchste Ansprüche, und die Inhalte müssen jederzeit exakt gleich dargestellt werden. Insbesondere wegen der universellen Einsetzbarkeit und weltweiten Verbreitung liegt es nahe, auf PDF aufzubauen, um einen Archivstandard für digitale Dokumente zu entwickeln.

Warum PDF/A und nicht einfach PDF?

PDF/A ist – ganz einfach gesagt – ein PDF, das einige Funktionen verbietet, die eine Langzeitarchivierung behindern können. PDF/A verlangt zudem die Einhaltung von Vorgaben, die eine verlässliche Darstellung sicherstellen.

Zum Beispiel ist die Verschlüsselung mit einem Passwort untersagt, damit sämtliche Inhalte jederzeit ungehindert zugänglich sind. Auch darf es keine eingebetteten Video- und Audiodaten geben: Es wird bewusst auf alles verzichtet, was externe Software zum Darstellen oder Abspielen benötigt. JavaScript und Aktionen sind ebenfalls nicht erlaubt, da ihre Ausführung das PDF möglicher­weise verändern könnte.

PDF/A stellt aber auch erhöhte Anforderungen an die enthaltenen Informationen. Alle verwendeten Schriften (zumindest die genutzten Zeichen) müssen im PDF eingebettet sein. Um eine eindeutige Farbdarstellung über unterschiedliche Plattformen und Geräte hinweg zu gewährleisten, sind Farbangaben mithilfe von ICC-Farbprofilen plattformunabhängig anzugeben. Auch muss die Software für Metadaten das XMP-Format nutzen (zum Beispiel wird auf diese Weise die PDF/A-Kennung in den XMP-Meta­daten abgelegt).

PDF/A setzt zudem technische Grenzen: Die Seitengröße ist beispielsweise auf eine Kantenlänge von 5,08 Meter (PDF/A-1) bzw. bis zu 381 Kilometer (ab PDF/A-2) beschränkt.

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About Alexandra Oettler

Alexandra Oettler ist (Co-) Autorin der Bücher PDF/A kompakt und PDF/A kompakt 2.0.

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