Stadt Innsbruck realisiert Konzept für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente

Wenn es um die Archivierung elektronischer Dokumente geht, hat sich das PDF/A-Format mittlerweile gegenüber herkömmlichen Dateinformaten wie Tiff oder Jpg durchgesetzt. Auch die Stadt Innsbruck nutzt PDF/A seit kurzem, unter anderem für die sichere Archivierung von Bauplänen.

Bisher genutzte Dateiformate für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente haben den Nachteil, dass sie nicht volltextfähig sind und überdies nicht den Ansprüchen an eine revisionssichere Archivierung genügen. Das PDF/A-Format löst diese Probleme: Es basiert auf PDF, das als modernes und funktionsreiches Format seit langem bekannt und verbreitet ist. PDF/A unterstützt Farbe, Volltextfähigkeit und Metadaten und bietet als ISO-Standard maximale Sicherheit für die Anwender.

So soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein – und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.

Die Schaffung des PDF/A-Formates geht auf eine Initiative amerikanischer Gerichtsbarkeiten im Jahr 2002 zurück, 2008 wurde es von der International Organization for Standardization (ISO) als Standard für die Langzeitarchivierung anerkannt. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Damit wird vermieden, dass Unternehmen für die Archivierung eigene Unterdialekte von PDF erzeugen. Anwender können hingegen sicherstellen, dass ihre Dokumente auch über Jahre lesbar bleiben, wenn sie im PDF/A-Format abgespeichert werden.

In Deutschland ist das Verwenden von PDF/A als Langzeitarchivierungs-Standard bislang nicht zwingend vorgeschrieben. Protagonisten des Formates gehen aber davon aus, dass dies nur noch eine Frage weniger Jahre ist. Ein entscheidender Vorteil des Formates ist seine universelle Einsatzfähigkeit. Sowohl für gescannte Dokumente als auch für vektorisierte Dateien oder beispielsweise Office-Dokumente und CAD-Zeichnungen kann einheitlich PDF/A genutzt werden. Es ist dabei nicht notwendig, beispielsweise Word-Dateien zunächst in TIFF gerastert zu speichern, sondern der Anwender kann sie direkt ins PDF/A-Format konvertieren und hat sie dann immer noch vektorisiert und trotzdem revisionssicher abgelegt.

Die Erstellung von PDF/A-Dokumenten ist allerdings mit erhöhtem Aufwand verbunden: Während der Anwender für das Erzeugen herkömmlicher PDFs aus zahllosen Freeware-Tools wählen kann, benötigt er für den ISO-Standard verlässliche Werkzeuge, die immer mehr Hersteller anbieten. Sogenannte Validatoren, die vor der Einstellung in das elektronische Archiv prüfen, ob es sich wirklich um ein PDF/A handelt, sorgen für eine einheitliche Qualität. Der Einsatz solcher PDF/A-Validatoren empfiehlt sich daher überall dort, wo die Qualität von PDF/A-Dokumenten überprüft werden soll. Anwender haben damit die Gewissheit, dass ihre PDF/A-Dateien auch wirklich dem ISO-Standard für Langzeitarchivierung entsprechen.

Die Stadt Innsbruck nutzt als Validator ein Programm des deutschen Anbieters callas software GmbH, den „pdfaPilot“. Damit ergänzt sie ein bereits eingesetztes Werkzeug für die Erstellung normaler PDF-Dateien, den gDoc PDF Server von Global Graphics Software. Jenen nutzen die Beschäftigten der Stadtverwaltung, um Dokumente ins PDF-Format zu konvertieren und diese dann zentral bereitzustellen bzw. zu verwalten. Werden Dateien im PDF/A-Format benötigt, wird am Ende des Workflows der pdfaPilot automatisiert aktiviert. Dieser wandelt das Dokument in ein ISO-konformes PDF/A-Dokument um.

Typisches Einsatzgebiet in Innsbruck ist das Erstellen von Dokumenten für die Plansignatur – beispielsweise bei Bauplänen. „Diese müssen im PDF/A-Format vorliegen“, erklärte Michael Tobisch aus dem Amt für Information und Organisation in Innsbruck. Hierzu wandelt der pdfaPilot das Dokument in das PDF/A-Format um, anschließend wird die Signatur über einen Webservice eingefügt wird. Auch in Office-Anwendungen erstellte PDFs, interaktive Formulare, Rechnungen, technische Dokumentationen, Präsentationen, Zeitungen oder Bücher lassen sich so langfristig und sicher im neuen Format ablegen.

About callas software GmbH

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, Prepress, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung.

Hinterlasse eine Antwort